Puesto
Administración de personal
¿Cuánto tardáis en reunir el expediente de una persona para una inspección? La normativa dice exactamente qué va en cada parte del expediente, y los documentos llegan desde cuatro direcciones, cada una a su ritmo.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuánto se tarda en reunir el expediente de una persona?
Si implica buscar en varios sitios, en una inspección de trabajo cada expediente es un proyecto aparte, y una inspección nunca pide uno solo.
¿En qué escritorio acaba un documento que falta?
Normalmente en el vuestro, aunque quien debía aportarlo era el empleado o el responsable. Respondéis de que esté completo sin tener influencia sobre el ritmo de entrega.
¿Cómo sabéis que a una persona concreta le toca el reconocimiento médico o una formación?
Si es por una hoja de cálculo llevada a mano, basta unas vacaciones para que alguien empiece a trabajar sin las aptitudes en vigor.
¿Qué pasa cuando un empleado pide un documento para ayer?
Normalmente: dejáis a un lado el trabajo en curso. Los certificados son sencillos y urgentes a la vez, así que siempre ganan a ordenar los expedientes.
Nos quedamos con la reunión de documentos, vosotros con la responsabilidad del cumplimiento
Comprobar que los expedientes están completos, vigilar las fechas, preparar los documentos recurrentes y archivarlos en la parte exigida se pueden quitar del escritorio. La responsabilidad por el cumplimiento de los expedientes se queda con el especialista.
- El documento se prepara para la firma, no en lugar de la firma. - Los certificados y los escritos los prepara el sistema y los firma una persona autorizada. Nada sale sin esa firma.
- Las carencias se ven según aparecen. - No durante una inspección ni cuando un empleado se va, sino cuando surgen, que es cuando todavía se pueden pedir.
- El acceso es estrecho por defecto. - Los expedientes de personal son documentos bajo un régimen especial, y el alcance del acceso lo fijamos antes de la implantación, no durante.
Alcance
Qué se puede quitar de la administración de personal
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Documentos en la contratación
- La lista de documentos exigidos al contratar, por tipo de contrato
- Una comprobación de integridad antes del primer día
- Preparar el contrato y los documentos que lo acompañan (firma: persona autorizada)
- Recordatorios al empleado sobre los documentos que faltan
- Archivar un documento en la parte correcta del expediente
Cambios durante la relación laboral
- Documentos para un cambio de condiciones, puesto o jornada
- Comprobar la coherencia entre los documentos y los datos del sistema
- Un registro de modificaciones y acuerdos
- Preparar escritos ocasionales (contenido: el especialista)
Fechas, reconocimientos médicos, formación
- Un registro de las fechas de reconocimiento y formación de cada persona
- Recordatorios anticipados al empleado y al responsable
- Un aviso sobre quien no tenga las aptitudes en vigor
- Volantes para el reconocimiento médico (firma: persona autorizada)
Fin de la relación laboral y archivo
- La lista de pasos y documentos cuando alguien se va
- Preparar el certificado de trabajo (aprobación: el especialista)
- Comprobar que el expediente está completo antes de pasar al archivo
- Plazos de conservación y fechas de destrucción
- Un registro de los accesos a los expedientes de personal
- El conjunto completo de documentos para una inspección (recopilación: el especialista)
Un día de trabajo
Hoy
- Descubrís carencias en los documentos al ordenar o durante una inspección
- Lleváis las fechas de reconocimiento gracias a una hoja de cálculo y a vuestra memoria
- Preparáis los certificados a mano, dejando a un lado el trabajo en curso
- Cuando cambian las condiciones, deducís qué hay que añadir al expediente
- Reunir los expedientes para una inspección lleva varios días
- Cuando alguien se va, reconstruís lo que falta
Con asistencia de IA
- Veis las carencias según aparecen y vuelven a quien tiene que cubrirlas
- Las fechas de reconocimiento avisan solas, también a los responsables
- Los certificados se preparan para la firma, no desde cero
- Cuando cambian las condiciones recibís la lista de documentos que reunir
- El conjunto para una inspección está listo en cualquier momento
- Cuando alguien se va, la lista de pasos está preparada
- Expedientes completos
las carencias se cubren cuando todavía se pueden pedir
la comprobación de integridad ocurre sobre la marcha
- Reconocimientos y formación a tiempo
nadie empieza a trabajar sin las aptitudes en vigor
las fechas las vigila un sistema y no una hoja de cálculo
- Tiempo de atención de una solicitud
el empleado recibe el documento antes
los certificados se preparan para la firma, no desde cero
- Preparados para una inspección de trabajo
las carencias de los expedientes se ven antes de la inspección, no durante
los documentos se archivan en la parte correcta según llegan
Empezamos por las fechas, luego la integridad, y los documentos al final.
- Paso 1
Un registro de fechas
Reconocimientos, formación, contratos temporales. La primera revisión suele sacar unas cuantas fechas ya pasadas.
- Paso 2
La comprobación de integridad
La lista de documentos exigidos y las carencias señaladas. El efecto se ve en la primera revisión de los expedientes.
- Paso 3
Documentos recurrentes
Certificados y escritos preparados para la firma. Quita la parte del día que más interrumpe.
- Paso 4
El archivo y los accesos
Plazos de conservación, destrucción, el registro de accesos. Al final, porque requiere que los expedientes estén ordenados.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
Este puesto existe para llevar los expedientes. ¿Qué queda cuando los expedientes se llevan solos?
Los expedientes no se llevan solos: se desarman, y esa es la dificultad de este puesto. Nos quedamos con reunir, vigilar fechas y preparar documentos para la firma. Lo que permanece es lo que exige conocer la normativa y la situación de un empleado concreto: juzgar qué hace falta en cada caso y en qué forma. Eso no lo quitamos ni lo intentamos.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Llevar los expedientes de personal no es un uso de alto riesgo, siempre que no se evalúe a los empleados a partir de ellos. Lo que sí se aplica son los requisitos laborales sobre la forma de los expedientes y los plazos de conservación. El registro de accesos a los expedientes es otro orden de cosas: nace del principio de responsabilidad proactiva en protección de datos y no de la normativa laboral, aunque en la práctica se hagan juntos.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuánto tardaríais hoy en presentar los expedientes completos de diez personas?
Os enseñaremos cómo es la administración de personal cuando las carencias se ven según aparecen y las fechas de reconocimiento avisan solas.