Puesto
Contratación pública
¿Qué pasa cuando las preguntas de los licitadores obligan a cambiar los pliegos dos días antes del plazo? No toda pregunta mueve el plazo, pero un cambio sustancial sí, y entonces todo el procedimiento se vuelve a montar.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Qué pasa cuando llega una tanda de preguntas de licitadores?
Las preguntas presentadas fuera de plazo no crean deber de respuesta, así que el problema no está ahí. Está en que responder a una pregunta presentada en plazo exige una consulta con el responsable técnico y una publicación manual, y si trae un cambio sustancial de los pliegos, hay que ampliar el plazo.
¿Cuándo se deciden los criterios de adjudicación?
Si es mientras se redacta el anuncio, con presión de plazo, los criterios a veces se copian de un procedimiento anterior de otro objeto.
¿A cuántas personas afecta un procedimiento?
El responsable técnico, un abogado, la mesa, el órgano de contratación. Cada uno en un momento distinto y normalmente sin vista del conjunto.
¿Cuánto se tarda en evaluar las ofertas, de la apertura a la adjudicación?
Si son semanas, normalmente no es por decisiones difíciles sino por montar documentos.
Nos quedamos con el montaje y el seguimiento, vosotros con la evaluación y la adjudicación
Preparar los pliegos, vigilar los plazos legales, gestionar las preguntas y una primera comprobación de las ofertas se pueden quitar del escritorio. Examinar y evaluar las ofertas se queda con la mesa, y la adjudicación con el órgano de contratación.
- Los plazos legales se calculan, no se recuerdan. - Cada fase tiene su plazo, y mover uno recalcula el resto.
- Las preguntas de los licitadores tienen historial. - Una pregunta parecida a otra formulada en un procedimiento anterior llega con la respuesta anterior, y una persona aprueba la redacción.
- Las carencias formales se señalan antes de la evaluación. - Una oferta incompleta se ve enseguida y no tras dos días de lectura.
Alcance
Qué se puede quitar de la contratación pública
Veintiuna tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a los procedimientos que uséis.
Preparación de un procedimiento
- La elección de procedimiento por valor y objeto (decisión: el especialista)
- Un borrador de los pliegos sobre la plantilla en vigor
- Comprobar que los pliegos están completos antes de publicar
- Una señal sobre una cláusula con riesgo de recurso (valoración: el especialista)
- Un calendario de los plazos legales del procedimiento elegido
Pliegos y anuncio
- Coherencia de la descripción del objeto entre los pliegos
- Comprobar que los criterios son medibles y están descritos
- Preparar el anuncio en el formato exigido
- Un registro de versiones de documento con fechas
Preguntas de los licitadores
- Un registro de preguntas con el plazo de respuesta
- Señalar las preguntas formuladas en procedimientos anteriores
- Un borrador de respuesta (contenido y aprobación: el especialista)
- Una señal sobre una pregunta que exige cambiar los pliegos
- Recalcular los plazos tras un cambio de los pliegos
Evaluación de ofertas
- Comprobar que las ofertas están formalmente completas
- Las ofertas expuestas frente a los criterios
- Señalar las discrepancias entre una oferta y los requisitos (valoración: la mesa o quien lleve el procedimiento)
- Un borrador de acta (aprobación: el órgano de contratación)
El contrato y el reporting
- Coherencia del borrador de contrato con los pliegos
- Las fechas derivadas del contrato
- Los datos para informar de los contratos adjudicados
Un día de trabajo
Hoy
- Montáis los pliegos de un procedimiento anterior, corrigiéndolos a mano
- Calculáis vosotros los plazos legales en cada cambio
- Enviáis las preguntas de los licitadores a los responsables técnicos y esperáis
- Comprobáis que las ofertas están completas leyéndolas una tras otra
- Montáis el acta a mano desde las hojas de evaluación
- No sabéis qué cláusulas provocaron recursos antes
Con asistencia de IA
- Los pliegos se construyen sobre la plantilla en vigor, con la integridad comprobada
- Los plazos legales se calculan y se recalculan tras cada cambio
- Una pregunta parecida a otra anterior llega con la respuesta anterior
- Las carencias formales de las ofertas se señalan antes de la evaluación de fondo
- El acta tiene borrador, aprobado por el órgano de contratación
- Las cláusulas con riesgo de recurso se señalan
- Procedimientos a tiempo
menos ampliaciones del plazo de presentación
las preguntas y los cambios se gestionan más rápido
- El riesgo de recurso
menos cláusulas que repiten errores pasados
las cláusulas arriesgadas se señalan
- Pliegos completos
menos carencias que salen a la luz tras publicar
la integridad se comprueba antes del anuncio
- Plantillas repetibles
el procedimiento siguiente aprovecha el anterior
las plantillas y las respuestas están en un registro
Empezamos por los plazos y la integridad, porque ahí surgen la mayoría de los problemas formales.
- Paso 1
Un calendario de plazos y una comprobación de integridad
Los plazos legales calculados para el procedimiento, los pliegos comprobados antes de publicar.
- Paso 2
Un registro de preguntas y respuestas
El historial de preguntas de procedimientos anteriores y un borrador de respuesta.
- Paso 3
Una comprobación formal inicial de las ofertas
Integridad y ofertas expuestas frente a los criterios antes de examinarlas.
- Paso 4
Actas y reporting
Borradores de documento y datos para informar. Al final, porque requiere que el procedimiento transcurra ordenadamente.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto de las compras comerciales?
Allí cuenta el resultado de una negociación y la relación con el proveedor. Aquí normalmente no hay negociación, y la adjudicación la decide el cumplimiento del procedimiento. Compras puede arreglar un error con una adenda; en un procedimiento público un error formal puede invalidarlo todo.
¿Harán falta menos personas para los procedimientos?
El número de procedimientos se deriva del plan de contratación y no de una herramienta, y es eso lo que fija la plantilla. Asumir el cálculo de plazos, las comprobaciones de integridad y la gestión de preguntas no reduce el equipo: reduce el número de procedimientos que hay que repetir o ampliar por un error formal. Eso suele ser más caro que cualquier puesto.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Llevar procedimientos no es un uso de alto riesgo. Lo que importa es que evaluar las ofertas siga siendo un acto del órgano de contratación: los resúmenes y las discrepancias señaladas son material para una evaluación y no la evaluación, y así debería describirse en la documentación del procedimiento.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántos de vuestros procedimientos del año pasado necesitaron una ampliación de plazo?
Os enseñaremos cómo es llevar procedimientos cuando los plazos se calculan solos y las carencias formales se ven antes de publicar.