Puesto
Auditor interno
¿Quién decide qué área se audita este año: un plan de hace tres años o lo que de verdad ha cambiado? De esa respuesta depende si la auditoría interna encuentra algo.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Quién decide el plan de auditoría?
Y si esa decisión mira al riesgo, a los cambios de proceso y a los hallazgos del año pasado, o al calendario.
¿Qué no sabéis de un área hasta que entráis en la auditoría?
Normalmente mucho, y por eso justamente la preparación lleva más tiempo que la propia auditoría.
¿Cuánto tarda un hallazgo en convertirse en una acción cerrada?
Si son meses, la auditoría produce listas y no cambio.
¿Qué queda de una auditoría cuando el auditor se va de la empresa?
Si el conocimiento de dónde y por qué vuelven los mismos hallazgos está escrito o es personal.
Nos quedamos con la preparación y el seguimiento, vosotros con el criterio y la conversación
Montar el plan, preparar el material, seguir los hallazgos y vigilar las fechas se pueden quitar del escritorio. Juzgar la conformidad y la conversación con el área auditada se quedan con el auditor.
- El plan de auditoría descansa sobre el riesgo y el cambio. - Un área en la que se cambió un proceso, o en la que las no conformidades se repiten, sube sola en la cola.
- La preparación llega lista. - Los documentos en vigor, los hallazgos anteriores y las acciones abiertas de esa área están expuestos antes de que el auditor empiece a leer.
- Un hallazgo es un expediente con fecha. - Con responsable, recordatorio y estado de cierre, no una línea de un informe.
Alcance
Qué se puede quitar de la auditoría interna
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro sistema de gestión.
El plan de auditoría
- Un resumen de las áreas con la fecha de la última auditoría
- Señalar las áreas con hallazgos abiertos
- Un plan anual propuesto a partir del riesgo y el cambio (decisión: el auditor jefe)
- Un calendario con recursos y fechas
Preparación de una auditoría
- El conjunto de documentos en vigor en el área
- Los hallazgos de auditorías anteriores de esa área
- La lista de acciones abiertas relativas al área
- Un borrador de la lista de preguntas frente a la norma y al proceso (contenido: el auditor)
Ejecución y hallazgos
- Registrar un hallazgo con la evidencia y la referencia al requisito
- Clasificar el hallazgo (decisión: el auditor)
- Un borrador del informe de auditoría (aprobación: el auditor)
- Trasladar los hallazgos al responsable del área
Acciones posteriores a la auditoría
- Llevar una acción con fecha y responsable
- Un recordatorio antes de que pase la fecha
- Una señal cuando una acción está vencida
- Valorar si la acción fue eficaz (valoración: el auditor)
- Señalar los hallazgos que se repiten en la misma área
Preparación para una auditoría externa
- Un resumen de la evidencia exigida por la norma
- El estado de las acciones abiertas a la fecha de la auditoría
- Material para la revisión por la dirección
Un día de trabajo
Hoy
- El plan de auditoría sale del calendario y del plan del año pasado
- Antes de una auditoría recogéis vosotros los documentos de cuatro sitios
- Reconstruís los hallazgos del año pasado a partir de los informes
- Perseguís las acciones posteriores por correo y con recordatorios
- Las acciones vencidas salen a la luz en la revisión por la dirección
- No veis que el mismo hallazgo vuelve por tercer año consecutivo
Con asistencia de IA
- El plan se propone sobre el riesgo y el cambio, y vosotros lo aprobáis
- El material de la auditoría está expuesto antes de que empiece
- Los hallazgos anteriores del área están en una sola vista
- Las acciones avisan solas, con fecha y responsable
- Una acción vencida habla antes de llegar a un informe
- Los hallazgos recurrentes se señalan como un patrón y no como una impresión
- Cobertura de las áreas
se audita lo que ha cambiado y no lo que está en el calendario
el plan descansa sobre el riesgo y el cambio
- Acciones eficaces
menos hallazgos cerrados formalmente y sin efecto
la eficacia se valora después de la fecha
- Preparados para una auditoría externa
la evidencia está reunida de antemano y no la semana anterior
el resumen se construye sobre la marcha
- Hallazgos que vuelven
se ve qué regresa pese a las acciones cerradas
los hallazgos están enlazados con el área y su historial
Empezamos por el seguimiento de los hallazgos, porque es lo que más a menudo se pierde.
- Paso 1
Un registro de hallazgos y acciones
Cada hallazgo con responsable, fecha y estado. Suele aparecer desde el principio cuántas acciones llevan abiertas más tiempo del que nadie pensaba.
- Paso 2
Recordatorios y señales de vencimiento
Vigilar las fechas deja de ser trabajo del auditor.
- Paso 3
Preparación de la auditoría
Documentos, historial del área y acciones abiertas expuestos antes de entrar.
- Paso 4
Un plan basado en el riesgo
Un plan anual propuesto a partir del cambio y de los hallazgos recurrentes. Al final, porque requiere el historial del paso 1.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Clasificará el sistema una no conformidad por sí mismo?
No. Clasificar un hallazgo tiene consecuencias hacia la norma y hacia el cliente, así que sigue siendo decisión del auditor. El sistema puede proponer la referencia al requisito y recordar hallazgos parecidos del pasado.
¿Seguirá haciendo falta un auditor?
Una auditoría descansa sobre la conversación y la observación, y ahí está todo su valor. Nos quedamos con la preparación: reunir los documentos, el historial del área y las acciones abiertas, que hoy se come más tiempo que la propia auditoría. Un auditor que entra preparado pasa más tiempo en el área, no menos.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La auditoría interna no es un uso de alto riesgo. El punto que vigilar es que los hallazgos se enlacen con procesos y áreas y no con nombres: llevamos el registro por área y requisito, porque una auditoría está para arreglar el sistema y no para evaluar personas.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas acciones posteriores a auditoría llevan en vuestra empresa más de un año abiertas?
Os enseñaremos cómo es la auditoría interna cuando la preparación llega lista y una acción tiene fecha y responsable.