Stanowisko
Administracja kadrowa
Jak długo trwa u Was skompletowanie akt jednej osoby przy kontroli? Przepis mówi dokładnie, co ma być w której części teczki - a dokumenty przychodzą z czterech stron i w swoim tempie.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Jak długo trwa skompletowanie akt jednej osoby?
Jeśli trzeba szukać w kilku miejscach, to przy kontroli PIP każda teczka jest osobnym projektem - a kontrola nie prosi o jedną.
Na czyim biurku kończy się brakujący dokument?
Zwykle na Waszym, mimo że dostarczyć miał go pracownik albo przełożony. Odpowiadacie za kompletność, nie mając wpływu na tempo dostarczania.
Skąd wiecie, że termin badania albo szkolenia zbliża się dla konkretnej osoby?
Jeśli z arkusza prowadzonego ręcznie, to wystarczy jeden urlop, żeby ktoś stanął do pracy bez ważnych uprawnień.
Co się dzieje, kiedy pracownik prosi o dokument na wczoraj?
Zwykle: odkładacie bieżącą pracę. Zaświadczenia są proste i pilne jednocześnie, więc zawsze wygrywają z porządkowaniem akt.
Zdejmujemy kompletowanie, zostawiamy odpowiedzialność za zgodność
Kontrola kompletności akt, pilnowanie terminów, przygotowanie dokumentów powtarzalnych i porządkowanie wedle wymaganych części dają się odciążyć. Odpowiedzialność za zgodność dokumentacji zostaje po stronie specjalisty.
- Dokument powstaje do podpisu, nie zamiast podpisu. - Zaświadczenia i pisma przygotowuje system, podpisuje osoba uprawniona. Nic nie wychodzi bez tego podpisu.
- Braki są widoczne na bieżąco. - Nie przy kontroli i nie przy odejściu pracownika, tylko wtedy, gdy powstają - czyli kiedy jeszcze da się o nie poprosić.
- Dostęp jest wąski z zasady. - Akta osobowe to dokumenty o szczególnym reżimie i zakres dostępu ustalamy przed wdrożeniem, nie w trakcie.
Zakres
Co da się odciążyć w administracji kadrowej
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Dokumenty przy zatrudnieniu
- Lista dokumentów wymaganych przy zatrudnieniu wedle rodzaju umowy
- Kontrola kompletności przed pierwszym dniem
- Przygotowanie umowy i dokumentów towarzyszących (podpisuje: osoba uprawniona)
- Przypomnienia do pracownika o brakujących dokumentach
- Przypisanie dokumentu do właściwej części akt
Zmiany w trakcie zatrudnienia
- Dokumenty przy zmianie warunków, stanowiska albo wymiaru
- Kontrola spójności między dokumentami a danymi w systemie
- Rejestr aneksów i porozumień
- Przygotowanie pism okolicznościowych (treść: specjalista)
Terminy, badania, szkolenia
- Rejestr terminów badań i szkoleń dla każdej osoby
- Przypomnienia z wyprzedzeniem do pracownika i przełożonego
- Sygnał o osobie bez ważnych uprawnień
- Skierowania na badania (podpisuje: osoba uprawniona)
Zakończenie zatrudnienia i archiwum
- Lista kroków i dokumentów przy odejściu
- Przygotowanie świadectwa pracy (zatwierdza: specjalista)
- Kontrola kompletności akt przed przekazaniem do archiwum
- Okresy przechowywania i terminy brakowania
- Rejestr udostępnień akt osobowych
- Komplet dokumentów na potrzeby kontroli (zestawienie: specjalista)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Braki w dokumentach odkrywacie przy porządkowaniu albo przy kontroli
- O terminach badań pamiętacie dzięki arkuszowi i własnej pamięci
- Zaświadczenia przygotowujecie ręcznie, odkładając bieżącą pracę
- Przy zmianie warunków sprawdzacie, co trzeba dołożyć do teczki
- Kompletowanie akt przy kontroli to kilka dni
- Przy odejściu pracownika odtwarzacie, czego brakuje
Z asystą AI
- Braki widzicie, gdy powstają, i wracają do tego, kto ma je uzupełnić
- Terminy badań przypominają się same, także przełożonym
- Zaświadczenia powstają do podpisu, nie od zera
- Przy zmianie warunków dostajecie listę dokumentów do skompletowania
- Komplet na kontrolę jest gotowy w każdej chwili
- Przy odejściu lista kroków jest przygotowana
- Kompletność teczki
braki są uzupełniane, gdy jeszcze da się o nie poprosić
kontrola kompletności dzieje się na bieżąco
- Terminowość badań i szkoleń
nikt nie staje do pracy bez ważnych uprawnień
terminy są pilnowane systemowo, nie w arkuszu
- Czas obsługi wniosku
pracownik dostaje dokument szybciej
zaświadczenia powstają do podpisu, nie od zera
- Gotowość na kontrolę PIP
braki w aktach widać przed kontrolą, nie w jej trakcie
dokumenty są przypisane do części akt przy wpływie
Zaczynamy od terminów, potem kompletność, na końcu dokumenty.
- Krok 1
Rejestr terminów
Badania, szkolenia, umowy terminowe. Pierwszy przegląd zwykle ujawnia kilka terminów po czasie.
- Krok 2
Kontrola kompletności akt
Lista wymaganych dokumentów i wskazanie braków. Efekt widać przy pierwszym przeglądzie akt.
- Krok 3
Dokumenty powtarzalne
Zaświadczenia i pisma przygotowywane do podpisu. Zdejmuje najbardziej przerywającą część dnia.
- Krok 4
Archiwum i udostępnienia
Okresy przechowywania, brakowanie, rejestr udostępnień. Na końcu, bo wymaga uporządkowanych akt.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
To stanowisko istnieje po to, żeby prowadzić akta. Co zostanie, kiedy akta prowadzą się same?
Akta nie prowadzą się same - one się dekompletują, i to jest trudność tej roli. Odciążamy kompletowanie, pilnowanie terminów i przygotowanie dokumentów do podpisu. Zostaje to, co wymaga znajomości przepisu i sytuacji konkretnego pracownika: ocena, co w danej sprawie jest potrzebne i w jakiej formie. Tego nie zdejmujemy i nie próbujemy.
Czy to podlega AI Act?
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka, o ile nie ocenia się na jej podstawie pracowników. Obowiązują natomiast wymogi kodeksowe dotyczące postaci dokumentacji, okresów przechowywania. Rejestr udostępnień akt to już wymóg z innego porządku - wynika z zasady rozliczalności w ochronie danych, nie z kodeksu pracy, choć w praktyce robi się go razem.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile czasu zajęłoby Wam dziś przedstawienie kompletnych akt dziesięciu osób?
Pokażemy Wam, jak wygląda administracja kadrowa, kiedy braki widać na bieżąco, a terminy badań przypominają się same.