Niniejsza Polityka Prywatności pomoże Ci podejmować świadome i przemyślane decyzje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Rits Professional Services sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Żelaznej 51/53, 00-841 Warszawa Prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.
Wprowadzenie
Niniejszy dokument zawiera naszą Politykę Prywatności, tj. zasady, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu danych osobowych. Dokument ten zawiera również treść obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą zostać przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Tobie. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one ważne dla Rits Professional Services Ltd. i wierzymy, że są ważne również dla Ciebie.
Polityka Prywatności realizuje cztery kluczowe cele, a mianowicie
-
Wyjaśnienie, w jaki sposób organizacja przetwarza informacje, które jej przekazujesz, w celu dalszego dostosowania swoich produktów i usług do Twoich oczekiwań;
-
Zapewnienie, że wszystkie informacje dotyczące przetwarzania danych zostały przedstawione w jasny i przejrzysty sposób;
-
Zapewnienie, że dane osobowe przetwarzane przez organizację są bezpieczne w odniesieniu do ryzyka, które pojawia się w procesach ich przetwarzania,
-
Zapewnienie przejrzystości w kontaktach z przedstawicielami organizacji, tak aby realizacja prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.
Wszystkie informacje, które są od Ciebie zbierane są związane bezpośrednio lub pośrednio z działalnością organizacji, tj. rekrutacją i “leasingiem” wyspecjalizowanego personelu, jesteś administratorem Twoich danych osobowych, co oznacza, że decyduję o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że jako administrator danych, organizacja jest podmiotem odpowiedzialnym za Twoje dane osobowe. W sprawie realizacji wszelkich pytań lub wątpliwości związanych z danymi osobowymi prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem:
Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie dane osobowe w organizacji są podzielone na procesy, w których są przetwarzane w oparciu o główny cel przetwarzania i kategorię osób, których dane dotyczą. Będą to kolejno:
1. Rekrutacja
Dane osobowe osób ubiegających się o pracę są przetwarzane w celu wyboru najbardziej odpowiednich kandydatów na określone stanowiska, zarówno w ramach bieżących, jak i przyszłych rekrutacji. Twoje dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Twojej zgody (w zakresie danych wrażliwych, które mogą być zawarte w Twoich dokumentach aplikacyjnych) lub w celu zawarcia umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej, a także na podstawie przepisów prawa pracy. Ponadto podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w tym procesie jest również prawnie usprawiedliwiony cel przetwarzania, tj. działalność statystyczna, sprawozdawcza i kontrola jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie na podstawie zgody jest dobrowolne, jednakże jej niepodanie utrudni nam sprawne przeprowadzenie procesu rekrutacji. W zakresie wymaganym przez przepisy prawa pracy dotyczące rekrutacji, podanie danych osobowych jest obowiązkowe. W procesie rekrutacji, jeżeli nie zostaniesz wybrany, a wyrazisz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych, Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres 2 lat od Twojej ostatniej odpowiedzi na propozycję kolejnej rekrutacji. Po tym okresie Twoje dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym zaangażowanym w proces rekrutacji (np. portalom i pośrednikom pracy), przy czym zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
2. Zatrudnienie
Dane osobowe pracowników i współpracowników przetwarzane są w celu obsługi procesu zatrudnienia personelu oraz zapewnienia wsparcia przy realizacji umów cywilnoprawnych obsługiwanych w ramach innych procesów przetwarzania danych osobowych, a także bezpieczeństwa osób i mienia. Pani/Pana dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie przepisu prawa w zakresie danych wrażliwych, gdy przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, do zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez spółkę lub Panią/Pana, w zakresie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej oraz gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Ponadto dane osobowe użytkownika mogą być również przetwarzane w celu wykonania umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej. Wreszcie, dane osobowe użytkownika są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu spółki, jakim jest statystyka, sprawozdawczość i kontrola jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obowiązkowe, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z zatrudnieniem (z wyjątkiem osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku - wówczas okres ten wynosi 50 lat). W procesie zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 6 lat od ostatniej czynności na danych. Po tym okresie Twoje dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym zaangażowanym w proces zatrudnienia, przy czym zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Ponadto Twoje dane mogą być udostępniane odbiorcom danych (np. operatorom telefonii komórkowej), o czym zostaniesz przez nich poinformowany.
