Puesto
Controller financiero
¿En qué momento son ciertas las cifras del mes? Si es el día antes de enviar el informe, el análisis de desviaciones se escribe de noche, y esa es la parte del trabajo por la que os pagan.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
En la mayoría de las empresas el cierre es una carrera en la que el análisis pierde frente al montaje. Las preguntas de abajo están para establecer dónde se van los días.
¿En qué momento son ciertas las cifras?
Si es el día antes del plazo de reporting, quedan unas horas para las conclusiones. Mover ese momento dos días antes cambia el carácter de todo el puesto.
¿Qué no sabéis del resultado hasta que han llegado todas las entradas?
Normalmente: si lo que veis durante el mes tiene algún sentido. Trabajáis sobre una imagen que puede moverse hasta el final, y cuánto se moverá no se sabe.
¿Quién se da cuenta primero de que algo va mal este mes?
Si es el controller en el cierre, la respuesta llega un mes tarde. Si no es nadie, sale a la luz en la auditoría.
¿Qué aplazáis primero cuando el paquete vence mañana?
Normalmente el comentario sobre las desviaciones y las conversaciones con los dueños del coste, las únicas partes de este trabajo que de verdad cambian las decisiones de alguien.
Nos quedamos con el montaje, vosotros con el criterio
Recoger las entradas, conciliar saldos, detectar discrepancias y montar el paquete de reporting se pueden quitar del escritorio. Juzgar qué significan las cifras y qué hacer con ello se queda con el controller.
- Nada se ajusta automáticamente. - El sistema señala una discrepancia y su tamaño. La decisión de ajustar conlleva responsabilidad y se queda con una persona.
- Cada cifra del paquete tiene un camino hasta su origen. - Eso es lo que, ante una pregunta de un auditor o de la dirección, resuelve el asunto sin volver a las hojas de cálculo de origen.
- La desviación se calcula, la causa la describe una persona. - El sistema muestra qué más cambió en el mismo periodo. El porqué lo dice quien conoce el contexto.
Alcance
Qué se puede quitar del escritorio de un controller
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Las fuentes de las cifras del paquete
- El camino de una línea del paquete al documento de origen
- Detectar una entrada que llegó en una forma distinta de la habitual
- Marcar las líneas basadas en una estimación y no en un documento
- El historial de los cambios de una cifra entre versiones del paquete
- Un resumen de los ajustes hechos tras la primera versión
Conciliaciones y discrepancias
- Conciliar saldos entre sistemas con el importe de la diferencia
- Señalar los asientos inusuales frente al historial de la cuenta (valoración: el controller)
- Detectar asientos en el periodo equivocado
- Un resumen de las líneas que necesitan una decisión de ajuste (decisión: el controller)
- Comprobar la integridad de las provisiones y periodificaciones
Análisis de desviaciones
- Lo real frente al plan y frente al periodo anterior
- Descomponer una desviación en sus componentes
- Señalar los sucesos del mismo periodo que podrían explicar la diferencia (causa: el controller)
- Una lista de las líneas atípicas frente a su propio historial
- Material para una conversación con el dueño del coste
El paquete de reporting y las preguntas tras el cierre
- El paquete con forma fija, listo el día acordado (comentario: el controller)
- El camino de una cifra del informe al documento de origen
- Respuestas preparadas a las preguntas que vuelven tras cada cierre
- Preparar el material para el auditor
- El historial de cambios del informe entre versiones
Un día de trabajo
Hoy
- Los primeros días tras el periodo se van en perseguir a los departamentos por las entradas que faltan
- Buscáis discrepancias repasando las cuentas línea a línea
- El análisis de desviaciones se escribe al final, cuando menos tiempo queda
- Respondéis a «¿de dónde sale esta cifra?» tras una hora de búsqueda
- Montáis el paquete de reporting a mano, siempre de la misma manera
- En la auditoría reconstruís qué pasó hace seis meses
Con asistencia de IA
- Veis qué entradas han llegado y cuáles no, sin preguntar
- Las discrepancias y los asientos inusuales esperan, señalados, con el importe de la diferencia
- Hay tiempo para el análisis, porque el montaje dejó de llevárselo
- El camino de una cifra a un documento es un clic
- El paquete está listo el día acordado y vosotros escribís el comentario
- El material para el auditor sale de un historial registrado y no de la memoria
- Tiempo hasta el cierre
el resultado es cierto antes
montar las entradas deja de ser trabajo manual
- Detección de errores
un asiento inusual sale a la luz en el cierre y no en la auditoría
la comprobación contrasta cada periodo con el historial en lugar de una muestra
- Independencia de quién esté de guardia
el cierre es igual lo lleve quien lo lleve
el calendario y la lista de entradas son un proceso y no el conocimiento del controller
- Confianza en una cifra
una pregunta sobre de dónde sale una cifra tiene respuesta en el momento
el camino al documento de origen está registrado con cada línea
Empezamos por un cierre que ya ha ocurrido.
- Paso 1
Vamos de una cifra a su origen
Tomamos unas cuantas líneas del último paquete y comprobamos cuántos pasos las separan de un documento. Eso suele mostrar qué cifras podéis defender en el momento y cuáles exigen un viaje de vuelta a una hoja de cálculo.
- Paso 2
Conciliaciones y discrepancias
Resúmenes de conciliación y las diferencias señaladas con su tamaño. Un cambio de efecto inmediato, porque quita la búsqueda.
- Paso 3
Conciliaciones y comprobaciones
Comparaciones automáticas de saldos y detección de asientos inusuales. Cada regla que genera falsas alarmas se corrige o se apaga.
- Paso 4
El paquete y el camino al origen
Montar el informe y enlazar las cifras con documentos. Esta es la fase que más se nota en la primera pregunta de la dirección o del auditor.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Seguirá haciendo falta un controller si el paquete se monta solo?
Un paquete no se monta nunca solo: está hecho de cifras que alguien tiene que defender. Hoy un controller pasa la mayor parte del tiempo recogiendo y conciliando, y le queda el último día para explicar una desviación. Cuando recoger deja de ser su trabajo, queda aquello para lo que se le contrató: la conversación con el negocio sobre por qué la cifra tiene el aspecto que tiene.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Apoyar el cierre no es un uso de alto riesgo. Más relevantes son los requisitos sobre los libros y el control interno: la pista de auditoría, la segregación de funciones, la posibilidad de reconstruir un asiento. Las tres son más fáciles de demostrar tras el cambio que trabajando en hojas de cálculo.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántos días después del cierre recibe vuestra dirección cifras fiables?
Os enseñaremos cómo es un cierre cuando montar las entradas deja de comerse los días previstos para el análisis.