Poste
Auditeur interne
Qui décide quel domaine est audité cette année : un plan d'il y a trois ans ou ce qui a réellement changé ? De cette réponse dépend si l'audit interne trouve quelque chose.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Qui décide du plan d'audit ?
Et si cette décision regarde le risque, les changements de processus et les constats de l'an dernier, ou le calendrier.
Que ne savez-vous pas d'un domaine avant d'entrer en audit ?
En général beaucoup, et c'est précisément pourquoi la préparation prend plus de temps que l'audit lui-même.
Combien de temps faut-il pour qu'un constat devienne une action close ?
Si c'est des mois, l'audit produit des listes et non du changement.
Que reste-t-il d'un audit quand l'auditeur quitte l'entreprise ?
Si la connaissance de où et pourquoi les mêmes constats reviennent est écrite ou personnelle.
Nous prenons la préparation et les relances, vous gardez le jugement et l'entretien
Monter le plan, préparer la matière, suivre les constats et surveiller les échéances peuvent être retirés du bureau. Juger la conformité et l'entretien avec le domaine audité restent à l'auditeur.
- Le plan d'audit repose sur le risque et le changement. - Un domaine où un processus a changé, ou où les non-conformités reviennent, remonte seul dans la file.
- La préparation arrive prête. - Les documents en vigueur, les constats antérieurs et les actions ouvertes de ce domaine sont exposés avant que l'auditeur ne commence à lire.
- Un constat est un dossier avec une échéance. - Avec un responsable, un rappel et un statut de clôture, pas une ligne de rapport.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de l'audit interne
Vingt tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre système de management.
Le plan d'audit
- Un récapitulatif des domaines avec la date du dernier audit
- Signalement des domaines à constats ouverts
- Un plan annuel proposé à partir du risque et du changement (décision : le responsable d'audit)
- Un calendrier avec les ressources et les dates
Préparation d'un audit
- Le jeu de documents en vigueur dans le domaine
- Les constats des audits antérieurs de ce domaine
- La liste des actions ouvertes concernant le domaine
- Un projet de liste de questions au regard de la norme et du processus (contenu : l'auditeur)
Conduite et constats
- Consignation d'un constat avec la preuve et la référence à l'exigence
- Classement du constat (décision : l'auditeur)
- Un projet de rapport d'audit (validation : l'auditeur)
- Transmission des constats au responsable du domaine
Actions post-audit
- Conduite d'une action avec une échéance et un responsable
- Un rappel avant l'échéance
- Un signal quand une action est en retard
- Appréciation de l'efficacité de l'action (appréciation : l'auditeur)
- Signalement des constats qui se répètent dans le même domaine
Préparation d'un audit externe
- Un récapitulatif des preuves exigées par la norme
- Le statut des actions ouvertes à la date de l'audit
- Matière pour la revue de direction
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Le plan d'audit sort du calendrier et du plan de l'an dernier
- Avant un audit, vous recueillez vous-même les documents dans quatre endroits
- Vous reconstituez les constats de l'an dernier depuis les rapports
- Vous relancez les actions post-audit par courriel et par rappels
- Les actions en retard apparaissent lors de la revue de direction
- Vous ne voyez pas que le même constat revient pour la troisième année
Avec l'assistance de l'IA
- Le plan est proposé sur le risque et le changement, et vous le validez
- La matière de l'audit est exposée avant qu'il ne commence
- Les constats antérieurs du domaine sont dans une seule vue
- Les actions se rappellent d'elles-mêmes, avec échéance et responsable
- Une action en retard parle avant d'arriver dans un rapport
- Les constats récurrents sont signalés comme un motif, pas comme une impression
- Couverture des domaines
on audite ce qui a changé et non ce qui est au calendrier
le plan repose sur le risque et le changement
- Des actions efficaces
moins de constats clos formellement et sans effet
l'efficacité est appréciée après l'échéance
- Prêts pour un audit externe
les preuves sont réunies à l'avance et non la semaine d'avant
le récapitulatif se construit au fil de l'eau
- Des constats qui reviennent
on voit ce qui revient malgré des actions closes
les constats sont liés au domaine et à son historique
Nous commençons par le suivi des constats, parce que c'est ce qui se perd le plus souvent.
- Étape 1
Un registre des constats et des actions
Chaque constat avec un responsable, une échéance et un statut. Il apparaît en général d'emblée combien d'actions sont ouvertes depuis plus longtemps que personne ne le pensait.
- Étape 2
Rappels et signaux de retard
Surveiller les échéances cesse d'être le travail de l'auditeur.
- Étape 3
Préparation de l'audit
Documents, historique du domaine et actions ouvertes exposés avant d'entrer.
- Étape 4
Un plan fondé sur le risque
Un plan annuel proposé à partir du changement et des constats récurrents. En dernier, parce que cela exige l'historique de l'étape 1.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Le système classera-t-il une non-conformité tout seul ?
Non. Classer un constat a des conséquences envers la norme et envers le client, donc cela reste la décision de l'auditeur. Le système peut proposer la référence à l'exigence et rappeler des constats similaires du passé.
Aura-t-on encore besoin d'un auditeur ?
Un audit repose sur l'entretien et l'observation, et c'est là toute sa valeur. Nous prenons la préparation : réunir les documents, l'historique du domaine et les actions ouvertes, ce qui mange aujourd'hui plus de temps que l'audit lui-même. Un auditeur qui entre préparé passe plus de temps dans le domaine, pas moins.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
L'audit interne n'est pas un usage à haut risque. Le point de vigilance est que les constats soient liés à des processus et des domaines et non à des noms : nous tenons le registre par domaine et par exigence, parce qu'un audit sert à réparer le système et non à évaluer des personnes.
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Étape suivante
Combien d'actions post-audit sont ouvertes depuis plus d'un an chez vous ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble l'audit interne quand la préparation arrive prête et qu'une action a une échéance et un responsable.