In einer Beratung läuft der gesamte Umsatz durch eine dünne Schicht: den Projektbetrieb. Hier werden aus Stunden der Berater ein Budget, aus dem Budget eine Rechnung und aus der Differenz dazwischen die Marge. Läuft diese Schicht auf Tabellen, E-Mails und dem Gedächtnis des Projektleiters, sickert Geld leise ab: über nicht erfasste Stunden, zu spät bemerkte Überschreitungen und verspätet versendete Rechnungen.
Nach unserer Erfahrung im Bau von Geschäftssystemen fehlt es selten an Ideen für den Prozess. Es fehlen die Hände, die diesen Prozess entwerfen und in funktionierende Software übersetzen. Auch ohne eine eigene Beratungspraxis stellen wir die Engineers und Architekten, die Werkzeuge für Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Abrechnung bauen - zugeschnitten darauf, wie Ihre Organisation tatsächlich arbeitet, und nicht als starre Schachtel von der Stange.
Wie setzen Sie die Zeiterfassung für eine Beratung auf?
Die Zeiterfassung ist das Fundament, denn sowohl die Abrechnung gegenüber dem Kunden als auch die Profitabilität hängen an ihr. Wir entwerfen sie so, dass das Erfassen von Stunden Sekunden dauert und die Daten abrechnungstauglich sind:
- Einträge auf Aufgaben- und Mandatsebene, getrennt nach abrechenbar und nicht abrechenbar,
- mehrstufige Freigabe (Projektleiter, Partner, Kunde) mit Änderungshistorie,
- Sperren und Erinnerungen, damit Zeitnachweise rechtzeitig schließen und nicht eine Woche nach der Periode,
- Integration mit Kalendern und Arbeitswerkzeugen, um manuelles Abtippen zu reduzieren.
Wichtig ist: Zu spät erfasste Zeit ist Zeit, die sich schwer abrechnen lässt. Deshalb bauen wir einen Freigabeweg, der Lücken vor der Rechnungsstellung aufdeckt und nicht danach.
Wie betreiben Sie die Überwachung von Projektbudget und Verbrauch?
Hier trennt sich die Firma, die es weiß, von der Firma, die rät. Die Überwachung des Projektbudgets bedeutet, fortlaufend zu vergleichen, was geplant war mit dem, was tatsächlich geleistet und abgerechnet wurde. Ein Berater kann genau nach Plan arbeiten, und das Mandat verbrennt dennoch sein Budget, wenn Sätze, Umfang oder Tempo von den Annahmen abgedriftet sind.
Wir bauen Dashboards, die den Verbrauch in Echtzeit zeigen: wie viel Budget bleibt, wie schnell es aufgezehrt wird und wann das Mandat bei diesem Tempo in die roten Zahlen läuft. Statt eines Berichts im Nachhinein bekommen Sie ein Frühwarnsignal, mit dem sich der Umfang nachverhandeln oder Ressourcen ergänzen lassen, bevor die Marge verschwindet. Wir entwerfen zudem Alarmschwellen, sodass der Projektleiter vom System von einem Risiko erfährt und nicht aus einem angespannten Telefonat mit dem Kunden.
Wie automatisieren Sie Abrechnung und den Umgang mit Preislisten?
Abrechnung in der Beratung ist selten einfach, denn jeder Vertrag läuft auf eigenen Sätzen und Regeln. Wir automatisieren diese Schicht so, dass die Rechnung aus freigegebenen Stunden entsteht und nicht aus von Hand zusammengenähten Tabellen:
- Umgang mit Preislisten je Rolle, Berater, Kunde und Vertrag,
- verschiedene Abrechnungsmodelle (Time and Materials, Festpreis, Retainer, Meilensteine),
- Rechnungserzeugung aus freigegebenen Zeiteinträgen und Projektkosten,
- Währungen, Rabatte und Obergrenzen, so wie sie im Vertrag stehen.
Eine gut gebaute Satzliste beseitigt die häufigste Quelle von Streit mit Kunden: die Lücke zwischen dem, was vereinbart, und dem, was abgerechnet wurde. Die Software setzt die Regeln durch, und das Finanzteam tippt nicht länger für jedes Mandat Sätze von Hand ein.
Wie steuern Sie Subunternehmer im Projektbetrieb?
Je größer das Mandat, desto häufiger arbeiten Subunternehmer neben den eigenen Beratern, und ihre Zeit und Kosten müssen durch denselben Kreislauf laufen. Das Problem ist, dass ein Subunternehmer oft außerhalb des Systems lebt: in einer eigenen Tabelle, zu einem anderen Satz, mit eigenem Abrechnungsrhythmus. Das ist eine Lücke, in der Kosten und Marge verloren gehen.
