Stanowisko
Kupiec kategorii
Skąd wiecie, ile naprawdę wydajecie rocznie w swojej kategorii? Jeśli trzeba to złożyć z kilku spółek, systemów i kont kosztowych, to na negocjacje idziecie z liczbą przybliżoną - a dostawca swoją zna dokładnie.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Skąd wiecie, ile wydajecie w kategorii w skali roku?
To jest pierwsza liczba, od której zaczyna się każda negocjacja - i jedyna, którą dostawca ma dokładniejszą od Was, bo on widzi całość swojej sprzedaży do Waszej grupy.
Czego nie wiecie o swoich dostawcach, dopóki coś się nie wydarzy?
Zwykle: ilu ich naprawdę jest w kategorii, którzy dublują zakres i gdzie macie uzależnienie od jednego źródła. To wychodzi przy awarii, nie przy przeglądzie.
Co zostaje w firmie, kiedy odchodzi kupiec kategorii?
Umowy zostają. Wiedza o rynku dostawców, o tym, kto na co pójdzie i gdzie są granice - odchodzi, a następca odbudowuje ją przez dwa lata.
Który argument negocjacyjny powtarza się u Was najczęściej?
Jeśli zespół nie umie odpowiedzieć, to znaczy, że każda negocjacja zaczyna się od zera, zamiast korzystać z tego, co zadziałało wcześniej.
Zdejmujemy składanie obrazu, zostawiamy negocjację
Zbieranie wydatków w kategorii, obserwacja rynku dostawców i przygotowanie materiału negocjacyjnego dają się odciążyć. Sama negocjacja i strategia kategorii zostają po stronie kupca.
- Obraz kategorii składa się z Waszych danych. - Wydatki ze wszystkich spółek i systemów, bez szacunków. To jest ta liczba, której brak najbardziej osłabia pozycję.
- Nie negocjujemy za Was. - System przygotowuje materiał - historia cen, struktura wydatku, alternatywni dostawcy. Rozmowa z dostawcą pozostaje rozmową między ludźmi.
- Ustalenia zostają w firmie. - Co zadziałało, na co dostawca nie poszedł, jakie były warunki brzegowe. Przy następnej negocjacji nie zaczynacie od pustej strony.
Zakres
Co da się odciążyć w zarządzaniu kategorią
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Obraz wydatków w kategorii
- Zebranie wydatków w kategorii ze wszystkich spółek i systemów
- Struktura wydatku wedle dostawców, indeksów i jednostek zamawiających
- Wskazanie zakupów tej samej rzeczy po różnych cenach
- Wykrycie wydatków poza umowami ramowymi
- Zmiana wydatku w czasie z oznaczeniem, co na nią wpłynęło (ocena: kupiec)
Baza dostawców
- Rejestr dostawców w kategorii z zakresem i historią współpracy
- Wskazanie obszarów z jednym dostawcą - materiał do oceny ryzyka
- Monitoring sytuacji dostawców istotnych dla kategorii
- Zestawienie dostawców dublujących ten sam zakres
- Lista potencjalnych alternatyw (ocena przydatności: kupiec)
Przygotowanie negocjacji
- Materiał negocjacyjny: wolumen, historia cen, warunki obecne i rynkowe
- Zestawienie, jak zmieniały się ceny indeksów w czasie
- Wskazanie pozycji o największym wpływie na wynik negocjacji
- Scenariusze wariantowe dla różnych poziomów wolumenu (wybór: kupiec)
- Przypomnienie o terminach umów i oknach negocjacyjnych
Strategia i przegląd
- Rejestr ustaleń z negocjacji - co zadziałało, co nie
- Kontrola, czy wynegocjowane warunki są realnie stosowane
- Zestawienie oszczędności wobec poprzedniego okresu
- Materiał na przegląd kategorii (wnioski i plan: kupiec)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Obraz wydatków składacie przed negocjacją, w arkuszu, przez kilka dni
- O liczbie dostawców w kategorii wiecie tyle, ile pamiętacie
- Na spotkanie idziecie z ceną obecną i wrażeniem, co jest możliwe
- Nie wiecie, czy wynegocjowane warunki są stosowane w zamówieniach
- Ustalenia z poprzedniej negocjacji istnieją w Waszych notatkach
- Przy terminie umowy przypominacie sobie na miesiąc przed
Z asystą AI
- Obraz kategorii jest aktualny w każdym momencie, nie tylko przed negocjacją
- Widzicie wszystkich dostawców w kategorii i to, gdzie się dublują
- Na spotkanie idziecie z historią cen i strukturą wydatku
- Odstępstwa od wynegocjowanych warunków zgłaszają się same
- Ustalenia są w rejestrze, dostępnym też dla następcy
- Okna negocjacyjne przypominają się z wyprzedzeniem
- Pozycja negocjacyjna
wchodzicie z liczbą, którą dostawca też zna
wydatek w kategorii jest policzony, nie oszacowany
- Konsolidacja wydatku
ta sama rzecz nie jest kupowana w pięciu miejscach po pięciu cenach
rozproszenie jest widoczne jako lista, nie jako przeczucie
- Wiedza o rynku dostawców
mniej uzależnienia od jednego źródła
obszary jednoźródłowe są wskazane, zanim dostawca to wykorzysta
- Powtarzalność ustaleń
zmiana kupca nie cofa kategorii o dwa lata
ustalenia i warunki brzegowe są zapisane
Zaczynamy od jednej kategorii, najlepiej tej przed negocjacją.
- Krok 1
Składamy wydatek
Wszystkie wydatki w kategorii, ze wszystkich spółek i systemów. To jest najtrudniejszy i najbardziej wartościowy krok - zwykle liczba okazuje się inna, niż zakładano.
- Krok 2
Rejestr dostawców i dublowań
Kto dostarcza co, gdzie się nakłada, gdzie macie jedno źródło. Materiał do decyzji o konsolidacji.
- Krok 3
Materiał negocjacyjny
Historia cen, struktura, scenariusze. Przygotowywany przed konkretną negocjacją, nie na zapas.
- Krok 4
Kontrola stosowania warunków
Czy to, co wynegocjowaliście, jest realnie stosowane. Ten krok zwykle ujawnia, że część oszczędności nigdy nie trafiła do zamówień.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy negocjacje nie zostaną w końcu oddane systemowi?
Nie, bo negocjacja jest rozmową o tym, czego w danych nie ma - o tym, co dostawca może zrobić, jeśli go o to poprosić we właściwym momencie. System przygotowuje podstawę: wolumeny, historię cen, to, co ustalono rok temu. Kupiec, który nie spędza trzech dni na składaniu tej podstawy, prowadzi więcej rozmów i lepiej przygotowanych.
Czy to podlega AI Act?
Zarządzanie kategorią zakupową nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Uwaga dotyczy czego innego: dane o cenach od dostawców bywają objęte poufnością, a wymiana informacji cenowych między firmami ma granice wynikające z prawa konkurencji - i te obowiązują niezależnie od narzędzi.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile wydajecie rocznie w swojej największej kategorii - co do złotówki?
Pokażemy Wam, jak wygląda przygotowanie do negocjacji, kiedy obraz kategorii jest złożony z Waszych danych, a nie z szacunków.