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Acheteur de catégorie
Comment savez-vous ce que vous dépensez réellement par an dans votre catégorie ? S'il faut l'assembler depuis plusieurs sociétés, systèmes et comptes de charges, vous entrez en négociation avec un chiffre approximatif, pendant que le fournisseur connaît le sien exactement.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Comment savez-vous ce que vous dépensez dans la catégorie sur une année ?
C'est le premier chiffre par lequel commence toute négociation, et le seul que le fournisseur connaît plus précisément que vous, parce qu'il voit l'ensemble de ses ventes à votre groupe.
Que ne savez-vous pas de vos fournisseurs tant qu'il ne se passe rien ?
En général : combien il y en a réellement dans la catégorie, lesquels se recouvrent et où vous dépendez d'une source unique. Cela apparaît lors d'une défaillance, pas lors d'une revue.
Que reste-t-il dans l'entreprise quand un acheteur de catégorie s'en va ?
Les contrats restent. La connaissance du marché fournisseurs, de qui bougera sur quoi et d'où sont les limites s'en va, et le successeur la reconstruit en deux ans.
Quel argument de négociation revient le plus souvent ?
Si l'équipe ne sait pas répondre, chaque négociation repart de zéro au lieu de puiser dans ce qui a marché avant.
Nous prenons l'assemblage de l'image, vous gardez la négociation
Recueillir la dépense de la catégorie, surveiller le marché fournisseurs et préparer la matière de négociation peuvent être retirés du bureau. La négociation elle-même et la stratégie de catégorie restent à l'acheteur.
- L'image de la catégorie s'assemble à partir de vos propres données. - La dépense de chaque société et de chaque système, sans estimation. C'est le chiffre dont l'absence affaiblit le plus votre position.
- Nous ne négocions pas à votre place. - Le système prépare la matière : historique des prix, structure de la dépense, fournisseurs alternatifs. L'entretien avec le fournisseur reste un entretien entre personnes.
- Ce qui a été convenu reste dans l'entreprise. - Ce qui a marché, ce sur quoi le fournisseur n'a pas bougé, où étaient les limites. À la négociation suivante, vous ne partez pas d'une page blanche.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de la gestion de catégorie
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
L'image de la dépense dans la catégorie
- Recueil de la dépense de la catégorie depuis chaque société et chaque système
- La structure de la dépense par fournisseur, article et unité commandante
- Signalement de la même chose achetée à des prix différents
- Détection de la dépense hors accords-cadres
- Comment la dépense a évolué dans le temps et ce qui l'a influencée (appréciation : l'acheteur)
La base fournisseurs
- Un registre des fournisseurs de la catégorie avec leur périmètre et leur historique
- Signalement des domaines à fournisseur unique, matière pour une appréciation du risque
- Veille de la situation des fournisseurs importants pour la catégorie
- Un récapitulatif des fournisseurs qui doublonnent le même périmètre
- Une liste d'alternatives possibles (appréciation de leur utilité : l'acheteur)
Préparation d'une négociation
- Matière de négociation : volume, historique des prix, conditions actuelles et de marché
- Comment les prix des articles ont évolué dans le temps
- Signalement des articles qui pèsent le plus sur le résultat
- Des scénarios variantes pour différents niveaux de volume (choix : l'acheteur)
- Un rappel sur les dates de contrat et les fenêtres de négociation
Stratégie et revue
- Un registre de ce qui a été convenu en négociation : ce qui a marché, ce qui n'a pas marché
- Vérification que les conditions négociées sont réellement appliquées
- Économies au regard de la période précédente
- Matière pour une revue de catégorie (conclusions et plan : l'acheteur)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous assemblez l'image de la dépense avant une négociation, dans un tableur, en plusieurs jours
- Vous connaissez autant de fournisseurs de la catégorie que vous en retenez
- Vous entrez en réunion avec le prix actuel et une impression de ce qui est possible
- Vous ne savez pas si les conditions négociées sont appliquées dans les commandes
- Ce qui a été convenu à la dernière négociation existe dans vos notes
- Vous vous rappelez une date de contrat un mois à l'avance
Avec l'assistance de l'IA
- L'image de la catégorie est à jour à tout moment, pas seulement avant une négociation
- Vous voyez chaque fournisseur de la catégorie et où ils se recouvrent
- Vous entrez en réunion avec l'historique des prix et la structure de la dépense
- Les écarts aux conditions négociées s'annoncent d'eux-mêmes
- Ce qui a été convenu est dans un registre, accessible aussi à votre successeur
- Les fenêtres de négociation vous rappellent à l'avance
- Position de négociation
vous entrez avec un chiffre que le fournisseur connaît aussi
la dépense de la catégorie est comptée, pas estimée
- Consolidation de la dépense
la même chose n'est pas achetée à cinq endroits à cinq prix
la fragmentation se voit comme une liste et non comme une intuition
- Connaissance du marché fournisseurs
moins de dépendance à une source unique
les domaines à source unique sont signalés avant que le fournisseur ne s'en serve
- Des accords qui se transmettent
un changement d'acheteur ne fait pas reculer la catégorie de deux ans
ce qui a été convenu et les limites sont consignés
Nous commençons par une catégorie, idéalement une avec une négociation à venir.
- Étape 1
Nous assemblons la dépense
Toute la dépense de la catégorie, depuis chaque société et chaque système. C'est l'étape la plus difficile et la plus précieuse : le chiffre s'avère en général différent de ce qui était supposé.
- Étape 2
Un registre des fournisseurs et des recouvrements
Qui fournit quoi, où cela se recouvre, où vous avez une source unique. Matière pour une décision de consolidation.
- Étape 3
Matière de négociation
Historique des prix, structure, scénarios. Préparée en vue d'une négociation précise, pas à vide.
- Étape 4
Vérifier que les conditions sont appliquées
Si ce que vous avez négocié sert réellement. Cette étape révèle en général qu'une partie des économies n'est jamais arrivée dans les commandes.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Les négociations finiront-elles par être confiées à un système ?
Non, parce qu'une négociation est une conversation sur ce qui n'est pas dans les données : sur ce qu'un fournisseur peut faire si on le lui demande au bon moment. Le système prépare la base : volumes, historique des prix, ce qui a été convenu il y a un an. Un acheteur qui ne passe pas trois jours à assembler cette base mène plus d'entretiens, et mieux préparés.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
La gestion de catégorie n'est pas un usage à haut risque. Le point de vigilance est ailleurs : les données de prix des fournisseurs sont souvent couvertes par la confidentialité, et l'échange d'informations tarifaires entre entreprises a des limites en droit de la concurrence, et celles-ci s'appliquent quels que soient les outils.
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Étape suivante
Que dépensez-vous par an dans votre plus grande catégorie, au centime près ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble la préparation d'une négociation quand l'image de la catégorie s'assemble à partir de vos propres données et non d'estimations.