In Transport und Spedition frisst oft nicht die Fahrt selbst die Arbeit, sondern alles drumherum. Ein Auftrag kommt per E-Mail, die Bestätigung geht als PDF zurück, der CMR-Frachtbrief reist mit dem Fahrer, und der Tarif liegt in der Tabelle einer einzelnen Person. Für Transport- und Abrechnungsleitung läuft das auf eines hinaus: Informationen zu einem Auftrag verteilen sich auf Dutzende Orte, und keiner davon ist die Quelle der Wahrheit. Eine gut entworfene TMS-Software fasst diesen Fluss zusammen, von der Auftragsannahme bis zur Rechnung.
Aus unserer Erfahrung liegt das Schwierige nicht darin, einen Bildschirm mit einer „Auftragsliste” zu zeichnen, sondern darin, die vollständige Kette aus Dokumenten und Geld so zu schließen, dass sie aufgeht - hier zählen Datenkonsistenz, Prüfbarkeit und Integrationen und keine auffällige Oberfläche. Wir geben nicht vor, eine Lösung von der Stange zu besitzen, die zu jeder Spedition passt; stattdessen besetzen wir das Projekt mit Menschen, die solche Systeme entwerfen und betreiben, im Modell Team-Verstärkung oder dediziertes Team.
Warum ertrinkt Fracht in Papier und E-Mail?
Papier und ein Postfach funktionieren, solange das Volumen klein ist. Ärger beginnt mit der Größenordnung: Jede Routenänderung, Tarifkorrektur und jedes fehlende Dokument verlangt manuelles Kopieren, und abgerechnet wird „aus dem Gedächtnis”. Wir sehen meist einige wiederkehrende Reibungsquellen:
- Aufträge über viele Kanäle gleichzeitig (E-Mail, Telefon, Kundenportal, EDI), ohne ein einziges Register,
- lose Dokumente in PDFs und Scans, losgelöst von einer konkreten Sendung,
- Tarife in Tabellen, die mit Nachträgen und Kraftstoffzuschlägen nie Schritt halten,
- Abrechnung am Monatsende, wenn die Hälfte der Details bereits vergessen ist.
Wie ordnen wir Auftrags- und Sendungsdaten?
Das Fundament eines TMS ist ein stimmiges Register, in dem Auftrag, Sendung und Dokumente ein verbundener Datensatz sind und nicht drei getrennte Welten. Wir entwerfen es entlang des realen Ablaufs der Spedition: Die Schicht führt einen Auftrag durch seine Status, von der Annahme über die Zuordnung von Frachtführer und Fahrzeug bis zur Lieferung und zum Abschluss, und jede Änderung hinterlässt eine Spur. Jede Sendung beschreiben wir mit den Attributen, die in Abrechnung und Reporting verwendet werden (Abmessungen, Gewicht, Palettenzahl, Incoterms, Strecke, Frachtführer), und dieselben Daten treiben dann Tarifierung und Rechnung.
Was ist e-CMR, und wie digitalisieren wir Transportdokumente?
Der klassische CMR-Frachtbrief ist Papier mit Unterschriften, leicht zu verlieren und schwer zu durchsuchen. e-CMR ist sein elektronisches Gegenstück auf Basis des Zusatzprotokolls zum CMR-Übereinkommen, mit digitaler Signatur und Zeitstempel statt Stift. Für die Abrechnung ändert das die Regeln: Das Dokument ist direkt nach der Zustellung verfügbar und nicht eine Woche später, wenn die Mappe des Fahrers zurückkommt.
In Dokumentenprojekten verdrahten wir den Ablauf so, dass jedes Dokument an eine konkrete Sendung und einen Status geheftet ist. Wir digitalisieren nicht nur das e-CMR selbst, sondern die ganze Familie der Transportpapiere: Liefernachweis, Aufträge, Lagerdokumente, Packlisten. Wo ein Kunde weiterhin Papier braucht, halten wir einen Ausdruck stimmig zur digitalen Fassung.
Wie bereiten Sie Daten für die Zollabfertigung vor?
Bei grenzüberschreitenden Transporten braucht die Zollabfertigung vollständige und stimmige Daten, sonst bleibt die Sendung an der Grenze stehen. Ein TMS kann diese Daten einmal an der Quelle vorbereiten und weitergeben, statt eine erneute Eingabe in ein weiteres System zu erzwingen.
Wir ergänzen im Register die Felder, die für Anmeldungen nötig sind: Zolltarifnummern (HS/KN), Ursprungsland, Warenwert, Gewicht, Daten von Versender und Empfänger. Da wir nicht vorgeben, eine Zollagentur zu sein, entwerfen wir einen sauberen Export und eine Integration mit Zollsystemen oder einem Zollagenten: Die Daten gehen in einem vereinbarten Format hinaus, bereit zur Anmeldung.
Wie funktioniert die Engine für Tarife und Preislisten?
Ein Frachtpreis ist selten eine einzelne Zahl. Meist ist es ein Tarif, der von Relation, Gewicht, Volumen, Zonen, Kraftstoffzuschlägen und individuellen Nachträgen mit dem Kunden abhängt, und wenn all das in einer Tabelle lebt, ist jede Änderung ein Risiko. Deshalb ist das Herz eines TMS eine Tarif-Engine, die den Preis aus Regeln berechnet und nicht aus dem Gedächtnis des Vertriebs.
