Rolle
HR und Personaladministration
Welche Mitarbeiterfrage wiederholt sich am häufigsten? Wenn das Team fünf aus dem Gedächtnis nennen kann, beantworten Sie jede davon zum hundertsten Mal - und bei jeder Antwort müssen Sie daran denken, welche Regel seit Januar gilt.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Welche Mitarbeiterfrage kehrt am häufigsten wieder?
Urlaub, eine Bescheinigung, eine Zeile auf der Abrechnung, ein Untersuchungstermin. Fünf Fragen können den größten Teil des Aufkommens in HR ausmachen - und jede davon hat eine Antwort, die sich zwischen Mitarbeitenden nicht ändert.
Wer antwortet, wenn die HR-Person im Urlaub ist?
Wenn niemand oder jemand, der sich vertretungsweise herantastet, warten Mitarbeiteranliegen - und sie betreffen Geld und Fristen, Warten ist also teuer.
Woher wissen Sie, dass die Auskunft, die Sie geben, noch aktuell ist?
Vorschriften und interne Richtlinien ändern sich häufiger, als jemand Aktualisierungen herumschickt. Manche Antworten sind seit Jahren richtig, und manche haben still aufgehört, richtig zu sein.
Was schieben Sie als Erstes auf, wenn die Zeit knapp wird?
Meist die Ordnung in den Akten und die Untersuchungstermine - also genau das, wonach eine Prüfung fragen wird.
Wir übernehmen die wiederkehrenden Fragen, Sie behalten die schwierigen Fälle
Antworten auf typische Fragen, die Bearbeitung von Anliegen, das Überwachen von Terminen und das Zusammenstellen von Dokumenten lassen sich vom Schreibtisch nehmen. Heikle und schwierige Angelegenheiten und alles, was ein Gespräch braucht, bleiben bei einem Menschen.
- Ein Mitarbeitender erreicht immer einen Menschen. - Eine automatische Antwort ist nie der einzige Weg - das ist die Bedingung, ohne die dieser Bereich nicht automatisiert werden sollte.
- Die Antworten kommen aus Ihren eigenen Richtlinien. - Nicht aus allgemeinem Arbeitsrechtswissen. Bei jeder sehen Sie, aus welchem Dokument und welcher Fassung sie folgt.
- Heikle Angelegenheiten gehen direkt an einen Menschen. - Kündigungen, Konflikte, alles rund um Gesundheit - das System erkennt sie und gibt sie weiter, statt zu versuchen zu antworten.
Umfang
Was sich aus der Personaladministration herausnehmen lässt
Zwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Mitarbeiterfragen
- Antworten auf typische Fragen mit Verweis auf die Richtlinie (heikle Angelegenheiten: an einen Menschen)
- Auskunft über genommenen Urlaub und Resttage
- Eine Erläuterung der Entgeltbestandteile auf Basis der Richtlinie
- Vorbereitung wiederkehrender Bescheinigungen (Unterschrift: eine bevollmächtigte Person)
- Eine Übersicht der Fragen ohne fertige Antwort
Dokumente und Akten
- Prüfung der Vollständigkeit der Personalakten
- Hinweis auf bei der Einstellung fehlende Dokumente
- Erinnerungen an Dokumente, deren Gültigkeit endet
- Vorbereitung von Dokumenten bei Änderung der Bedingungen (Freigabe: der Spezialist)
- Einordnung der Dokumente in die vorgeschriebenen Teile der Akte
Arbeitszeit und Abwesenheit
- Erfassung von Urlaubsanträgen und ihres Laufs
- Erkennen sich überschneidender Abwesenheit in einem Team
- Prüfung von Urlaubsansprüchen und ihrem Verfall
- Abwesenheitsübersichten für Führungskräfte: die Tatsache und die Termine, ohne den Grund
- Ein Signal, wenn Arbeitszeitgrenzen überschritten werden
Änderungen im Recht und im Arbeitsverhältnis
- Beobachtung von Änderungen im Arbeitsrecht (Einschätzung der Folgen: der Spezialist)
- Hinweis auf Richtlinien, die aktualisiert werden müssen
- Die Liste der Schritte bei Einstellung und Austritt