Wir binden Subunternehmer so in den übrigen Betrieb ein, dass ihre Stunden durch dieselbe Freigabe laufen und ihre Kosten in derselben Profitabilitätsrechnung landen. Wir bauen einen Kreislauf, in dem der Eintrag eines Subunternehmers gegen eine Bestellung und einen Einkaufssatz abgeglichen wird und die Spanne zwischen dem, was Sie ihm zahlen, und dem, was Sie dem Kunden berechnen, sofort sichtbar ist. So erfahren Sie die Kosten eines Subunternehmers nicht erst beim Abschluss des Mandats.
Wie gehen Sie mit Umsatzrealisierung und WIP um?
Umsatzrealisierung und unfertige Leistungen (WIP) sind der Punkt, an dem Betrieb und Buchhaltung aufeinandertreffen. Bereits erbrachte, aber noch nicht fakturierte Arbeit ist echter Wert, der in den Zahlen korrekt auszuweisen ist. Bei Festpreisverträgen und Meilensteinen fällt der Moment der Umsatzrealisierung selten mit dem Moment der Rechnungsstellung zusammen.
Wir bauen die Logik, die WIP berechnet und Umsatz nach der von Ihnen gewählten Methode realisiert (Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Zeitplan) und gegen das bereits Fakturierte abgleicht. Das Ergebnis ist ein Bild, das den Unterschied zwischen realisiertem, fakturiertem und eingenommenem Umsatz zeigt. Hier zählt eine präzise Spezifikation am meisten, denn ein Fehler in einer Regel schlägt direkt auf den Jahresabschluss durch, deshalb entwerfen wir sie in enger Zusammenarbeit mit Ihrem Finanzteam.
Wie kontrollieren Sie die Profitabilität eines Mandats?
Liegen Zeit, Budget, Sätze und Subunternehmerkosten an einem Ort, wird die Profitabilität nicht mehr einmal im Quartal in einer Tabelle berechnet. Sie wird zu einer Kennzahl, die Sie während des gesamten Mandats zur Hand haben:
- die realisierte Marge (abgerechnete Stunden minus Lieferkosten) laufend,
- den effektiven Stundensatz nach Rabatten und abgeschriebenen Stunden,
- die Auslastung der Berater im Vergleich zum Plan,
- den Vergleich von Mandaten und Portfolio, um zu sehen, was tatsächlich verdient.
Das verschiebt das Gespräch von „wie viel haben wir fakturiert” zu „wie viel haben wir daran verdient”, und in der Beratung ist das der am leichtesten übersehene Unterschied.
Welche Kompetenzen stellen wir für ein solches Projekt bereit?
Wir stellen das Team rund um den konkreten Umfang des Projektbetriebs zusammen, nicht auf Vorrat. Meist bauen wir ein Team aus Rollen wie:
- einem Architekten / Backend-Entwickler, der das Datenmodell für Zeit, Budget und Abrechnung entwirft,
- einem Integrationsspezialisten, der es mit dem Finanzsystem, HR und ERP verbindet,
- einem Frontend-Entwickler, der lesbare Dashboards zu Verbrauch und Profitabilität baut,
- einem Business-Analysten, der Abrechnungsregeln in Systemlogik übersetzt.
So lässt sich der Projektbetrieb als ein zusammenhängendes System behandeln und nicht als ein Satz getrennter Tabellen und im Vorbeigehen zusammengeklebter Integrationen.
Wie machen wir das bei RITS?
Wir tun es als Nearshore-Partner aus Polen, mit Erfahrung im Bau von Geschäftssystemen und Integrationen:
- wir besetzen die Rollen, die das Projekt braucht, vom Architekten bis zum Analysten, vor dem Start geprüft,
- wir prüfen die Kompetenzen vor dem Start und stellen das Team rund um Umfang und Stack zusammen,
- wir arbeiten in einer nahen Zeitzone, sodass wir ohne langen Anlauf in Ihren Rhythmus aus Reviews und Terminen einsteigen,
- wir verbinden Zeit, Budget, Abrechnung und Profitabilität zu einem wartbaren Ganzen statt zu einem weiteren isolierten Werkzeug.
Meist tun wir das als Individualsoftware, gebaut von unserem Team, und dort, wo Kompetenzen schnell aufzustocken sind, als Team-Verstärkung. Die Unterschiede zwischen diesen Modellen haben wir in unserem Artikel zu IT-Kooperationsmodellen beschrieben.
Wo beginnen Sie damit, den Projektbetrieb zu ordnen?
Beginnen Sie beim schmerzhaftesten einzelnen Leck: Meist ist es die verspätete Zeiterfassung oder ein Budget, dessen Überschreitung Sie zu spät erfahren. Das legt fest, was zuerst zu ordnen ist und welche Daten Sie sammeln müssen, bevor Sie den Rest angehen. Die übrigen Schichten (Preisliste, WIP, Profitabilität) schließen wir iterativ, sodass jede auf einer bereits funktionierenden Schicht aufbaut.
Sie wollen Ihren Projektbetrieb ordnen: Zeit, Budget und Abrechnung? Sprechen wir darüber - wir stellen ein Team zusammen und entwerfen ein System rund um die tatsächliche Arbeitsweise Ihrer Firma.