Eine solche Engine setzen wir aus einigen Elementen zusammen, die zusammenspielen müssen:
- Preislisten und Tarife je Kunde, Relation, Zone und Ladungstyp,
- Zuschlagsregeln (Kraftstoff, Zoll, ADR, Buchung), automatisch angewendet,
- versionierte Preislisten mit Gültigkeitsdaten, damit nie ein alter Tarif auf einem neuen Auftrag landet,
- Simulation und Vergleich von Varianten, bevor ein Auftrag bestätigt wird.
Dieselbe Logik bepreist einen Auftrag beim Eingang und rechnet ihn beim Ausgang ab, sodass Angebot und Rechnung endlich zusammenpassen.
Wie automatisieren wir Rechnungsstellung und Abrechnung?
Die Abrechnung legt jede frühere Lücke offen. Liegen Auftragsdaten, Dokumente und Tarife an einem Ort, schreiben sich Rechnung und Frachtführerabrechnung fast von selbst. Wir bauen eine Abrechnungsschicht, die vergleicht, was vereinbart war, mit dem, was tatsächlich geschah, und die Unterschiede abfängt, bevor sie die Buchhaltung erreichen.
Diese Schicht tut mehrere Dinge zugleich: Sie berechnet den Kundenpreis und die Frachtführerkosten, sammelt Zuschläge und Korrekturen, prüft, ob der vollständige Satz an Dokumenten (Liefernachweis, e-CMR) vorliegt, und bereitet Daten für das Finanz- und Buchhaltungssystem vor. Die Frachtführerabrechnung läuft auf derselben Logik, sodass die Marge bei jedem Auftrag sichtbar ist und nicht nur im Monatsbericht.
Wie verbinden Sie ein TMS mit EDI und ERP?
Ein TMS lebt nicht allein. Auf der einen Seite stehen Kunden und ihre Aufträge über EDI, auf der anderen ERP, Buchhaltung, Telematik und Portale der Frachtführer. Der Wert des Systems wächst dort, wo es aufhört, eine Insel zu sein.
Wir verbinden ein TMS mit seiner Umgebung, damit Daten ohne manuelles Abtippen zirkulieren:
- EDI (zum Beispiel EDIFACT, Nachrichten IFTMIN und IFTSTA) zum Austausch von Aufträgen und Status mit Kunden,
- ERP und Buchhaltungssystem für Rechnungen, Kosten und Partnerdaten,
- Telematik und GPS für Lieferstatus und Zeiten auf der Strecke,
- APIs und Webhooks zu Kundenportalen und Frachtbörsen.
Jede Integration behandeln wir als Vertrag: vereinbartes Format, Fehlerbehandlung, Wiederholungen und Monitoring, damit eine fehlerhafte Nachricht nicht den gesamten Fluss anhält.
Welche Kompetenzen stellen wir für ein TMS-Projekt bereit?
In diesem Thema verkaufen wir keine Einführung von der Stange; wir stellen die Menschen, die ein solches System entwerfen, bauen und betreiben können. Wir stellen das Team passend zum konkreten Umfang zusammen, nicht auf Vorrat, und besetzen meist die Rollen, die ein TMS-Projekt tatsächlich voranbringen:
- eine Analystin oder Architektin, die Speditionsprozesse versteht und auf ein Datenmodell abbildet,
- einen Backend-Entwickler, der Tarif-Engine, Abrechnung und Integrationsschicht baut,
- einen Frontend-Entwickler, der ein lesbares Spediteurs- und Abrechnungspanel verantwortet,
- eine Integrations- und EDI-Spezialistin, die das TMS mit ERP, Zoll und Telematik verbindet,
- optional einen DevOps-Spezialisten, der Umgebungen, die CI/CD-Pipeline und Monitoring aufsetzt.
Wir prüfen die Kompetenzen vor dem Start und binden das Team in den Rhythmus des Kunden ein.
Wie machen wir das bei RITS?
Wir machen das als Nearshore-Partner aus Polen, mit Erfahrung in Projekten hoher Daten- und Integrationskomplexität. Wir geben nicht vor, eine TMS-Einführung für eine bestimmte Spedition in der Schublade zu haben; stattdessen liefern wir die Kompetenzen, die ein solches Projekt abschließen, von der Analyse bis zum Betrieb.
Zuerst verstehen wir den Prozess, und erst dann wählen wir Technologie und Team. Wir arbeiten in einer nahen Zeitzone, sodass das Team ohne lange Anlaufzeit einsteigt und schrittweise Verantwortung für den Fluss aus Aufträgen, Dokumenten und Abrechnung übernimmt. Meist arbeiten wir als Individualsoftware, gebaut von unserem Team, oder als Team-Verstärkung, wenn fehlende Kompetenzen schnell aufgestockt werden müssen.
Womit fangen Sie beim Bau eines TMS an?
Starten Sie mit dem schmerzhaftesten Abschnitt, meist dem Weg vom Auftrag zur Rechnung. Er legt offen, welche Daten fehlen, welche Dokumente zu digitalisieren sind und wo der Tarif von der Abrechnung abweicht. Die übrigen Module stapeln sich dann auf demselben Fundament. Die Unterschiede zwischen den Kooperationsmodellen haben wir in unserem Artikel zu IT-Kooperationsmodellen beschrieben.
Sie bringen Fracht, Dokumente und Abrechnung in Ordnung? Sprechen wir darüber - wir stellen Team und Architektur passend zu Ihrem TMS zusammen.