In einer Beratung ist das Produkt die Zeit von Menschen, deshalb ist die Besetzung von Projekten keine Verwaltung, sondern der Kern des Geschäfts. Jede Stunde eines Beraters an der falschen Arbeit ist entweder verlorene Marge oder ein Projekt, das zu spät geliefert wird. Wächst das Team über einige Dutzend Menschen hinaus, kommen eine Tabelle und das Gedächtnis des Resourcing-Managers nicht mehr mit, und Besetzungsentscheidungen werden zu langsam und zu sehr zur Vermutung.
Nach unserer Erfahrung ist das der Moment für maßgeschneiderte Ressourcenmanagement-Software und nicht für ein weiteres Werkzeug von der Stange, das die Begriffe nicht versteht, von denen eine Professional-Services-Firma lebt: Ein Aufgabenplan ist nicht dasselbe wie die Besetzung von Rollen mit Menschen, und ein Urlaubskalender sagt nichts über die Marge. Wir haben in genau diesem Feld keine Referenz, wohl aber Engineers, die Planungswerkzeuge, Ressourcenregister und Integrationen mit HR- und Vertriebssystemen gebaut haben. Im Modell Team-Verstärkung oder dediziertes Team bringen wir diese Kompetenzen dort ein, wo sie fehlen, und wir behandeln das System als Individualsoftware, die über Jahre gepflegt wird, denn nur ein maßgeschneiderter Bau bildet Ihre Abrechnungsmodelle (Time & Materials, Festpreis, Retainer), Senioritätsstufen und Sätze ab.
Was ist ein Register der Kompetenzen und Verfügbarkeiten von Beratern?
Es ist das Fundament des Systems: eine einzige Quelle der Wahrheit darüber, wen Sie haben und wann. Ohne es steht jede Prognose und jede Zuordnung auf Sand. Wir bauen es so, dass es mehrere Datenschichten zugleich hält:
- das Kompetenzprofil (Technologien, Zertifikate, Branchen, Sprachen, Projektrollen),
- das Niveau der Beherrschung und nachgewiesene Erfahrung, nicht nur Selbsteinschätzungen,
- die Verfügbarkeit über die Zeit, mit Zuordnungen, Abwesenheiten und Soft Bookings,
- Einschränkungen wie Standort, Reisebereitschaft oder Wettbewerbsklauseln.
Entscheidend ist, die Daten lebendig und nicht archivarisch zu halten. Deshalb binden wir das Register an die Systeme an, in denen diese Informationen ohnehin entstehen, statt Menschen um das Ausfüllen einer weiteren Tabelle zu bitten.
Wie bauen Sie ein Werkzeug für Besetzung und Zuordnung?
Besetzung ist ein Zuordnungsproblem: auf der einen Seite der Bedarf eines Projekts, auf der anderen verfügbare Menschen mit den passenden Kompetenzen; ein gutes Werkzeug verkürzt den Weg von „wer kann in dieses Projekt” bis zur Entscheidung von Stunden auf Minuten. Wir entwerfen vor allem eine klare Zuordnungsansicht auf einer Zeitachse, in der Sie sehen, wer frei ist, wer nächste Woche fertig wird und wer überbucht ist. Wir ergänzen Soft und Hard Bookings, um einen bestätigten Einsatz von einem zu unterscheiden, der gegen ein nicht unterschriebenes Angebot geplant ist. Wir automatisieren zudem Vorschläge für Treffer: Das System schlägt Kandidaten für eine Rolle nach Kompetenzen, Verfügbarkeit und Satz vor, die endgültige Entscheidung trifft ein Mensch. Wir tun nicht so, als wäre Besetzung vollständig algorithmisch, denn auch die Kundenbeziehung und der Entwicklungsweg eines Beraters zählen; deshalb bauen wir es als Entscheidungsunterstützung und nicht als Automat.
Wie planen Sie die Auslastung der Berater?
Die Auslastung ist die Kennzahl, auf die die Geschäftsleitung schaut, denn sie zeigt, wie viel der bezahlten Zeit des Teams Umsatz erzeugt. Das Problem ist, dass eine im Nachhinein gemessene Auslastung ein Quartal zu spät kommt, während Entscheidungen früher fallen müssen. Wir bauen die Planung so, dass sie nach vorn blickt:
- die geplante Auslastung, abgeleitet aus laufenden Zuordnungen und Buchungen,
- die Zielauslastung je Rolle, Geschäftslinie oder Senioritätsstufe,
- frühe Alarme zu Menschen, die unter die Schwelle fallen oder darüber steigen,
- eine klare Trennung der abrechenbaren Zeit von der Investitionszeit (Entwicklung, Pre-Sales, interne Initiativen).
Wir sorgen zudem dafür, dass das Dashboard die Kennzahl erklärt und sie nicht nur anzeigt, denn 85 Prozent Auslastung bedeuten für einen Architekten etwas anderes als für einen Junior auf der Bank vor einem großen Vertrag.
Wie integrieren Sie die Besetzung mit der Recruiting-Pipeline?
Besetzung und Recruiting sind zwei Seiten derselben Kompetenzlücke. Wenn das System erkennt, dass Ihnen in sechs Wochen zwei Senior-Profile in einer Technologie fehlen, sollte dieses Signal automatisch das Recruiting erreichen und nicht im Nachhinein. Deshalb verbinden wir das Werkzeug so mit der Recruiting-Pipeline, dass:
- Kompetenzlücken aus der Planung zu Recruiting-Bedarf werden,
- Kandidaten im Prozess als künftige, bedingte Verfügbarkeit auftauchen,
- das Eintrittsdatum einer Neueinstellung in die Kapazitätsprognose einfließt,
- die Entscheidung Build vs Buy (rekrutieren, jemanden intern verschieben oder auf Contractor zurückgreifen) auf denselben Daten ruht.
