Stanowisko
Zamówienia publiczne
Co się dzieje, kiedy pytania wykonawców wymuszają zmianę dokumentacji na dwa dni przed terminem? Nie każde pytanie przesuwa termin, ale istotna zmiana - owszem, i wtedy całe postępowanie układa się od nowa.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Co się dzieje, kiedy wpływa seria pytań wykonawców?
Pytania złożone po terminie nie rodzą obowiązku odpowiedzi, więc nie w nich leży problem. Leży w tym, że odpowiedź na pytanie złożone w terminie wymaga konsultacji z merytorycznym i ręcznej publikacji - a jeśli pociąga za sobą istotną zmianę dokumentacji, termin trzeba przedłużyć.
Kiedy zapada decyzja o kryteriach oceny?
Jeśli przy pisaniu ogłoszenia, pod presją terminu, to kryteria bywają kopiowane z poprzedniego postępowania o innym przedmiocie.
Ilu ludzi dotyka jedno postępowanie?
Merytoryczny, prawnik, komisja, kierownik jednostki. Każdy w innym momencie i zwykle bez widoku na całość.
Jak długo trwa ocena ofert od otwarcia do wyboru?
Jeśli tygodnie, to zwykle nie z powodu trudnych decyzji, tylko z powodu kompletowania dokumentów.
Zdejmujemy kompletowanie i pilnowanie, zostawiamy ocenę i rozstrzygnięcie
Przygotowanie dokumentacji, pilnowanie terminów ustawowych, obsługa pytań i wstępne sprawdzenie ofert dają się odciążyć. Badanie i ocena ofert zostają przy komisji, a wybór - przy kierowniku zamawiającego.
- Terminy ustawowe są liczone, nie pamiętane. - Każdy etap ma swój termin, a jego przesunięcie przelicza pozostałe.
- Pytania wykonawców mają historię. - Pytanie podobne do zadanego w poprzednim postępowaniu przychodzi z wcześniejszą odpowiedzią, a treść zatwierdza człowiek.
- Braki formalne są wskazane przed oceną. - Oferta niekompletna jest widoczna od razu, a nie po dwóch dniach czytania.
Zakres
Co da się odciążyć w zamówieniach publicznych
Dwadzieścia jeden przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do trybów, które stosujecie.
Przygotowanie postępowania
- Wybór trybu wedle wartości i przedmiotu (decyzja: specjalista)
- Szkic dokumentacji na wzorze obowiązującym
- Sprawdzenie kompletności dokumentów przed publikacją
- Sygnał o zapisie budzącym ryzyko odwołania (ocena: specjalista)
- Kalendarz terminów ustawowych dla wybranego trybu
Dokumentacja i ogłoszenie
- Spójność opisu przedmiotu między dokumentami
- Sprawdzenie, czy kryteria są mierzalne i opisane
- Przygotowanie ogłoszenia wedle wymaganego formatu
- Rejestr wersji dokumentacji z datami
Pytania wykonawców
- Rejestr pytań z terminem odpowiedzi
- Wskazanie pytań zadawanych w poprzednich postępowaniach
- Projekt odpowiedzi (treść i zatwierdzenie: specjalista)
- Sygnał o pytaniu wymagającym zmiany dokumentacji
- Przeliczenie terminów po zmianie dokumentacji
Ocena ofert
- Sprawdzenie kompletności formalnej ofert
- Zestawienie ofert wedle kryteriów
- Wskazanie rozbieżności między ofertą a wymaganiami (ocena: komisja albo osoba prowadząca)
- Projekt protokołu (zatwierdzenie: kierownik zamawiającego)
Umowa i sprawozdawczość
- Zgodność projektu umowy z dokumentacją postępowania
- Terminy wynikające z umowy
- Dane do sprawozdawczości o udzielonych zamówieniach
Dzień pracy
Dzisiaj
- Dokumentację składacie z poprzedniego postępowania, poprawiając ręcznie
- Terminy ustawowe liczycie sami przy każdej zmianie
- Pytania wykonawców rozsyłacie do merytorycznych i czekacie
- Kompletność ofert sprawdzacie czytając je po kolei
- Protokół składacie ręcznie z arkuszy oceny
- Nie wiecie, które zapisy wywoływały wcześniej odwołania
Z asystą AI
- Dokumentacja powstaje na obowiązującym wzorze, ze sprawdzoną kompletnością
- Terminy ustawowe są liczone i przeliczane po każdej zmianie
- Pytanie podobne do wcześniejszego przychodzi z poprzednią odpowiedzią
- Braki formalne ofert są wskazane przed oceną merytoryczną
- Protokół ma projekt, zatwierdza go kierownik zamawiającego
- Zapisy budzące ryzyko odwołania są sygnalizowane
- Terminowość postępowania
mniej przesunięć terminu składania ofert
pytania i zmiany są obsługiwane szybciej
- Ryzyko odwołania
mniej zapisów powtarzających błędy z przeszłości
ryzykowne zapisy są sygnalizowane
- Kompletność dokumentacji postępowania
mniej braków wychodzących po publikacji
kompletność jest sprawdzana przed ogłoszeniem
- Powtarzalność wzorców
kolejne postępowanie korzysta z poprzedniego
wzorce i odpowiedzi są w rejestrze
Zaczynamy od terminów i kompletności, bo tam powstaje większość problemów formalnych.
- Krok 1
Kalendarz terminów i kontrola kompletności
Terminy ustawowe liczone dla trybu, sprawdzenie dokumentów przed publikacją.
- Krok 2
Rejestr pytań i odpowiedzi
Historia pytań z poprzednich postępowań i projekt odpowiedzi.
- Krok 3
Wstępna ocena formalna ofert
Kompletność i zestawienie wedle kryteriów przed badaniem ofert.
- Krok 4
Protokoły i sprawozdawczość
Projekty dokumentów i dane sprawozdawcze. Na końcu, bo wymaga uporządkowanego przebiegu.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czym to się różni od zakupów komercyjnych?
Tam liczy się wynik negocjacji i relacja z dostawcą. Tu negocjacji zwykle nie ma, a o rozstrzygnięciu decyduje zgodność z procedurą. Zakupy mogą naprawić błąd aneksem - w postępowaniu publicznym błąd formalny potrafi unieważnić całość.
Czy do postępowań potrzeba będzie mniej osób?
Liczba postępowań wynika z planu zamówień, nie z narzędzia - i to ona określa obsadę. Odciążenie liczenia terminów, kontroli kompletności i obsługi pytań nie zmniejsza zespołu; zmniejsza liczbę postępowań, które trzeba powtarzać albo przesuwać przez błąd formalny. To jest zwykle droższe niż jakikolwiek etat.
Czy to podlega AI Act?
Obsługa postępowań nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Istotne jest, by ocena ofert pozostała czynnością zamawiającego: zestawienia i wskazania rozbieżności są materiałem do oceny, a nie oceną - i tak powinny być opisane w dokumentacji postępowania.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile Waszych postępowań w zeszłym roku wymagało przesunięcia terminu?
Pokażemy Wam, jak wygląda prowadzenie postępowań, w którym terminy liczą się same, a braki formalne widać przed publikacją.