Stanowisko
Podatki
Gdzie trafia uzasadnienie, dlaczego rok temu zakwalifikowaliście daną transakcję tak, a nie inaczej? Jeśli nigdzie, to przy kontroli odtwarzacie tok myślenia z pamięci - a kontrola przychodzi po latach.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Gdzie trafia uzasadnienie przyjętego stanowiska?
Jeśli do maila albo do głowy, to przy kontroli trzeba odtworzyć, czym się kierowaliście - a od tamtej decyzji minęły dwa lata i zmienił się stan prawny.
Co zostaje w firmie, kiedy odchodzi osoba od podatków?
Deklaracje zostają. Wiedza o tym, dlaczego są takie, a nie inne, odchodzi razem z nią - i następca albo powtarza stanowisko w ciemno, albo zmienia je bez wiedzy o przyczynach.
Kiedy zapada u Was decyzja o kwalifikacji nietypowej transakcji?
Jeśli w ostatnim tygodniu przed terminem, to decyzja o skutkach na lata zapada w pośpiechu, pod presją deklaracji, którą trzeba złożyć.
Skąd wiecie, że zmiana przepisu dotyczy akurat Was?
Zmian jest kilkadziesiąt rocznie, większość nie dotyczy Waszej działalności. Problem polega na tym, że żeby to stwierdzić, trzeba przeczytać wszystkie.
Zdejmujemy śledzenie i kompletowanie, zostawiamy interpretację
Kalendarz obowiązków, przygotowanie danych do deklaracji, monitoring zmian i prowadzenie rejestru stanowisk dają się odciążyć. Interpretacja przepisu i decyzja o kwalifikacji zostają po stronie człowieka - i tak musi zostać.
- System nie interpretuje przepisów. - Wskazuje zmianę, przypomina o terminie, kompletuje dane. Co z tego wynika dla Waszej sytuacji, rozstrzyga specjalista, w razie potrzeby z doradcą.
- Stanowisko ma zapisane uzasadnienie i datę. - To jest najtańsza polisa, jaką da się kupić - przy kontroli wiadomo, na jakim stanie prawnym i jakich faktach oparto decyzję.
- Dane do deklaracji są kompletowane, nie wyliczane na nowo. - Źródłem pozostają księgi, a system pokazuje, czego brakuje i co odbiega od poprzednich okresów.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy nad podatkami
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Kalendarz obowiązków
- Kalendarz terminów dla wszystkich obowiązków firmy
- Przypomnienia z wyprzedzeniem zależnym od pracochłonności
- Lista danych potrzebnych do każdej deklaracji i ich status
- Sygnał o obowiązku wynikającym z nowej sytuacji firmy (ocena: specjalista)
- Rejestr złożonych deklaracji i korekt
Dane do deklaracji i plików JPK
- Kompletowanie danych z ksiąg wedle zdefiniowanych reguł
- Wskazanie pozycji odbiegających od poprzednich okresów (ocena: specjalista)
- Kontrola spójności między deklaracjami za ten sam okres
- Wykrycie transakcji wymagających osobnej kwalifikacji
- Przygotowanie zestawień pomocniczych (zatwierdza: specjalista)
Interpretacje i stanowiska
- Rejestr przyjętych stanowisk z uzasadnieniem, datą i stanem prawnym
- Powiązanie stanowiska z typami transakcji, których dotyczy
- Przypomnienie o stanowiskach wymagających przeglądu po zmianie przepisu
- Zebranie materiału do wniosku o interpretację (treść: specjalista lub doradca)
- Historia tego, jak dana kwestia była traktowana wcześniej
Zmiany, kontrole, czynności sprawdzające
- Monitoring zmian w przepisach z filtrem na Waszą działalność (ocena istotności: specjalista)
- Wskazanie obszarów firmy, których zmiana dotyczy
- Przygotowanie kompletu dokumentów na żądanie organu
- Zestawienie historii rozliczeń w kontrolowanym okresie
- Rejestr korespondencji z organem w sprawie
Dzień pracy
Dzisiaj
- Terminy pamiętacie albo macie w arkuszu, który sami prowadzicie
- Dane do deklaracji kompletujecie ręcznie z kilku zestawień
- Zmiany w przepisach czytacie w całości, żeby wyłowić te istotne
- Uzasadnienie stanowiska zostaje w mailu do zarządu
- Przy kontroli odtwarzacie, co się działo w okresie sprzed lat
- Nietypową transakcję kwalifikujecie pod presją zbliżającego się terminu
Z asystą AI
- Kalendarz przypomina z wyprzedzeniem zależnym od pracochłonności obowiązku
- Dane do deklaracji są skompletowane, a pozycje odstające oznaczone
- Zmiany przychodzą przefiltrowane, ze wskazaniem, czego u Was dotyczą
- Stanowisko ma zapisane uzasadnienie, datę i stan prawny
- Komplet dla organu składa się z zapisanej historii, nie z pamięci
- Nietypową transakcję widzicie wcześniej, bo jest oznaczana przy księgowaniu
- Terminowość
obowiązek nie zostaje przeoczony
kalendarz jest procesem, nie arkuszem jednej osoby
- Powtarzalność stanowiska
ta sama transakcja jest traktowana tak samo co roku
stanowiska są zapisane i powiązane z typami transakcji
- Gotowość na kontrolę
komplet dokumentów jest zebrany, a nie składany po wezwaniu
historia rozliczeń i uzasadnień jest zapisywana na bieżąco
- Obronność stanowiska
decyzję sprzed lat da się obronić przed organem
uzasadnienie i ówczesny stan prawny są przechowywane razem z decyzją
Zaczynamy od rejestru stanowisk, bo to on najszybciej traci się wraz z ludźmi.
- Krok 1
Spisujemy przyjęte stanowiska
Dla kwestii, które u Was realnie wracają. Niewygodne, bo część uzasadnień trzeba odtworzyć - i dokładnie dlatego warto zrobić to teraz, a nie przy kontroli.
- Krok 2
Kalendarz obowiązków
Terminy, dane wymagane do każdego obowiązku, przypomnienia. Proste i dające efekt natychmiast.
- Krok 3
Kompletowanie danych
Dla deklaracji najbardziej pracochłonnych, z zatwierdzaniem każdej pozycji. Tu nie ma miejsca na skróty.
- Krok 4
Monitoring zmian
Filtr na Waszą działalność i powiązanie zmian z istniejącymi stanowiskami. Działa dopiero wtedy, gdy rejestr z kroku 1 istnieje.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy mniej pracy przy rozliczeniach znaczy mniej osób w podatkach?
Ryzyko podatkowe nie maleje wraz z liczbą godzin spędzonych nad plikami - maleje wraz z tym, ile uwagi zostaje na przypadki wątpliwe. Dzisiaj ta uwaga jest zużywana na kompletowanie danych i uzgadnianie. Specjalista, który tego nie robi ręcznie, zajmuje się tym, za co firma naprawdę ponosi odpowiedzialność: oceną transakcji nietypowych i obroną stanowiska.
Czy to podlega AI Act?
Wsparcie rozliczeń podatkowych firmy nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Istotniejsze są wymogi dotyczące dokumentacji podatkowej i okresów przechowywania - a te po zmianie są spełniane pełniej, bo uzasadnienia przestają żyć w prywatnej korespondencji.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile Waszych stanowisk podatkowych istnieje wyłącznie w głowie jednej osoby?
Pokażemy Wam, jak wygląda praca nad rozliczeniami, kiedy uzasadnienia są zapisane, a zmiany w przepisach przychodzą przefiltrowane.