3. Marketing
Dane osobowe potencjalnych klientów (np. właścicieli firm jednoosobowych, wspólników spółek osobowych i przedstawicieli klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu odpowiedzi na zapytania oraz w celu aktywnego marketingu za pośrednictwem wybranych kanałów komunikacji. Twoje dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Twojej zgody (marketing poprzez wybrane kanały komunikacji) lub w celu zawarcia umowy w przypadku zapytań kierowanych do spółki, a także w celu jej realizacji w ramach subskrypcji Newslettera. Ponadto, Twoje dane są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych osobowych, gdy rekomendujemy usługi spółki w kontaktach osobistych lub tworzymy statystyki i raporty marketingowe. Podanie przez Ciebie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, ale ich niepodanie uniemożliwi nam udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie lub przedstawienie naszej oferty w sposób dostosowany do Twoich indywidualnych potrzeb. W ramach tego procesu Twoje dane osobowe są przechowywane przez okres 3 lat od cofnięcia przez Ciebie zgody, jeśli jej udzieliłeś. W przeciwnym razie również 3 lata od zakończenia świadczenia usługi newslettera, tj. od ostatniej aktywnej czynności na Twoich danych osobowych lub złożenia zapytania Po tym okresie Twoje dane (o ile nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone zewnętrznym podmiotom zaangażowanym w proces marketingowy (np. dostawcom usług mailingowych), przy czym zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
4. Sprzedaż
Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku kontaktów z klientami instytucjonalnymi) są przetwarzane w celu sprzedaży usług oferowanych przez spółkę zgodnie z zakresem oferty oraz tworzenia spersonalizowanych ofert. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu zawarcia umowy lub stworzenia spersonalizowanej oferty, a także na podstawie przepisu prawa, m.in. zgodnie z ustawą z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych. Wreszcie, dane osobowe użytkownika mogą być przetwarzane w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, tj. w celu oferowania innych produktów i usług firmy w bezpośrednim kontakcie, a także w celu prowadzenia działań statystycznych, sprawozdawczych i kontroli jakości. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednakże konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości nawiązania współpracy. W procesie sprzedaży Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją umowy. Po tym okresie Pani/Pana dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym zaangażowanym w proces sprzedaży (np. organizatorom wydarzeń lub konferencji), przy czym zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
5. Obsługa klienta
Dane osobowe klientów i przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) są przetwarzane w celu zapewnienia sprawnej obsługi klienta zgodnie z najlepszymi standardami firmy. Twoje dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu realizacji zawartej umowy, wypełnienia przepisów prawa, a także w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, tj. działań statystycznych dotyczących jakości obsługi klienta. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne (z wyjątkiem sytuacji, gdy wymagają tego przepisy prawa), jednak konsekwencją niepodania danych może być obniżenie jakości współpracy lub w skrajnych przypadkach brak możliwości realizacji umowy. W procesie obsługi klienta Twoje dane osobowe będą przechowywane przez okres 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z realizacją umowy. Po tym okresie Twoje dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów firmy. Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym zaangażowanym w proces obsługi klienta (np. dostawcom oprogramowania do obsługi klienta), jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
6. Reklamacje
Dane osobowe osób składających reklamacje są przetwarzane w celu ich rozpatrzenia oraz zapewnienia wysokiej jakości usług świadczonych przez spółkę. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji umowy oraz na podstawie przepisu prawa o rękojmi za wady, a także na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu administratora danych, tj. sukcesywnego podnoszenia jakości świadczonych usług. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednakże konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości identyfikacji usług, w ramach których składana jest reklamacja. W procesie reklamacji Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 6 lat od ostatniej czynności na danych osobowych w związku z rozpatrywaniem reklamacji. Po tym okresie Twoje dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów firmy. Pani/Pana dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym zaangażowanym w proces reklamacyjny (np. branżowym ekspertom technicznym), przy czym zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.
7. Księgowość
Dane osobowe klientów oraz przedstawicieli klientów (w przypadku obsługi klientów instytucjonalnych) przetwarzane są w celu prowadzenia wszelkich rozliczeń z klientami, dostawcami, a także zapewnienia zgodności działalności spółki z przepisami prawa podatkowego. Pani/Pana dane osobowe w tym procesie przetwarzane są na podstawie przepisów prawa w zakresie regulacji wynikających m.in. z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Ponadto podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest wykonanie umowy, która została zawarta oraz tzw. prawnie usprawiedliwiony cel administratora danych, tj. analiza danych statystycznych i sporządzanie bilansów księgowych. Podanie danych osobowych w tym procesie jest obowiązkowe, a konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości prawidłowego rozliczenia usług. W procesie księgowym Pani/Pana dane będą przetwarzane przez okres 6 lat od ostatniej czynności z danymi w związku z rozliczeniem dokumentów księgowych. Po tym okresie Twoje dane zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone zewnętrznym podmiotom zajmującym się obsługą księgową, przy czym zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych. Ponadto, Twoje dane mogą zostać udostępnione odbiorcom danych (np. organom podatkowym lub audytorom), o czym zostaniesz przez nich poinformowany, gdy się z Tobą skontaktują.
