Rolle
Business Analyst
Was wissen Sie über eine Anforderung nicht, bis Sie die erste lauffähige Version sehen? Meist, dass ein Fall fehlt, an den niemand gedacht hat, weil ihn alle kannten.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Was wissen Sie über eine Anforderung nicht, bis die erste Version existiert?
Wenn die Antwort "ziemlich viel" lautet, geht die Frage nicht danach, was das Fachbereich weiß, sondern danach, wie die Fragen gestellt werden.
Auf wessen Schreibtisch landet die Klärung widersprüchlicher Erwartungen zweier Abteilungen?
Wenn auf dem des Analysten, trifft der Analyst eine fachliche Entscheidung ohne die Befugnis dafür - und das kommt meist zurück.
Wie lange dauert die Abstimmung einer Anforderung, vom ersten Gespräch bis zur Freigabe?
Diese Zahl erklärt meist, warum das Projekt zu spät ist, bevor es überhaupt begonnen hat.
Was tun Sie, wenn zwei Abteilungen denselben Prozess unterschiedlich beschreiben?
Ob die Abweichung festgehalten und geklärt wird, oder ob gewinnt, wer zuletzt mit Ihnen gesprochen hat.
Wir übernehmen das Festhalten und Ordnen, Sie behalten das Herausfinden
Gesprächsnotizen, das Ordnen von Anforderungen, das Nachhalten von Freigaben und das Pflegen der Dokumentation lassen sich vom Schreibtisch nehmen. Welche Fragen zu stellen sich lohnt und das Erkennen dessen, was niemand gesagt hat, bleiben beim Analysten.
- Das Gespräch wird an einem Ort festgehalten. - Notiz, Vereinbarung und Änderung an der Anforderung sind verknüpft, statt über Threads verstreut zu sein.
- Ein Widerspruch zwischen Anforderungen wird aufgezeigt. - Zwei Beschreibungen desselben Prozesses, die einander ausschließen, kommen als etwas zu Klärendes hoch, nicht als zwei Punkte auf einer Liste.
- Die Dokumentation folgt der Änderung. - Eine Änderung an einer Anforderung zeigt auf, welche Beschreibungen und Modelle zu korrigieren sind, statt es dem Gedächtnis des Analysten zu überlassen.
Umfang
Was sich aus der Business-Analyse herausnehmen lässt
Neunzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihre Arbeitsweise an.
Anforderungen erheben
- Eine Besprechungsnotiz mit herausgezogenen Vereinbarungen (Prüfung: der Analyst)
- Eine Liste offener Fragen aus dem Gespräch
- Verknüpfung einer Anforderung mit dem Melder und dem Prozess
- Hinweis auf Anforderungen, die als Lösung statt als Bedarf formuliert sind (Einschätzung: der Analyst)
Beschreibung und Modellierung
- Ein Entwurf der Anforderungsbeschreibung im vereinbarten Format (Inhalt: der Analyst)
- Hinweis auf fehlende Bestandteile der Beschreibung
- Ein Entwurf eines Prozessmodells auf Basis der Beschreibung
- Einheitliche Benennung über die Anforderungen hinweg
Abstimmungen mit dem Fachbereich
- Ein Register der Vereinbarungen mit Datum und Person
- Eine Erinnerung an eine Anforderung, die auf Freigabe wartet
- Hinweis auf Anforderungen, die einander widersprechen (Klärung: der Prozessverantwortliche)
- Anforderungen vor der Freigabe in einer Ansicht
Änderungen unterwegs
- Ein Register der Änderungen an einer Anforderung mit Begründung
- Hinweis auf die Teile der Dokumentation, die eine Änderung betrifft
- Ein Signal, wenn eine Anforderung wiederholt geändert wird
- Die Auswirkung einer Änderung auf verwandte Anforderungen
Lösungsdokumentation
- Ein Abgleich der gelieferten mit den beschriebenen Anforderungen
- Hinweis auf Beschreibungen, die von der gelieferten Lösung abweichen
- Dokumentation an einem Ort, verknüpft mit den Anforderungen
