Rolle
Entgeltabrechnung
Was passiert, wenn die Daten für die Abrechnung am letzten Tag kommen? Die Berechnung muss trotzdem pünktlich fertig sein, und ein Fehler in dieser Arbeit ist keine Zahl in einem Bericht - er ist jemandes Lohn.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Was passiert, wenn die Daten der Abteilungen im letzten Moment kommen?
Der Zahltag ist nicht verhandelbar, also frisst die Berechnung den ganzen Puffer. Unter diesem Druck wird die Prüfung als Erstes gekürzt.
Wie viele Menschen fassen die Daten an, bevor sie die Abrechnung erreichen?
Führungskräfte melden Stunden, HR erfasst Abwesenheiten, jemand schickt die Boni. Jede Übergabe ist eine Stelle für einen Fehler, und ein Fehler taucht erst auf der Abrechnung auf.
An welchem Punkt wird die Abrechnung geschlossen?
Wenn am Tag vor der Überweisung, bleiben ein paar Stunden für die Prüfung - und das ist der Teil der Arbeit, der Beschwerden verhindert.
Wie lange dauert es, einem Mitarbeitenden eine Position auf der Abrechnung zu erklären?
Wenn die Berechnung von Hand rekonstruiert werden muss, kostet jede solche Frage eine halbe Stunde - und nach jedem Zahltag kommt ein gutes Dutzend.
Wir übernehmen das Zusammentragen und Prüfen, Sie behalten die Verantwortung
Die Eingangsdaten zu sammeln, Korrektheitsprüfungen vor der Berechnung und das Erklären von Positionen lassen sich vom Schreibtisch nehmen. Die Freigabe der Abrechnung und die Verantwortung für die Berechnung bleiben beim Spezialisten.
- Die Abrechnung schließt sich nicht selbst. - Die Berechnung geht durch eine Freigabe, und die Prüfungen sind dafür da, dass die Freigabe informiert und nicht gehetzt erfolgt.
- Die Prüfungen vergleichen gegen die Historie. - Eine zum ersten Mal auftauchende Position, ein von den Vormonaten abweichender Betrag, eine Abwesenheit ohne Dokument - all das wird vor der Berechnung aufgezeigt.
- Eine Abrechnung lässt sich erklären, ohne sie zu rekonstruieren. - Bei jeder Position sehen Sie die Grundlage und wie sie berechnet wurde, die Frage eines Mitarbeitenden zu beantworten kostet also eine Minute.
Umfang
Was sich aus der Entgeltabrechnung herausnehmen lässt
Neunzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Eingangsdaten
- Sammeln der Daten zu Arbeitszeit, Abwesenheit und variablen Bestandteilen
- Der Meldestand jeder Abteilung
- Erinnerungen an Führungskräfte wegen fehlender Meldungen
- Erkennen einer Abwesenheit ohne Dokument
- Hinweis auf Daten, die von früheren Perioden abweichen (Einschätzung: der Spezialist)
Berechnung und Prüfung
- Prüfungen vor der Berechnung nach festgelegten Regeln
- Vergleich der Abrechnung mit dem Vormonat samt Erklärung der Unterschiede
- Hinweis auf Positionen, die für eine Person zum ersten Mal auftauchen
- Prüfung gegen den Vertrag und die Vergütungsrichtlinie
- Die Liste der Positionen, die vor dem Schließen eine Entscheidung brauchen (Entscheidung: der Spezialist)
Externe Abrechnungen
- Vorbereitung der nach dem Zahltag erforderlichen Meldungen und Übersichten
- Prüfung, ob Abrechnung und Meldungen übereinstimmen
- Die Fristen für Beiträge und Vorauszahlungen
- Übersichten für die Buchhaltung mit der Kostenaufteilung
Mitarbeiterfragen und Abschluss
- Erläuterung einer Abrechnungsposition mit Angabe der Grundlage (Einzelfälle: der Spezialist)
