Rolle
Kategorieeinkäufer
Woher wissen Sie, was Sie in Ihrer Kategorie im Jahr wirklich ausgeben? Wenn es aus mehreren Gesellschaften, Systemen und Kostenkonten zusammenzutragen ist, gehen Sie mit einer ungefähren Zahl in Verhandlungen - während der Lieferant seine genau kennt.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Woher wissen Sie, was Sie in der Kategorie übers Jahr ausgeben?
Das ist die erste Zahl, bei der jede Verhandlung beginnt - und die einzige, die der Lieferant genauer hat als Sie, weil er alle seine Verkäufe an Ihre Gruppe sieht.
Was wissen Sie über Ihre Lieferanten nicht, bis etwas passiert?
Meist: wie viele es in der Kategorie wirklich sind, welche sich überschneiden und wo Sie von einer einzigen Quelle abhängen. Das zeigt sich bei einer Störung, nicht bei einer Überprüfung.
Was bleibt im Unternehmen, wenn ein Kategorieeinkäufer geht?
Die Verträge bleiben. Das Wissen über den Lieferantenmarkt, darüber, wer sich wobei bewegt und wo die Grenzen sind, geht - und der Nachfolger baut es über zwei Jahre wieder auf.
Welches Verhandlungsargument wiederholt sich am häufigsten?
Wenn das Team das nicht beantworten kann, beginnt jede Verhandlung bei null, statt auf dem aufzubauen, was früher gewirkt hat.
Wir übernehmen das Zusammentragen des Bildes, Sie behalten die Verhandlung
Die Ausgaben der Kategorie zu sammeln, den Lieferantenmarkt zu beobachten und das Verhandlungsmaterial vorzubereiten, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Die Verhandlung selbst und die Kategoriestrategie bleiben beim Einkäufer.
- Das Bild der Kategorie entsteht aus Ihren eigenen Daten. - Ausgaben aus jeder Gesellschaft und jedem System, ohne Schätzungen. Das ist die Zahl, deren Fehlen Ihre Position am meisten schwächt.
- Wir verhandeln nicht für Sie. - Das System bereitet das Material vor - Preishistorie, Struktur der Ausgaben, alternative Lieferanten. Das Gespräch mit dem Lieferanten bleibt ein Gespräch zwischen Menschen.
- Das Vereinbarte bleibt im Unternehmen. - Was gewirkt hat, wobei sich der Lieferant nicht bewegt hat, wo die Grenzen lagen. Bei der nächsten Verhandlung beginnen Sie nicht bei einer leeren Seite.
Umfang
Was sich aus der Kategorieführung herausnehmen lässt
Neunzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Das Bild der Ausgaben in der Kategorie
- Sammeln der Kategorieausgaben aus jeder Gesellschaft und jedem System
- Die Struktur der Ausgaben nach Lieferant, Position und bestellender Einheit
- Hinweis darauf, dass dasselbe zu verschiedenen Preisen gekauft wird
- Erkennen von Ausgaben außerhalb der Rahmenverträge
- Wie sich die Ausgaben über die Zeit geändert haben und was darauf gewirkt hat (Einschätzung: der Einkäufer)
Die Lieferantenbasis
- Ein Register der Lieferanten der Kategorie mit Umfang und Historie
- Hinweis auf Bereiche mit einem einzigen Lieferanten - Material für eine Risikoeinschätzung
- Beobachtung der Lage der für die Kategorie wichtigen Lieferanten
- Eine Übersicht der Lieferanten, die denselben Umfang doppeln
- Eine Liste möglicher Alternativen (Einschätzung ihrer Brauchbarkeit: der Einkäufer)
Eine Verhandlung vorbereiten
- Verhandlungsmaterial: Volumen, Preishistorie, aktuelle und marktübliche Konditionen
- Wie sich die Preise der Positionen über die Zeit geändert haben
- Hinweis auf die Positionen mit der größten Wirkung auf das Ergebnis
- Variantenszenarien für verschiedene Volumenstufen (Wahl: der Einkäufer)
- Eine Erinnerung an Vertragstermine und Verhandlungsfenster
Strategie und Überprüfung
- Ein Register des in Verhandlungen Vereinbarten - was gewirkt hat, was nicht
- Prüfung, ob die verhandelten Konditionen tatsächlich angewandt werden
