Rolle
Büroadministration
Wer meldet in Ihrem Unternehmen ein Anliegen, und bei wem? Wenn die Antwort lautet "jeder, direkt, wann immer es ihm einfällt", dann besteht die Arbeit der Administration darin, Unterbrechungen abzuarbeiten statt Vorgänge zu führen.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wer meldet in Ihrem Unternehmen Anliegen, und auf welchem Weg?
Wenn jeder seinen eigenen hat - E-Mail, Chat, beim Kaffee - dann gibt es keine Liste von Vorgängen, sondern einen Strom von Unterbrechungen. Um einen Strom herum lässt sich nichts planen.
Wie oft pro Woche kehren Sie zu demselben Vorgang zurück, weil jemand nach seinem Stand gefragt hat?
Ein unsichtbarer Stand erzeugt eine zweite Welle Arbeit: die Fragen nach der ersten.
Wo landen Absprachen mit Dienstleistern des Büros?
Wenn in E-Mails oder in jemandes Kopf, dann gibt es bei einer strittigen Rechnung oder einem Personalwechsel nichts, worauf man zurückgreifen könnte.
Was schieben Sie als Erstes auf, wenn die Zeit knapp wird?
Meist die Durchsicht der Verträge und Kosten. Tagesvorgänge schreien, ein Vertrag verlängert sich leise.
Wir übernehmen die Unterbrechungen, Sie behalten die Vorgänge
Anliegen anzunehmen, den Stand zu zeigen, Nachbestellungen auszulösen und Vertragstermine zu überwachen, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Entscheidungen über Lieferanten und Ausgaben bleiben bei einem Menschen.
- Ein Weg für Anliegen statt fünf. - Das ist die Veränderung, die am meisten bringt und am wenigsten verlangt - aus Unterbrechungen wird eine Liste mit Prioritäten.
- Der Stand ist sichtbar, ohne zu fragen. - Wer ein Anliegen gemeldet hat, sieht, was damit passiert, und fragt deshalb nicht nach - und das ist die andere Hälfte der Arbeit, die heute unbemerkt verschwindet.
- Ein Vertrag hat einen Termin und eine Erinnerung. - Wartung, Miete, Abonnements - die Dinge, die sich von selbst verlängern, wenn niemand hinsieht.
Umfang
Was sich aus der Büroadministration herausnehmen lässt
Achtzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Anliegen der Mitarbeitenden
- Ein Weg für ein Anliegen, worum es auch geht
- Erkennen der Art des Vorgangs und Setzen einer Priorität (Prüfung: der Spezialist)
- Ein Stand, sichtbar für denjenigen, der das Anliegen gemeldet hat
- Antworten auf wiederkehrende Fragen zu Regeln und Ausstattung
- Eine Übersicht der häufigsten Anliegen (Schlussfolgerungen: der Spezialist)
Tägliche Bestellungen
- Nachbestellungen auf Basis des Verbrauchs (Freigabe: der Spezialist)
- Überwachung der Bestände an Bürobedarf
- Sammeln der Bedarfe aus den Abteilungen
- Preisvergleich zwischen Katalog-Lieferanten
Besprechungen, Besucher, Flächen
- Raumbuchungen und Umgang mit Überschneidungen
- Vorbereitung von Besprechungen, die Unterstützung brauchen
- Ein Besucherregister und die erforderlichen Einwilligungen
- Flächennutzung gegenüber den Buchungen
Verträge und Kosten
- Ein Register der Dienstleistungsverträge mit ihren Kündigungsfristen
- Erinnerungen vor einer automatischen Verlängerung
- Ein Register der Absprachen mit Lieferanten
- Bürokosten nach Kategorien zusammengefasst
- Prüfung der Rechnungen gegen die Verträge
Ein Arbeitstag
Heute
- Anliegen kommen über fünf Kanäle und manche gehen verloren
- Menschen fragen nach dem Stand von Vorgängen, die längst laufen
- Bestellungen gehen raus, wenn jemand bemerkt, dass etwas ausgegangen ist
- Absprachen mit Lieferanten merkt man sich oder sie stehen in E-Mails
- Verträge verlängern sich, weil niemand den Termin überwacht hat
- Sie wissen nicht, was das Büro nach Kategorien aufgeschlüsselt kostet
Mit AI-Unterstützung
- Anliegen landen an einem Ort, mit einer Priorität
- Der Stand ist sichtbar, ohne dass jemand Sie fragt
- Bestellungen werden aus dem Verbrauch entworfen, Sie geben sie frei
- Absprachen mit Lieferanten haben ein Register
- Kündigungsfristen erinnern Sie vor der Verlängerung
- Bürokosten sind zusammengefasst und besprechbar
- Bearbeitungszeit eines Anliegens
Vorgänge fallen nicht mehr zwischen Kanäle
ein Weg für Anliegen statt fünf
- Sichtbare Kosten
es ist klar, wofür das Geld im Büro ausgegeben wird
Ausgaben sind nach Kategorien zusammengefasst
- Vertretung bei Abwesenheit
Vorgänge warten nicht, bis eine Person zurückkommt
Liste und Stände sind für die Vertretung sichtbar
- Festgehaltene Absprachen mit Lieferanten
eine strittige Rechnung hat etwas, worauf sie sich bezieht
Absprachen sind festgehalten, nicht gemerkt
Wir beginnen mit einem Weg für Anliegen.
- Schritt 1
Ein Eingang für Vorgänge
Egal, worum es geht. Diese eine Veränderung macht aus einem Strom von Unterbrechungen eine Liste.
- Schritt 2
Ein Stand, sichtbar für den Melder
Das nimmt die zweite Welle Arbeit weg: die Fragen nach dem Stand.
- Schritt 3
Bestellungen und Bedarfe
Nachbestellungen auf Basis des Verbrauchs, mit Freigabe.
- Schritt 4
Verträge und Kosten
Ein Terminregister und Ausgabenübersichten. Zuletzt, weil es geordnete Unterlagen voraussetzt.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Wird die Büroadministration danach überflüssig?
Diese Rolle gibt es, damit der Rest des Unternehmens über die Dinge, die einfach funktionieren müssen, nicht nachdenken muss. Vom Schreibtisch genommen werden Anliegen und Bestellungen, nicht die Anwesenheit von jemandem, der das Unvorhergesehene abfängt - und das Unvorhergesehene ist in diesem Beruf Alltag. Was sich ändert, ist die Aufmerksamkeit, die für die Vorgänge bleibt, die wirklich einen Menschen brauchen.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Die Bearbeitung administrativer Vorgänge ist keine Hochrisiko-Anwendung. Zu beachten sind das Besucherregister und die Kontaktdaten - dafür gelten die üblichen Regeln zur Verarbeitung und zu den Aufbewahrungsfristen.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Über wie viele Kanäle erreichen Anliegen der Mitarbeitenden Ihre Administration?
Wir zeigen Ihnen, wie die Arbeit der Administration aussieht, wenn Vorgänge an einem Ort landen und der Stand ohne Nachfragen sichtbar ist.