- Verdienstbescheinigungen (Unterschrift: eine bevollmächtigte Person)
- Ein Register der Korrekturen mit Begründung
- Ein Archiv der Abrechnungen und Abrechnungsunterlagen
- Eine Übersicht der Personalkosten für das Controlling
Ein Arbeitstag
Heute
- Die Daten der Abteilungen sammeln Sie, indem Sie per E-Mail und Telefon erinnern
- Sie prüfen eine Stichprobe, weil für den vollen Satz keine Zeit ist
- Unterschiede zum Vormonat prüfen Sie, wenn Ihnen etwas auffällt
- Nach dem Zahltag kommt eine Welle von Fragen zu Positionen
- Bei einer Korrektur rekonstruieren Sie, wie die ursprüngliche Berechnung zustande kam
- Der Periodenabschluss sind mehrere Tage ohne den Schreibtisch zu verlassen
Mit AI-Unterstützung
- Sie sehen, welche Abteilungen keine Daten geliefert haben, ohne persönlich zu erinnern
- Die Prüfungen laufen über die ganze Abrechnung, nicht über eine Stichprobe
- Sie haben die Unterschiede zum Vormonat mit Erklärung ausgeschrieben
- Eine Frage zu einer Position hat eine Antwort mit der Berechnungsgrundlage
- Eine Korrektur hat ihre Begründung und Historie festgehalten
- Der Periodenabschluss lässt Zeit für Prüfung, nicht nur fürs Rechnen
- Lohn ohne Fehler
weniger Korrekturen und weniger Beschwerden von Mitarbeitenden
die Prüfungen decken die ganze Abrechnung ab, nicht eine Stichprobe
- Zeit für die Berechnung
der Periodenabschluss lässt Zeit für Prüfung
das Sammeln der Daten frisst den Puffer nicht mehr
- Widerstandsfähigkeit bei Abwesenheit
der Prozess hängt nicht an einer Person
die Prüfungen und die Regeln sind aufgeschrieben, nicht erinnert
- Eine Spur der Korrekturen
es ist bekannt, was korrigiert wurde und warum
Korrekturen haben ein Register mit Begründung
Wir beginnen mit den Prüfungen vor der Berechnung, nicht mit dem Rechnen selbst.
- Schritt 1
Wir schreiben die Prüfungen auf, die Sie bereits machen
Die stichprobenartigen und die im Kopf. Meist stellt sich heraus, dass die wichtigsten Prüfungen existieren, nur fehlt bei jeder Abrechnung die Zeit dafür.
- Schritt 2
Prüfungen über die ganze Abrechnung
Automatische Vergleiche und Regeln, mit der Entscheidung vollständig auf der Seite des Spezialisten. Die Wirkung zeigt sich bei der ersten Berechnung.
- Schritt 3
Eingangsdaten
Meldestand und Erinnerungen an die Abteilungen. Das nimmt Ihnen die Rolle der Person ab, die ständig um Daten bittet.
- Schritt 4
Mitarbeiterfragen
Erläuterung der Positionen mit der Berechnungsgrundlage. Zuletzt, weil es die geordnete Berechnung aus den früheren Schritten voraussetzt.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Lohn zu berechnen ist für sich genommen keine Hochrisiko-Anwendung, aber der Bereich liegt der Grenze nahe - Systeme, die Beschäftigungsbedingungen beeinflussen, sind es bereits. Deshalb halten wir uns strikt an Prüfen und Erklären, ohne Elemente, die Arbeit bewerten. Abrechnungsdaten unterliegen zugleich der gesamten üblichen Datenschutzstrenge, in verschärfter Form.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Korrekturen haben Sie nach den letzten drei Zahltagen vorgenommen?
Wir zeigen Ihnen, wie der Abschluss einer Abrechnungsperiode aussieht, wenn die Prüfungen die ganze Abrechnung abdecken und eine Position zu erklären eine Minute kostet.