- Erinnerungen an Untersuchungs- und Schulungstermine
- Der vollständige Dokumentensatz beim Ende der Beschäftigung
Ein Arbeitstag
Heute
- Der Tag wird von Fragen zu Urlaub, Abrechnungen und Bescheinigungen zerrissen
- Für einen ungewöhnlichen Fall durchsuchen Sie eine Richtlinie von dreißig Seiten
- Von einer Gesetzesänderung erfahren Sie aus einem Newsletter
- Untersuchungstermine überwachen Sie in einer Tabelle
- Wenn Sie abwesend sind, warten Mitarbeiteranliegen
- Die Vollständigkeit der Akten prüfen Sie, wenn eine Prüfung näher rückt
Mit AI-Unterstützung
- Typische Fragen haben eine Antwort aus der Richtlinie, mit Verweis auf die Quelle
- Für einen ungewöhnlichen Fall werden Sie auf die passende Stelle des Dokuments verwiesen
- Eine Gesetzesänderung kommt mit dem Hinweis auf die zu aktualisierenden Richtlinien
- Untersuchungs- und Schulungstermine erinnern sich selbst
- Während Ihrer Abwesenheit bekommen typische Fragen weiterhin eine Antwort
- Sie sehen Lücken in den Akten, sobald sie entstehen, nicht erst vor einer Prüfung
- Zeit bis zur Antwort an einen Mitarbeitenden
ein Mitarbeiteranliegen wartet nicht auf einen freien Moment in HR
typische Fragen konkurrieren nicht mehr mit schwierigen Fällen
- Regelkonforme Akten
Lücken in den Akten tauchen vor einer Prüfung auf
die Vollständigkeit wird laufend geprüft
- Abdeckung in Spitzenzeiten
die Urlaubszeit und der Jahresabschluss tun weniger weh
das wiederkehrende Aufkommen wächst nicht mit der Saison
- Einheitliche Auskünfte
ein Mitarbeitender bekommt dieselbe Antwort, wen auch immer er fragt
die Antworten kommen aus der Richtlinie, nicht aus dem Gedächtnis
Wir beginnen mit den typischen Fragen, nicht mit den Akten.
- Schritt 1
Wir sammeln die Fragen einen Monat lang
Was Mitarbeitende fragen und wie oft. Die Liste zeigt meist, dass eine Handvoll Fragen den größten Teil des Aufkommens ausmacht.
- Schritt 2
Antworten aus der Richtlinie
Für diese wenigen Fragen, immer mit Verweis auf die Quelle und immer mit einem Weg zu einem Menschen.
- Schritt 3
Termine und Vollständigkeit
Erinnerungen an Untersuchungen, Schulungen und Lücken in den Akten. Es wirkt sofort und verlangt von den Mitarbeitenden nichts.
- Schritt 4
Änderungen im Recht
Beobachtung und die Verknüpfung von Änderungen mit Ihren eigenen Richtlinien. Es setzt die in Schritt 2 festgehaltenen Dokumente voraus.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Heißt das, dass das HR-Team kleiner wird?
HR wächst mit der Zahl der Mitarbeitenden, nicht mit der Zahl der Werkzeuge. Die Bearbeitung der Anliegen und das Überwachen der Termine zu übernehmen erlaubt demselben Team, mehr Menschen zu betreuen - und in dieser Lage besprechen wir das meist, weil das Unternehmen wächst und HR nicht. Die Entscheidung über die Besetzung liegt bei Ihnen und folgt nicht aus diesem Rollout.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Zum Teil ja. Systeme, die Entscheidungen über Einstellung, Beförderung oder Kündigung beeinflussen, sind eine Hochrisiko-Anwendung. Die Bearbeitung von Fragen zu Urlaub und Dokumenten gehört nicht zu dieser Kategorie - aber die Grenze muss beim Rollout ausdrücklich gezogen werden, damit sich der Umfang nicht still ausbreitet.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie oft am Tag beantwortet Ihr HR-Team eine Frage, die gestern schon gestellt wurde?
Wir zeigen Ihnen, wie HR-Arbeit aussieht, wenn typische Fragen eine Antwort aus der Richtlinie haben und die Zeit für die Anliegen bleibt, die wirklich ein Gespräch brauchen.