Poste
Marchés publics
Que se passe-t-il quand les questions des candidats imposent une modification du dossier deux jours avant la date limite ? Toute question ne déplace pas la date limite, mais une modification substantielle si - et alors toute la procédure se repose à plat.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Que se passe-t-il quand arrive une série de questions de candidats ?
Les questions déposées après le délai ne créent aucune obligation de réponse, le problème n'est donc pas là. Il est que répondre à une question déposée à temps demande une consultation du responsable métier et une publication manuelle - et si cela entraîne une modification substantielle du dossier, la date limite doit être reportée.
Quand les critères d'attribution se décident-ils ?
Si c'est pendant la rédaction de l'avis, sous la pression de l'échéance, les critères sont parfois copiés d'une procédure précédente portant sur un autre objet.
Combien de personnes une procédure touche-t-elle ?
Le responsable métier, un juriste, la commission, le chef de l'entité. Chacun à un moment différent et en général sans vue de l'ensemble.
Combien de temps prend l'évaluation des offres, de l'ouverture à l'attribution ?
Si c'est des semaines, ce n'est en général pas à cause de décisions difficiles mais de l'assemblage de documents.
Nous prenons l'assemblage et les relances, vous gardez l'évaluation et l'attribution
Préparer le dossier, suivre les délais légaux, traiter les questions et un premier contrôle des offres peuvent être retirés du bureau. L'examen et l'évaluation des offres restent à la commission, et l'attribution au chef du pouvoir adjudicateur.
- Les délais légaux se calculent, ils ne se retiennent pas. - Chaque étape a son délai, et en déplacer un recalcule les autres.
- Les questions des candidats ont un historique. - Une question semblable à une question posée dans une procédure antérieure arrive avec la réponse antérieure, et une personne en valide la formulation.
- Les manques formels sont signalés avant l'évaluation. - Une offre incomplète se voit tout de suite plutôt qu'après deux jours de lecture.
Périmètre
Ce qui peut être retiré des marchés publics
Vingt et une tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons aux procédures que vous utilisez.
Préparation d'une procédure
- Le choix de la procédure selon le montant et l'objet (décision : le spécialiste)
- Un projet de dossier sur le modèle en vigueur
- Vérification de la complétude du dossier avant publication
- Un signal sur une clause porteuse d'un risque de recours (appréciation : le spécialiste)
- Un calendrier des délais légaux de la procédure choisie
Dossier et avis
- Cohérence de la description de l'objet dans tout le dossier
- Vérification que les critères sont mesurables et décrits
- Préparation de l'avis au format exigé
- Un registre des versions du dossier avec les dates
Questions des candidats
- Un registre des questions avec le délai de réponse
- Signalement des questions posées dans des procédures antérieures
- Un projet de réponse (contenu et validation : le spécialiste)
- Un signal sur une question imposant une modification du dossier
- Recalcul des délais après une modification du dossier
Évaluation des offres
- Vérification de la complétude formelle des offres
- Les offres posées au regard des critères
- Signalement des écarts entre une offre et les exigences (appréciation : la commission ou la personne menant la procédure)
- Un projet de procès-verbal (validation : le chef du pouvoir adjudicateur)
Le contrat et le reporting
- Cohérence du projet de contrat avec le dossier de consultation
- Les échéances issues du contrat
- Les données pour le reporting des marchés attribués
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous assemblez le dossier depuis une procédure précédente, en le corrigeant à la main
- Vous calculez vous-même les délais légaux à chaque modification
- Vous faites circuler les questions des candidats aux responsables métier et vous attendez
- Vous vérifiez la complétude des offres en les lisant l'une après l'autre
- Vous assemblez le procès-verbal à la main depuis les grilles d'évaluation
- Vous ne savez pas quelles clauses ont déclenché des recours auparavant
Avec l'assistance de l'IA
- Le dossier se bâtit sur le modèle en vigueur, avec contrôle de complétude
- Les délais légaux sont calculés et recalculés après chaque modification
- Une question semblable à une antérieure arrive avec la réponse antérieure
- Les manques formels des offres sont signalés avant l'évaluation de fond
- Le procès-verbal a un projet, validé par le chef du pouvoir adjudicateur
- Les clauses porteuses d'un risque de recours sont signalées
- Des procédures à l'heure
moins de reports de la date limite de dépôt
les questions et les modifications se traitent plus vite
- Le risque de recours
moins de clauses qui répètent des erreurs passées
les clauses risquées sont signalées
- Un dossier complet
moins de manques qui ressortent après la publication
la complétude se vérifie avant l'avis
- Des modèles reproductibles
la procédure suivante s'appuie sur la précédente
les modèles et les réponses sont dans un registre
Nous commençons par les délais et la complétude, parce que c'est là que naissent la plupart des problèmes formels.
- Étape 1
Un calendrier des délais et un contrôle de complétude
Les délais légaux calculés pour la procédure, le dossier vérifié avant publication.
- Étape 2
Un registre des questions et des réponses
L'historique des questions de procédures antérieures et un projet de réponse.
- Étape 3
Un contrôle formel initial des offres
La complétude et les offres posées au regard des critères avant leur examen.
- Étape 4
Procès-verbaux et reporting
Des projets de documents et les données de reporting. En dernier, parce que cela exige une procédure qui se déroule en ordre.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
En quoi est-ce différent des achats commerciaux ?
Là, ce qui compte est l'issue d'une négociation et la relation avec le fournisseur. Ici il n'y a en général pas de négociation, et l'attribution se décide par la conformité à la procédure. Les achats peuvent corriger une erreur par un avenant - dans une procédure publique, une erreur formelle peut tout invalider.
Les procédures demanderont-elles moins de monde ?
Le nombre de procédures découle du plan d'achat, pas d'un outil - et c'est cela qui fixe les effectifs. Reprendre le calcul des délais, les contrôles de complétude et le traitement des questions ne réduit pas l'équipe ; cela réduit le nombre de procédures à refaire ou à reporter à cause d'une erreur formelle. C'est en général plus cher que n'importe quel poste.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Mener des procédures n'est pas un usage à haut risque. Ce qui compte, c'est que l'évaluation des offres reste un acte du pouvoir adjudicateur : les récapitulatifs et les écarts signalés sont de la matière pour une évaluation et non l'évaluation - et cela devrait être décrit ainsi dans la documentation de la procédure.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Combien de vos procédures ont eu besoin d'un report de délai l'an dernier ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble la conduite des procédures quand les délais se calculent d'eux-mêmes et que les manques formels se voient avant la publication.