Stanowisko
Analityk biznesowy
Czego nie wiecie o wymaganiu, dopóki nie zobaczycie pierwszej wersji działającej? Zwykle tego, że zabrakło przypadku, o którym nikt nie pomyślał, bo wszyscy go znali.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Czego nie wiecie o wymaganiu, dopóki nie powstanie pierwsza wersja?
Jeśli odpowiedź brzmi "sporo", to pytanie dotyczy nie wiedzy biznesu, tylko sposobu zadawania pytań.
Na czyim biurku kończy się rozstrzygnięcie sprzecznych oczekiwań dwóch działów?
Jeśli analityka, to analityk podejmuje decyzję biznesową bez umocowania - i to zwykle wraca.
Jak długo trwa uzgodnienie wymagania od pierwszej rozmowy do akceptacji?
Ta liczba zwykle wyjaśnia, dlaczego projekt jest opóźniony, zanim jeszcze się zaczął.
Co robicie, kiedy dwa działy opisują ten sam proces inaczej?
Czy rozbieżność jest zapisana i rozstrzygana, czy wygrywa ten, kto rozmawiał z Wami ostatni.
Zdejmujemy spisywanie i porządkowanie, zostawiamy odkrywanie
Notowanie rozmów, porządkowanie wymagań, pilnowanie uzgodnień i utrzymanie dokumentacji dają się odciążyć. Pytania, które warto zadać, i rozpoznanie tego, czego nikt nie powiedział, zostają przy analityku.
- Rozmowa zostaje zapisana w jednym miejscu. - Notatka, uzgodnienie i zmiana wymagania są powiązane, a nie rozrzucone po wątkach.
- Sprzeczność między wymaganiami jest wskazana. - Dwa opisy tego samego procesu, które się wykluczają, zgłaszają się jako do rozstrzygnięcia, a nie jako dwie pozycje na liście.
- Dokumentacja idzie za zmianą. - Zmiana wymagania wskazuje, które opisy i modele trzeba poprawić, zamiast zostawiać to pamięci analityka.
Zakres
Co da się odciążyć w analizie biznesowej
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego sposobu pracy.
Zbieranie wymagań
- Notatka ze spotkania z wyodrębnionymi ustaleniami (weryfikacja: analityk)
- Lista pytań otwartych wynikających z rozmowy
- Powiązanie wymagania ze zgłaszającym i procesem
- Wskazanie wymagań sformułowanych jako rozwiązanie, nie potrzeba (ocena: analityk)
Opis i modelowanie
- Szkic opisu wymagania w przyjętym formacie (treść: analityk)
- Wskazanie brakujących elementów opisu
- Szkic modelu procesu na podstawie opisu
- Spójność nazewnictwa między wymaganiami
Uzgodnienia z biznesem
- Rejestr uzgodnień z datą i osobą
- Przypomnienie o wymaganiu czekającym na akceptację
- Wskazanie wymagań sprzecznych ze sobą (rozstrzygnięcie: właściciel procesu)
- Zestawienie wymagań do akceptacji w jednym widoku
Zmiany w trakcie
- Rejestr zmian wymagania z przyczyną
- Wskazanie elementów dokumentacji objętych zmianą
- Sygnał o wymaganiu zmienianym wielokrotnie
- Wpływ zmiany na powiązane wymagania
Dokumentacja rozwiązania
- Zestawienie wymagań wdrożonych wobec opisanych
- Wskazanie opisów rozbieżnych z wdrożonym rozwiązaniem
- Dokumentacja w jednym miejscu, powiązana z wymaganiami
Dzień pracy
Dzisiaj
- Notatki ze spotkań spisujecie po, z pamięci i z własnych zapisków
- Ustalenia są w notatkach, mailach i w komunikatorze
- Sprzeczność między wymaganiami wychodzi przy implementacji
- Akceptacje gonicie mailem, nie wiedząc, co czeka najdłużej
- Przy zmianie sami ustalacie, co jeszcze trzeba poprawić
- Dokumentacja rozjeżdża się z rozwiązaniem po pierwszym wydaniu
Z asystą AI
- Notatka ze spotkania ma wyodrębnione ustalenia i pytania otwarte
- Ustalenia są w jednym miejscu, powiązane z wymaganiem
- Sprzeczność między wymaganiami jest wskazana przed implementacją
- Widzicie, co czeka na akceptację i od kiedy
- Zmiana wskazuje objęte opisy i modele
- Rozbieżność dokumentacji z rozwiązaniem jest sygnalizowana
- Kompletność wymagań
mniej braków odkrywanych przy implementacji
pytania otwarte są wypisane po każdej rozmowie
- Liczba zmian w trakcie
mniej poprawek wynikających ze sprzeczności
sprzeczne wymagania są wskazywane wcześniej
- Czas uzgodnień
akceptacje nie leżą tygodniami niezauważone
widać, co czeka i od kiedy
- Dostępność dokumentacji
opis odpowiada temu, co działa
zmiana wskazuje dokumenty do poprawy
Zaczynamy od zapisu ustaleń, bo to tam gubi się najwięcej kontekstu.
- Krok 1
Ustalenia i pytania otwarte w jednym miejscu
Notatki ze spotkań z wyodrębnionymi ustaleniami, powiązane z wymaganiami.
- Krok 2
Rejestr uzgodnień i akceptacji
Co czeka, na kogo i od kiedy.
- Krok 3
Wykrywanie sprzeczności
Wymagania wykluczające się wskazywane przed implementacją.
- Krok 4
Dokumentacja wobec zmian
Wskazanie dokumentów objętych zmianą. Na końcu, bo wymaga uporządkowanych powiązań.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Kto rozstrzyga sprzeczne oczekiwania działów?
Właściciel procesu, nie analityk. Narzędzie wskazuje sprzeczność i pokazuje, kto co powiedział - decyzja należy do osoby, która ma do niej umocowanie. To jest zwykle najbardziej odczuwalna zmiana dla samego analityka.
Czy analityk biznesowy nie stanie się zbędny?
Najlepsze wymagania biorą się z pytania, którego nikt się nie spodziewał - i to jest cała wartość tej roli. Odciążamy spisywanie, porządkowanie i pilnowanie akceptacji, czyli to, co dzieje się po rozmowie. Czas, który na to dziś idzie, wraca na kolejne rozmowy, a ich liczba zwykle decyduje o jakości projektu.
Czy to podlega AI Act?
Analiza biznesowa nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Jeśli notatki ze spotkań powstają z nagrań, obowiązują zasady dotyczące nagrywania i zgody uczestników - to jest kwestia ochrony danych i uzgodnień w zespole, a nie przepisów o systemach AI.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile wymagań w ostatnim projekcie zmieniło się po rozpoczęciu implementacji?
Pokażemy Wam, jak wygląda analiza, w której ustalenia są w jednym miejscu, a sprzeczne wymagania wychodzą przed implementacją.