Ein Arbeitstag
Heute
- Besprechungsnotizen schreiben Sie hinterher, aus dem Gedächtnis und aus eigenen Kritzeleien
- Die Vereinbarungen stehen in Notizen, in E-Mails und im Chat
- Ein Widerspruch zwischen Anforderungen taucht während der Umsetzung auf
- Freigaben halten Sie per E-Mail nach, ohne zu wissen, was am längsten wartet
- Wenn sich etwas ändert, überlegen Sie selbst, was sonst zu korrigieren ist
- Die Dokumentation entfernt sich nach dem ersten Release von der Lösung
Mit AI-Unterstützung
- Die Besprechungsnotiz hat Vereinbarungen und offene Fragen herausgezogen
- Die Vereinbarungen liegen an einem Ort, verknüpft mit der Anforderung
- Ein Widerspruch zwischen Anforderungen wird vor der Umsetzung aufgezeigt
- Sie sehen, was auf Freigabe wartet und seit wann
- Eine Änderung zeigt die Beschreibungen und Modelle auf, die sie betrifft
- Dokumentation, die von der Lösung abdriftet, wird gemeldet
- Vollständige Anforderungen
weniger Lücken, die erst in der Umsetzung auffallen
offene Fragen werden nach jedem Gespräch ausgeschrieben
- Änderungen unterwegs
weniger Korrekturen durch Widersprüche
einander ausschließende Anforderungen werden früher aufgezeigt
- Zeit für Abstimmung
Freigaben liegen nicht wochenlang unbemerkt
Sie sehen, was wartet und seit wann
- Verlässliche Dokumentation
die Beschreibung passt zu dem, was tatsächlich läuft
eine Änderung zeigt die zu korrigierenden Dokumente auf
Wir beginnen mit dem Festhalten der Vereinbarungen, weil dort der meiste Kontext verloren geht.
- Schritt 1
Vereinbarungen und offene Fragen an einem Ort
Besprechungsnotizen mit herausgezogenen Vereinbarungen, verknüpft mit den Anforderungen.
- Schritt 2
Ein Register der Vereinbarungen und Freigaben
Was wartet, bei wem und seit wann.
- Schritt 3
Widersprüche erkennen
Anforderungen, die einander ausschließen, vor der Umsetzung aufgezeigt.
- Schritt 4
Dokumentation gegenüber Änderungen
Hinweis auf die Dokumente, die eine Änderung betrifft. Zuletzt, weil es geordnete Verknüpfungen voraussetzt.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Wer klärt widersprüchliche Erwartungen zwischen Abteilungen?
Der Prozessverantwortliche, nicht der Analyst. Das Werkzeug zeigt den Widerspruch auf und macht sichtbar, wer was gesagt hat - die Entscheidung gehört der Person, die die Befugnis dafür hat. Das ist für den Analysten selbst meist die auffälligste Veränderung.
Wird der Business Analyst nicht überflüssig?
Die besten Anforderungen entstehen aus einer Frage, die niemand erwartet hat, und darin liegt der ganze Wert dieser Rolle. Wir übernehmen das Festhalten, das Ordnen und das Nachhalten der Freigaben, also das, was nach dem Gespräch passiert. Die Zeit, die heute dafür draufgeht, kommt als weitere Gespräche zurück, und deren Zahl entscheidet meist über die Qualität des Projekts.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Business-Analyse ist keine Hochrisiko-Anwendung. Wenn Besprechungsnotizen aus Aufzeichnungen entstehen, gelten die Regeln zur Aufzeichnung und zur Einwilligung der Teilnehmenden - das ist eine Frage des Datenschutzes und der Absprache im Team, nicht der Vorschriften über KI-Systeme.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Anforderungen haben sich in Ihrem letzten Projekt geändert, nachdem die Umsetzung begonnen hatte?
Wir zeigen Ihnen, wie Analyse aussieht, wenn die Vereinbarungen an einem Ort liegen und einander ausschließende Anforderungen vor der Umsetzung auftauchen.