Puesto
Documentación de producción
¿Cuántas personas tocan un cambio de una ficha de proceso antes de que llegue al puesto de trabajo? Si no lo sabéis con exactitud, tampoco sabéis cuántas siguen trabajando con la versión anterior.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuántas personas tocan un cambio de un documento antes de que entre en vigor?
Contadlas todas: el autor, quienes aprueban, quien lo imprime, el jefe de turno y los operarios de tres turnos. Suele salir más alto de lo que parece.
¿Adónde va un documento después de aprobarse?
Si la respuesta es «a una carpeta y a una impresión», tenéis dos fuentes de verdad y una de ellas siempre será más antigua.
¿Qué pasa cuando se retira una versión?
Si alguien comprueba que la copia del puesto también ha desaparecido, o si descansa sobre la suposición de que alguien la quitará.
¿Qué documento cambiáis más a menudo?
Con ese basta para ver cuánto trabajo manual esconde el circuito de aprobación y a cuántas personas hay que avisar por separado de un cambio.
Nos quedamos con el circuito y la distribución, vosotros con el contenido y la aprobación
Llevar las versiones, encaminar para aprobación, distribuir y retirar versiones se pueden quitar del escritorio. Qué entra en el documento y quién lo aprueba sigue siendo una decisión humana.
- Una versión en vigor, visible desde todas partes. - No hay carpeta e impresión como dos fuentes paralelas: la impresión es una copia, y una copia lleva fecha y número de versión.
- El alcance de un cambio se señala. - Qué documentos, puestos y productos cubre un cambio se ve antes de que empiece el circuito, no después.
- Retirar una versión es un suceso, no una suposición. - Un documento retirado deja de estar disponible para su uso en el puesto, pero se queda en el archivo marcado con las fechas en que estuvo en vigor; de otro modo no se puede mostrar con qué ficha se fabricó un lote de hace dos años. Se señalan tanto el documento retirado como los puestos que siguen con la versión antigua.
Alcance
Qué se puede quitar de la documentación de producción
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro sistema documental.
Creación de un documento
- Un borrador de documento sobre la plantilla en vigor (contenido: el especialista)
- Comprobar que los campos están completos antes de entrar en el circuito
- Enlazar el documento con el producto, la operación y el puesto
- Una señal cuando un documento se crea sobre una plantilla desfasada
Circuito y aprobaciones
- Encaminar a quien corresponda aprobar según el tipo de documento
- Un recordatorio cuando una aprobación lleva esperando más de lo acordado
- Un suplente cuando quien aprueba está ausente (designación: el especialista)
- Una señal cuando un documento espera aprobación más que el ciclo de producción del producto
- Un registro de aprobaciones con la fecha y la persona
Versionado
- Asignar el número de versión y la fecha de entrada en vigor
- Un resumen de las diferencias frente a la versión anterior
- El historial de versiones del documento en una sola vista
- Una señal cuando dos versiones están en vigor a la vez
Distribución a planta
- La lista de puestos a los que tiene que llegar el documento
- Confirmación de que un puesto trabaja con la versión vigente
- Señalar los puestos con una versión más antigua que la vigente
- Una impresión con el número de versión y la fecha en cada página
Retirada de versiones
- Marcar una versión como retirada y sacarla de uso, conservándola en el archivo
- La lista de copias que hay que quitar de los puestos
- Confirmación de la retirada por el jefe de turno (confirmación: el jefe de turno)
Un día de trabajo
Hoy
- Cuando algo cambia deducís vosotros qué otros documentos hay que corregir
- Perseguís las aprobaciones por correo y teléfono
- Enviáis la versión a los departamentos sin saber quién la abrió
- No sabéis qué versión está colgada en el puesto del tercer turno
- Retirar la versión antigua descansa sobre que alguien la quite
- El historial de cambios del documento vive en los nombres de archivo
Con asistencia de IA
- Veis el alcance de un cambio antes de que empiece el circuito
- Las aprobaciones avisan solas y se designa un suplente
- Veis qué puestos tienen la versión vigente y cuáles una más antigua
- El documento del puesto lleva el número de versión y la fecha en la impresión
- La retirada es un suceso con confirmación, no una suposición
- El historial de versiones y las diferencias están en una sola vista
- Documentos vigentes en el puesto
menos sitios trabajando con una versión antigua
un desajuste de versión se señala en lugar de suponerse
- El circuito de un cambio
el cambio llega a planta por el circuito y no por recordatorios
el circuito y las confirmaciones ocurren sin trabajo manual
- El riesgo de trabajar con una versión antigua
menos posibilidad de un producto fabricado con una ficha retirada
la retirada bloquea el acceso y señala las copias
- Constancia de las aprobaciones
en una auditoría se ve quién aprobó y cuándo
el registro se construye durante el circuito
Empezamos por el versionado, porque sin él el resto no tiene punto de referencia.
- Paso 1
Un solo lugar con la versión en vigor
Los documentos en un registro, con número de versión y fecha de entrada en vigor.
- Paso 2
El circuito de aprobación
Encaminamiento a las personas adecuadas, recordatorios, un registro de aprobaciones.
- Paso 3
Distribución y confirmación en el puesto
Visibilidad de dónde está en vigor qué versión.
- Paso 4
Retirada
Bloquear el acceso y la lista de copias que quitar. Al final, porque requiere que la distribución funcione.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Y los documentos que vienen del cliente?
Entran en el mismo registro como versiones externas, con el origen anotado. Ahí suele ser donde mayor es la deriva de versiones, porque el cliente envía correcciones fuera de vuestro circuito.
¿Hará falta menos gente en documentación?
El control documental consiste en buena parte en perseguir firmas y llevar la cuenta de qué versión cuelga dónde. Asumir eso no elimina el trabajo de nadie: elimina un trabajo que nadie considera suyo y que todos aplazan. El especialista trabaja sobre el contenido del documento y no sobre su circuito, y esa es toda la diferencia.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Llevar documentación no es un uso de alto riesgo. El registro de aprobaciones contiene datos personales, los nombres de quienes aprueban, y eso es cuestión de protección de datos, que se resuelve con la conservación y el alcance del acceso y no con las normas sobre sistemas de IA.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Qué versión de la ficha cuelga hoy en vuestro puesto de trabajo más cargado?
Os enseñaremos cómo es un circuito documental cuando hay una sola versión en vigor y los puestos con una más antigua están señalados.