- Einsparungen gegenüber der Vorperiode
- Material für eine Kategorieüberprüfung (Schlussfolgerungen und Plan: der Einkäufer)
Ein Arbeitstag
Heute
- Das Bild der Ausgaben tragen Sie vor einer Verhandlung in einer Tabelle über mehrere Tage zusammen
- Sie kennen so viele Lieferanten in der Kategorie, wie Sie sich merken
- Sie gehen mit dem aktuellen Preis und einem Eindruck vom Möglichen in ein Treffen
- Sie wissen nicht, ob die verhandelten Konditionen in den Bestellungen angewandt werden
- Das bei der letzten Verhandlung Vereinbarte existiert in Ihren Notizen
- An einen Vertragstermin denken Sie einen Monat vorher
Mit AI-Unterstützung
- Das Bild der Kategorie ist jederzeit aktuell, nicht nur vor einer Verhandlung
- Sie sehen jeden Lieferanten der Kategorie und wo sie sich überschneiden
- Sie gehen mit der Preishistorie und der Struktur der Ausgaben in das Treffen
- Abweichungen von den verhandelten Konditionen melden sich selbst
- Das Vereinbarte steht in einem Register, auch für Ihren Nachfolger verfügbar
- Verhandlungsfenster erinnern Sie im Voraus
- Verhandlungsposition
Sie gehen mit einer Zahl hinein, die der Lieferant auch kennt
die Kategorieausgaben sind gezählt, nicht geschätzt
- Konsolidierung der Ausgaben
dasselbe wird nicht an fünf Stellen zu fünf Preisen gekauft
die Zersplitterung ist als Liste sichtbar, nicht als Ahnung
- Wissen über den Lieferantenmarkt
weniger Abhängigkeit von einer einzigen Quelle
Bereiche mit einem einzigen Lieferanten werden aufgezeigt, bevor der Lieferant es nutzt
- Vereinbarungen, die übertragen werden
ein Wechsel des Einkäufers wirft die Kategorie nicht zwei Jahre zurück
das Vereinbarte und die Grenzen sind festgehalten
Wir beginnen mit einer Kategorie, am besten einer mit anstehender Verhandlung.
- Schritt 1
Wir tragen die Ausgaben zusammen
Alle Ausgaben der Kategorie, aus jeder Gesellschaft und jedem System. Das ist der schwerste und wertvollste Schritt - die Zahl stellt sich meist anders heraus als angenommen.
- Schritt 2
Ein Lieferantenregister und Überschneidungen
Wer was liefert, wo es sich überschneidet, wo Sie eine einzige Quelle haben. Material für eine Konsolidierungsentscheidung.
- Schritt 3
Verhandlungsmaterial
Preishistorie, Struktur, Szenarien. Für eine konkrete Verhandlung vorbereitet, nicht auf Vorrat.
- Schritt 4
Prüfung der Anwendung der Konditionen
Ob das Verhandelte tatsächlich genutzt wird. Dieser Schritt fördert meist zutage, dass ein Teil der Einsparungen die Bestellungen nie erreicht hat.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Werden Verhandlungen irgendwann einem System übergeben?
Nein, denn eine Verhandlung ist ein Gespräch über das, was nicht in den Daten steht - darüber, was ein Lieferant tun kann, wenn man ihn im richtigen Moment fragt. Das System bereitet die Grundlage vor: Volumina, Preishistorie, das vor einem Jahr Vereinbarte. Ein Einkäufer, der diese Grundlage nicht drei Tage lang zusammenträgt, führt mehr Gespräche, und besser vorbereitete.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Kategorieführung ist keine Hochrisiko-Anwendung. Zu beachten ist etwas anderes: Preisdaten von Lieferanten unterliegen oft der Vertraulichkeit, und der Austausch von Preisinformationen zwischen Unternehmen hat kartellrechtliche Grenzen - und die gelten unabhängig von den Werkzeugen.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Was geben Sie in Ihrer größten Kategorie im Jahr aus - auf den Euro genau?
Wir zeigen Ihnen, wie die Vorbereitung auf eine Verhandlung aussieht, wenn das Bild der Kategorie aus Ihren eigenen Daten entsteht und nicht aus Schätzungen.