Wir bauen die Integration über die API des vorhandenen ATS, ohne es neu zu bauen, damit eine Lücke nicht dreimal unterschiedlich gezählt wird an drei Stellen.
Wie prognostizieren Sie Kapazität gegen die Vertriebspipeline?
Der Vertrieb verspricht Kunden Liefertermine, und die Delivery muss sie mit Menschen besetzen. Ohne eine gemeinsame Sicht verkauft der Vertrieb ein Team, das es nicht gibt, oder die Firma hält Menschen auf der Bank, weil sie nicht sieht, was kommt. Wir bauen eine Prognose, die die Vertriebspipeline über die Verfügbarkeit des Teams legt: Opportunities gehen mit ihrer Wahrscheinlichkeit und dem erwarteten Bedarf an Rollen in den Plan ein, sodass das System kein einzelnes Szenario zeigt, sondern eine Bandbreite - was mit der Kapazität geschieht, wenn Sie 30, 50 oder 80 Prozent der Pipeline schließen. Wir versprechen keine magische Genauigkeit, denn Vertriebsdaten neigen zum Optimismus; deshalb legt das Werkzeug seine Annahmen offen, statt sie in einer Zahl zu verstecken.
Wie lösen Sie Zuordnungskonflikte und testen Szenarien?
Zuordnungskonflikte sind Alltag: Dieselbe Person wird in zwei Projekten gebraucht, ein Kunde verschiebt einen Starttermin, ein wichtiger Berater nimmt eine längere Auszeit. Ein gutes System tut nicht so, als gäbe es keine Konflikte, es macht sie früh sichtbar und schlägt Auswege vor:
- Erkennen überlappender Buchungen und überschrittener Verfügbarkeiten in Echtzeit,
- „Was wäre wenn”-Szenarien, also die Wirkung einer Verschiebung, ohne Produktionsdaten anzufassen,
- eine Wirkungsansicht, welches Projekt leidet, wenn Sie eine bestimmte Person abziehen,
- eine Entscheidungsspur, wer einen Einsatz geändert hat und warum.
Szenarien zählen hier am meisten: Der Resourcing-Manager spielt mehrere Optionen in einer Sandbox durch und übernimmt erst die beste in den Plan, statt Änderungen an laufenden Projekten zu testen.
Welche Kompetenzen stellen wir für ein solches Projekt bereit?
Wir stellen das Team rund um das konkrete System zusammen, nicht „auf Vorrat”. Ein Resourcing-Werkzeug sitzt am Treffpunkt von Geschäftslogik, Daten und Integration, deshalb verbindet das Team mehrere Kompetenzen:
- einen Architekten und Backend-Entwickler, der das Datenmodell für Verfügbarkeit, Kompetenzen und Zuordnung entwirft,
- einen Frontend-Entwickler, der lesbare Zeitachsen und Auslastungs-Dashboards verantwortet,
- einen Integrationsspezialisten, der das System über APIs mit HR, ATS und CRM verbindet,
- einen Analysten oder Product Owner, der Besetzungs- und Abrechnungsregeln in Anforderungen übersetzt.
Kommt die Schicht aus Prognose und Trefferempfehlung hinzu, ergänzen wir Daten- und AI-Kompetenzen (Prognosemodelle, Scoring von Kandidaten gegen eine Rolle). Das ist eine echte Kompetenz in unserer Gruppe, die wir dort einbinden, wo sie Wert schafft, und nicht des Schlagworts wegen.
Wie machen wir das bei RITS?
Wir tun es als Nearshore-Partner aus Polen, in dem Modell, das zu Ihrer Lage passt. Wir bauen das System als Individualsoftware, entwickelt von unserem Team, wenn Sie bei null beginnen, oder wir verstärken Ihr Team um die fehlenden Rollen, wenn das Werkzeug im Haus entsteht. Wir prüfen die Kompetenzen vor dem Start, stellen das Team rund um die Besonderheiten des Systems zusammen und nehmen dank einer nahen Zeitzone ohne langen Anlauf an Ihren Code-Reviews und Terminen teil. Auch ohne Referenz in genau diesem Feld stellen wir Menschen, die Planungswerkzeuge und Datenintegrationen gebaut haben. Das ist der Kern unseres Angebots: eine Kompetenz, die Sie tatsächlich besetzen, und kein Versprechen.
Wo beginnen Sie mit dem Bau eines Besetzungssystems?
Beginnen Sie mit der schmerzhaftesten einzelnen Frage, die Sie heute nicht schnell beantworten können, zum Beispiel „wer ist in drei Wochen frei und hat die Kompetenzen für dieses Projekt”. Das legt fest, welches Datenregister zuerst entsteht und welche Integrationen zum Start wirklich nötig sind. Besser einen funktionierenden Ablauf ausliefern (Register plus Zuordnungsansicht) und ihn in Richtung Prognosen und Szenarien wachsen lassen, als alles auf einmal zu entwerfen. Die Unterschiede zwischen einem maßgeschneiderten Bau, Team-Verstärkung und Managed Services haben wir in unserem Artikel zu IT-Kooperationsmodellen beschrieben.
Sie bauen ein System für die Besetzung von Projekten oder die Verfügbarkeit von Beratern? Sprechen wir darüber, wir finden ein Team und eine Architektur passend zu Ihrem Delivery-Modell.