Puesto
Formación y desarrollo
¿Cómo sabéis qué necesita aprender vuestra gente de verdad? Si es por una encuesta anual, enseñáis lo que hacía falta entonces, y las preguntas que se hacen hoy son completamente distintas.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cómo sabéis qué necesita la gente?
Una encuesta anual dice qué quería la gente en noviembre. Las preguntas que se hacen al compañero de la mesa de al lado dicen qué necesita hoy, solo que nadie las recoge.
¿Qué es lo que no hacéis aunque sabéis que deberíais?
Normalmente actualizar el material. Una presentación de hace tres años se sigue usando, porque reelaborarla cuesta lo mismo que escribirla de nuevo.
¿Cuántas veces explica la misma persona lo mismo a quienes se incorporan?
Si es a menudo, la empresa guarda un conocimiento que solo se transmite de palabra, y compite por el tiempo de trabajo de esa persona.
¿Cuánto tarda una necesidad de aprendizaje en convertirse en formación?
A varios meses el tema se desfasa y la gente aprende a su manera, normalmente peor y de forma incoherente.
Nos quedamos con producir el material, vosotros con enseñar
Reconocer necesidades, preparar y actualizar material y la gestión organizativa se pueden quitar del escritorio. Impartir la formación, el trabajo con las personas y juzgar qué hace falta de verdad se quedan con una persona.
- El material se construye a partir del conocimiento que tenéis. - De procedimientos, registros, las preguntas que de verdad surgen; no del conocimiento general de la materia. Una formación separada de vuestra realidad no enseña a nadie.
- Actualizar deja de ser un proyecto. - Un cambio en un procedimiento señala el material que hay que corregir, en lugar de esperar a una revisión que nunca llega.
- El formador no desaparece. - Asumimos la preparación, no la impartición. La conversación, el ejercicio y la devolución son a lo que la gente va a una formación.
Alcance
Qué se puede quitar del trabajo de desarrollo
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Reconocimiento de necesidades
- Recoger las preguntas que se hacen dentro de los equipos, material sobre las carencias reales
- Los temas que se repiten en las conversaciones de desarrollo
- Señalar las competencias que exigen los puestos nuevos
- Necesidades derivadas de cambios en procedimientos y normativa
- La lista de áreas donde más errores surgen (valoración: el especialista)
Material y su vigencia
- Material de formación basado en vuestros procedimientos (edición: el especialista)
- Versiones cortas para un refuerzo y más largas para aprender
- Señalar el material afectado por un cambio de procedimiento
- Un conjunto de preguntas de comprobación para un tema
- Un registro de material con la fecha de su última actualización
Impartición y asistencia
- Inscripciones, recordatorios y gestión de cambios de fecha
- Elegir participantes por puesto y carencia de competencia (decisión: el especialista)
- Material para los participantes antes y después de una formación
- Un resumen de asistencias y bajas
Efecto y conocimiento interno
- Comprobar el conocimiento tras una formación: el resultado del grupo en conjunto, sin resultados individuales trasladados a los responsables
- Recoger la valoración de los participantes
- Si el área problemática cambió tras la formación
- Señalar a las personas de la empresa que podrían impartir un tema
- Registrar el conocimiento que hasta ahora solo se transmitía de palabra
Un día de trabajo
Hoy
- Recogéis las necesidades con una encuesta anual
- Actualizáis el material cuando alguien avisa de que está desfasado
- Preparar una formación son semanas de trabajo sobre una presentación
- Gestionáis las inscripciones y los recordatorios por correo
- No sabéis si la formación cambió algo
- El conocimiento de los expertos se queda en su cabeza
Con asistencia de IA
- Veis las necesidades según surgen, a partir de las preguntas que de verdad se hacen
- Un cambio de procedimiento señala el material que corregir
- Preparar el material parte de vuestros propios documentos y no de una página en blanco
- Las inscripciones y los recordatorios se gestionan solos
- Veis si el área problemática cambió tras la formación
- El conocimiento de los expertos queda registrado y no solo contado
- Temas pertinentes
enseñáis lo que la gente necesita ahora
las necesidades salen de preguntas y errores y no de una encuesta de hace un año
- Material vigente
nadie aprende de un procedimiento que ya no rige
un cambio señala el material que corregir
- Formación al alcance
esperar una fecha deja de bloquear el trabajo
el material para estudiar por cuenta propia se produce más rápido
- Aprovechamiento del conocimiento interno
los expertos enseñan en lugar de explicar por décima vez
el conocimiento verbal se pone por escrito
Empezamos por un tema, el que más a menudo vuelve.
- Paso 1
Recogemos las preguntas durante un mes
Qué pregunta la gente y a quién. Esa lista es la justificación de todo lo demás, y suele apuntar a temas que no estaban en el plan de formación.
- Paso 2
Un tema, material a partir de vuestros propios documentos
Plenamente editado por el especialista. Medimos cuánto hay que reescribir de verdad.
- Paso 3
La gestión organizativa
Inscripciones, recordatorios, material antes y después. Sencillo y se nota enseguida.
- Paso 4
Actualizaciones y conocimiento interno
Enlazar el material con los procedimientos y registrar el conocimiento experto. Al final, porque requiere que el proceso de los pasos anteriores funcione.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Es esto el preludio de recortes en el equipo de formación?
Los equipos de formación tienen más a menudo un problema para llegar a la administración que un exceso de gente. Inscripciones, fechas, recordatorios y liquidaciones se comen el tiempo previsto para construir contenido y para la conversación sobre necesidades. Asumir eso desplaza la proporción entre las dos cosas, no cambia el número de personas.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Preparar material de formación no es un uso de alto riesgo. La línea aparece al evaluar resultados de un modo que afecte a decisiones sobre empleo o promoción, y el resultado de una prueba es un dato sobre una persona concreta lo llamemos como lo llamemos. Por eso el límite es técnico y no nominal: los resultados individuales no llegan a un responsable ni al expediente personal, y solo se informa de la distribución del grupo.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Qué es lo que más pregunta vuestra gente, aunque la respuesta ya exista en alguna parte?
Os enseñaremos cómo es el trabajo de desarrollo cuando las necesidades se ven según surgen y el material se construye a partir de vuestros propios procedimientos.