Puesto
Envases y etiquetado
¿Qué requisito de etiquetado cambió más a menudo en los últimos dos años? Si no lo sabéis, tampoco sabéis cuántas versiones de una etiqueta circulan hoy por vuestros mercados.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Qué requisito cambió más a menudo?
Ese muestra cuánto os cuesta ir al día, y con cuánta rapidez un cambio llega a la imprenta.
¿Qué hacéis cuando un requisito de mercado y una directriz de marketing chocan?
Si lo resuelve quien responda antes al correo, el riesgo de una retirada de lote es real.
¿Cómo sabéis que la versión correcta de la etiqueta salió al mercado?
Si es por la suposición de que la imprenta recibió el último archivo, sabéis menos de lo que creéis.
¿Cuántas veces al año corregís una etiqueta después de imprimirla?
Esa cifra suele explicar lo que cuesta no tener un solo lugar para las versiones.
Nos quedamos con seguir requisitos y versiones, vosotros con el contenido y la aprobación
Recoger requisitos, preparar variantes, llevar las versiones y la distribución a la imprenta se pueden quitar del escritorio. El contenido de una etiqueta y su aprobación se quedan con una persona.
- Los requisitos están asignados a un mercado y un producto. - No en correos de hace un año, sino en un registro, con la fecha desde la que rigen.
- Hay una sola versión en vigor. - La imprenta toma el archivo de un solo sitio, no de un adjunto de un mensaje que ya nadie encuentra.
- Un cambio legal tiene su alcance identificado. - A qué productos, mercados y versiones de etiqueta afecta se ve enseguida, no tras repasar toda la gama.
Alcance
Qué se puede quitar de envases y etiquetado
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestra gama y vuestros mercados.
Requisitos de mercado
- Un registro de requisitos por mercado y categoría de producto
- Enlazar un requisito con etiquetas concretas
- Una señal cuando un requisito entra en vigor
- Señalar los productos a los que afecta un cambio de requisito
Diseño de una etiqueta
- Los datos obligatorios para el mercado, expuestos
- Comprobar que los elementos obligatorios están completos
- Comparar el diseño con los requisitos del mercado (valoración: el especialista)
- Variantes lingüísticas desde una sola fuente de datos, con la integridad de las traducciones comprobada
Aprobaciones legales
- El diseño encaminado a asesoría jurídica junto con los requisitos del mercado
- La lista de cambios frente a la versión aprobada anteriormente
- Un registro de comentarios jurídicos con cómo se resolvió cada uno (aprobación: asesoría jurídica)
- Registrar la base legal de los elementos discutidos de una etiqueta
Impresión y existencias de envases
- Una sola fuente del archivo de producción para la imprenta
- Una señal cuando una imprenta no ha tomado la versión vigente antes de un pedido
- Las existencias de envases en la versión antigua frente a la fecha de cambio
- Un plan para agotar las existencias durante el periodo transitorio (decisión: el especialista)
Cambios normativos
- Seguir los cambios de requisitos en los mercados que atendéis
- Un resumen de las etiquetas que hay que corregir (decisión: el especialista)
- Un plan de introducción del cambio frente a las existencias de envases
Un día de trabajo
Hoy
- Los requisitos de mercado están en correos y en notas de congresos
- Ante un cambio legal repasáis vosotros toda la gama
- Los comentarios sobre un diseño vuelven en varios hilos de correo
- La imprenta trabaja con un archivo adjunto
- No sabéis qué versión salió en el último lote
- Descubrís las existencias de envases antiguos al cambiar un requisito
Con asistencia de IA
- Los requisitos están en un registro, asignados a mercado y producto
- Un cambio legal señala enseguida las etiquetas a las que afecta
- Los comentarios están en un solo sitio, con el autor y la fecha
- La imprenta toma el archivo de una sola fuente, con número de versión
- La versión usada en un lote queda registrada
- Las existencias de envases entran en el plan del cambio
- Cumplimiento de los requisitos de mercado
menos lotes no conformes con una norma local
los requisitos están asignados a un mercado y se comprueban
- Introducción de un cambio
el cambio llega a impresión con su alcance identificado
se sabe a qué referencias y mercados afecta
- El riesgo de retirada de un lote
menos posibilidad de imprimir desde una versión ya no vigente
la imprenta toma el archivo de una sola fuente
- Versiones en circulación
menos archivos paralelos de la misma etiqueta
hay una sola versión en vigor y está marcada
Empezamos por el registro de requisitos, porque todo lo demás se deriva de él.
- Paso 1
Requisitos por mercado y producto
Reunir lo que hoy está en correos y en la cabeza de la gente en un solo registro con las fechas desde las que rigen.
- Paso 2
Una sola fuente de versiones para impresión
El archivo de producción con número de versión, tomado por la imprenta de un solo sitio.
- Paso 3
El circuito de aprobación
Comentarios y aprobaciones en un solo sitio, con recordatorios.
- Paso 4
Seguimiento de los cambios normativos
Señales sobre cambios y las etiquetas afectadas. Al final, porque requiere el registro del paso 1.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Y las existencias de envases antiguos cuando cambia un requisito?
Esa suele ser la parte más difícil, y por eso las existencias entran en el plan del cambio como dato y no como un problema descubierto la última semana. La decisión de agotar las existencias durante el periodo transitorio se queda con vosotros, pero se toma con la cifra delante.
¿Dejará de hacer falta este puesto?
El contenido de una etiqueta es una responsabilidad legal, y la decisión sobre él se queda con una persona y con asesoría jurídica. Nos quedamos con seguir las versiones, el circuito de comentarios y la distribución a la imprenta, el trabajo organizativo alrededor de esa decisión. Un especialista que no lo hace a mano atiende más mercados con la misma gente, y ese suele ser el problema de verdad.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Gestionar etiquetas no es un uso de alto riesgo. La comprobación frente a los requisitos es una indicación para verificar y no un dictamen jurídico: la aprobación final se queda con una persona y eso debería quedar claro en el proceso.
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Siguiente paso
¿Cuántas versiones de la misma etiqueta circulan hoy por vuestros mercados?
Os enseñaremos cómo es gestionar etiquetas cuando los requisitos están asignados a un mercado y la imprenta toma una sola versión en vigor.