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Contrats d'achat
Que reste-t-il dans l'entreprise une fois un contrat signé ? En général un fichier dans un dossier. Les seuils, remises et niveaux de service que vous avez négociés y vivent trois ans, et celui qui s'en sert est celui qui se rappelle qu'ils existent.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Que reste-t-il d'un contrat après la signature, à part le fichier ?
Si c'est rien, les conditions que vous avez négociées n'existent que quand quelqu'un s'en souvient au moment de commander. L'économie calculée à la négociation n'arrive jamais dans les comptes.
Que ne savez-vous pas de l'exécution avant la fin de la période ?
En général : si le seuil de remise a été atteint, si les niveaux de service ont été tenus, si vous avez utilisé ce que vous payez.
Sur quel bureau atterrit la question « que dit le contrat dans cette situation ? »
En général le vôtre, et cela commence par lire quarante pages pour trouver un paragraphe. Avec plusieurs dizaines de contrats, c'est déjà un travail en soi.
Combien de fois par an un contrat se reconduit-il automatiquement parce que personne n'a dénoncé à temps ?
Si cela vous arrive, personne ne surveille les préavis de façon systématique, et c'est la forme d'oubli la plus coûteuse.
Nous prenons la surveillance, vous gardez la négociation et le jugement
Extraire les obligations d'un contrat, surveiller les dates, vérifier que les conditions servent et passer l'exécution en revue peuvent être retirés du bureau. Négocier la rédaction et les décisions de poursuite restent à une personne.
- Un contrat ne s'interprète pas automatiquement. - Le système en extrait des obligations concrètes (seuils, dates, niveaux) et indique où dans le texte elles sont écrites. Ce que signifie une clause dans un litige, c'est une personne qui le tranche, avec un juriste si nécessaire.
- Une condition qui n'est pas surveillée n'existe pas. - Un seuil que personne ne suit et une remise que personne n'applique en commandant sont une économie négociée qui n'a jamais été réalisée.
- Une date a un rappel avec de la marge pour décider. - Pas une semaine avant le préavis, mais assez tôt pour préparer une alternative.
Périmètre
Ce qui peut être retiré du travail sur les contrats
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Préparation et négociation
- Un projet de contrat à partir du modèle avec les conditions convenues renseignées (édition : le spécialiste)
- Comparaison du projet du fournisseur avec le modèle et signalement des différences
- Signalement des clauses qui s'écartent de vos standards (appréciation du risque : le spécialiste ou un juriste)
- Les conditions issues de contrats de périmètre similaire
- La liste des points à trancher avant signature
Le registre des obligations d'un contrat
- Extraction des obligations concrètes : seuils, dates, niveaux, pénalités (vérification : le spécialiste)
- Lier une clause à son emplacement dans le texte du contrat
- Un registre des conditions commerciales sous une forme vérifiable
- Signalement des obligations de votre côté, pas seulement de celui du fournisseur
- Trouver la clause qui couvre une situation donnée
Dates et préavis
- Un calendrier des dates : durée, préavis, indexation, revues
- Des rappels avec assez de marge pour préparer une alternative
- Un signal sur les contrats qui se reconduisent automatiquement
- Un récapitulatif des contrats arrivant à échéance dans les périodes à venir
Revue de l'exécution
- Vérification des seuils et des volumes au regard des clauses
- Signalement des commandes passées à des conditions moins bonnes que celles contractées
- Suivi des niveaux de service au regard des obligations du fournisseur
- Un récapitulatif des pénalités contractuelles qui pourraient être réclamées (décision : le spécialiste)
- Matière pour une revue avec le fournisseur (conclusions : le spécialiste)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Devant une question sur une clause, vous lisez le contrat depuis le début
- Vous vérifiez les seuils de remise en fin d'année, si quelqu'un vous le rappelle
- Vous apprenez une reconduction automatique après coup
- Vous ne savez pas si les commandes se passent aux conditions contractées
- Comparer le projet du fournisseur au modèle, c'est une soirée avec deux documents
- Vous vous rappelez les conditions d'un contrat similaire, ou vous cherchez dans des dossiers
Avec l'assistance de l'IA
- Vous trouvez tout de suite la clause qui couvre la situation, avec un renvoi à son emplacement dans le contrat
- Vous voyez la progression vers un seuil pendant l'année, pas à sa fin
- La date de préavis vous rappelle avec de la marge pour préparer une alternative
- Les commandes passées hors des conditions contractées sont signalées
- Les différences entre le projet du fournisseur et le modèle sont écrites
- Les conditions de contrats de périmètre similaire sont récapitulées
- Des conditions négociées réellement utilisées
l'économie de la négociation arrive dans les comptes
les conditions sont suivies dans les commandes, pas seulement consignées
- Maîtrise des dates
les contrats ne se reconduisent pas par oubli
le calendrier des dates rappelle avec de la marge pour décider
- Cohérence du portefeuille
des achats similaires ont des conditions similaires
un récapitulatif des contrats de périmètre similaire est accessible
- Une clause accessible au moment utile
répondre à une question sur un contrat prend des minutes
les obligations sont extraites et liées à leur emplacement dans le texte
Nous commençons par les dates, parce qu'elles coûtent le plus pour le moindre effort.
- Étape 1
Le calendrier des dates
Durée, préavis, indexation, pour chaque contrat actif. La première revue révèle en général quelques contrats reconduits sans décision.
- Étape 2
Un registre des obligations des contrats clés
Seuils, niveaux, pénalités, extraits et liés au texte, vérifiés par une personne. Pour la douzaine de contrats les plus importants, pas pour tous.
- Étape 3
Vérifier qu'elles servent
Si les commandes se passent aux conditions contractées et si les seuils sont tenus. Cette étape révèle en général des économies qui n'existaient que sur le papier.
- Étape 4
Préparation et comparaisons en négociation
Comparer des projets au modèle et récapituler des conditions. En dernier, parce que cela exige le registre de l'étape 2.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Moins de travail sur les contrats veut-il dire moins de monde pour les contrats ?
Le problème dans les contrats d'achat, ce sont rarement les effectifs : c'est plus souvent qu'après la signature personne ne revient au contrat. Reprendre le registre et les dates ne remplace personne, cela rend les obligations et les préavis visibles sans fouiller un classeur. Le travail se déplace de la consultation vers l'utilisation de ce que vous avez déjà convenu.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Gérer des contrats commerciaux n'est pas un usage à haut risque. La limite est l'interprétation juridique : extraire une clause du texte est une chose, juger ce qu'elle signifie dans un litige en est une autre, et la seconde reste aux personnes, juristes compris.
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Étape suivante
Combien de conditions négociées n'arrivent jamais jusqu'à vos commandes ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble le travail sur les contrats quand les obligations sont extraites et surveillées et que les dates rappellent avec de la marge pour décider.