8. Kontrola dostępu
Dane osobowe są również przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przebywających w naszej lokalizacji. Twoje dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego celu, którym jest wspomniana wyżej ochrona. W procesie tym przechowujemy Twoje dane osobowe przez okres od 3 miesięcy do 2 lat od ich zarchiwizowania, w zależności od punktu kontroli dostępu, tj. np. utrwalenia Twojego wizerunku na monitoringu wizyjnym lub w systemie informatycznym. Podanie danych osobowych w tym procesie jest również dobrowolne, ale ich niepodanie uniemożliwi wejście do obszaru chronionego lub uzyskanie dostępu do systemu. Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym zaangażowanym w proces kontroli dostępu, jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych jak my.
9. Zakupy
Dane osobowe przedstawicieli naszych kontrahentów, tj. zarówno osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółek osobowych, jak i przedstawicieli osób prawnych, przetwarzane są w celu realizacji zobowiązań umownych. Twoje dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie umowy (nawet jeśli nie została ona zawarta na piśmie), w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie prawa podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym jest wykonanie umowy z kontrahentem (zazwyczaj Twoim pracodawcą). W tym procesie przechowujemy Twoje dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, tj. od ostatniej czynności w związku z realizacją umowy z kontrahentem. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale ich niepodanie uniemożliwi nam wykonanie umowy z kontrahentem. Twoje dane mogły zostać przekazane przez kontrahenta (np. Twojego pracodawcę). Twoje dane osobowe w tym procesie mogą zostać powierzone podmiotom zewnętrznym zaangażowanym w ten proces, jednakże wskazujemy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych jak my.
Twoje uprawnienia
Pragniemy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy, możliwość skorzystania z następujących uprawnień:
-
Prawo dostępu do treści danych- możesz poprosić konkretnie o opis przetwarzania Twoich danych osobowych, a także o dostęp do wszelkich danych osobowych zebranych na Twój temat. Zwracamy jednak uwagę, że nadmierne korzystanie z tego prawa utrudni pracę organizacji, dlatego prosimy o rozważne korzystanie z tego prawa,
-
Prawo do sprostowaniadanych - dokładamy wszelkich starań, aby zawsze przetwarzać najbardziej aktualne dane na Twój temat, jednak jeśli okaże się, że przetwarzane przez nas dane stały się niedokładne, zawsze możesz zażądać ich sprostowania,
-
Prawo do usunięcia danych - jeśli użytkownik stwierdzi, że nie chce, aby organizacja nadal przetwarzała jego dane osobowe, zawsze może zażądać ich usunięcia. Zwracamy jednak uwagę, że z tego prawa nie będzie można skorzystać w każdym przypadku, ponieważ niektóre dane muszą być przechowywane przez organizację ze względu na obowiązujące przepisy prawa,
-
Prawo do ograniczenia przetwarzania- jeśli użytkownik stwierdzi, że dane przetwarzane przez organizację z jakiegoś powodu nie powinny zostać usunięte po upływie wyżej wymienionych okresów (retencja danych), może zażądać, aby dane były nadal przechowywane,
-
prawo do przenoszenia danych- jeżeli okaże się, że Twoje dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych to możesz zażądać ich przeniesienia do innego usługodawcy lub bezpośrednio do Ciebie. Zaznaczam jednak, że uprawnienie to dotyczy wyłącznie danych, które sam podałeś,
-
Prawo do sprzeciwu - zawsze możesz sprzeciwić się przetwarzaniu określonych danych osobowych w określonym celu. W każdym takim przypadku sprzeciw zostanie rozpatrzony, a Twoje uwagi uwzględnione przy przetwarzaniu Twoich danych w przyszłości,
-
Prawodo cofnięcia zgody- użytkownik może cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, ale wszelkie działania, które zostały wykonane na jego danych przed cofnięciem zgody, pozostaną ważne,
-
Prawo do wniesienia skargi- jeśli uważasz, że organizacja narusza Twoje prawo do prywatności zawsze możesz zwrócić się ze skargą do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jednak zachęcamy do wspólnego rozstrzygnięcia wątpliwości przed podjęciem takiej decyzji.
Podsumowanie
Podsumowując, organizacja oraz wszyscy jej pracownicy dokładają szczególnej staranności, aby przetwarzanie Twoich danych osobowych w jak najmniejszym stopniu ingerowało w Twoją prywatność, jednak jeśli na jakimkolwiek etapie przetwarzania Twoich danych osobowych pojawią się wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa, prosimy o kontakt:rodo@rits.center.