Rolle
Facility Management
Wer bemerkt zuerst, dass etwas im Gebäude nicht mehr funktioniert? Meist die Person, die es stört - also im Nachhinein. Die ganze vorbeugende Arbeit hängt davon ab, ob sich jemand entschließt, es zu melden.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wer bemerkt eine Störung im Gebäude zuerst?
Wenn ein Nutzer, reagieren Sie immer im Nachhinein. Manche Störungen lassen sich früher sehen - im Verbrauch, in der Reparaturhistorie, in Prüfterminen.
Wie lang ist der Weg von einer Meldung zur Reparatur?
Wenn die Meldung per E-Mail an eine Person geht, verlängert deren Abwesenheit diesen Weg um mehrere Tage - und inzwischen stört die Störung alle.
Was tun Sie nicht, obwohl Sie wissen, dass es getan werden muss?
Meist die Prüfungen, die nicht vorgeschrieben sind - und den Instandsetzungsplan. Störungen verdrängen die Vorbeugung, und dann verdrängt sich die Vorbeugung aus dem Budget.
Wann fällt die Entscheidung über eine Instandsetzung?
Wenn nach einem Ausfall, ist sie immer dringend und immer teurer. Ein Plan auf Basis der Reparaturhistorie erlaubt, diese Entscheidung vorzuziehen.
Wir übernehmen das Nachhalten, Sie behalten die Entscheidungen über das Gebäude
Meldungen zu bearbeiten, Prüftermine, das Register der Wartungsverträge und die Verbrauchsüberwachung lassen sich vom Schreibtisch nehmen. Entscheidungen über den Arbeitsumfang, die Wahl des Dienstleisters und die Prioritäten bleiben bei einem Menschen.
- Melden muss einfach sein. - Ein Foto und ein Ort. Je einfacher es ist, desto mehr Störungen erreichen Sie, bevor sie zu Ausfällen werden.
- Eine vorgeschriebene Prüfung wird ausnahmslos überwacht. - Durch Vorschriften gesetzte Termine sind keine Frage der Ordnung, sondern eine Frage der Nutzungstauglichkeit des Gebäudes.
- Die Reparaturhistorie baut den Plan. - Was dreimal im Jahr kaputtging, ist ein Kandidat für den Austausch und nicht für eine vierte Reparatur.
Umfang
Was sich aus dem Facility Management herausnehmen lässt
Achtzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Störungsmeldungen
- Eine einfache Meldung mit Foto und Ort
- Setzen einer Priorität nach der Auswirkung auf die Arbeit (Prüfung: der Spezialist)
- Leitung an den richtigen Dienstleister
- Ein Stand, sichtbar für den Melder
- Erkennen von Störungen, die sich am selben Ort wiederholen
Vorgeschriebene Prüfungen
- Ein Kalender der durch Vorschriften geforderten Prüfungen
- Erinnerungen früh genug, um einen Dienstleister zu buchen
- Ein Register der Protokolle und Empfehlungen
- Nachverfolgung der Umsetzung von Empfehlungen nach einer Prüfung
Wartungsverträge und Dienstleister
- Ein Register der Verträge mit Umfang und Terminen
- Prüfung der Rechnungen gegen den Vertrag
- Reparaturhistorie nach Dienstleister (Einschätzung: der Spezialist)
- Ein Register der Absprachen mit Dienstleistern
Verbrauch und Instandsetzungsplan
- Verbrauch nach Gebäude und Periode
- Verbrauchsüberwachung mit einem Signal bei Auffälligkeiten (Einschätzung: der Spezialist)
- Unterhaltskosten nach Gebäude
- Die Reparaturhistorie als Material für den Instandsetzungsplan
- Vorbereitung des Jahresplans (Entscheidung: der Spezialist und die Geschäftsführung)
Ein Arbeitstag
Heute
- Störungen werden per E-Mail, per Telefon und im Flur gemeldet
- Der Melder fragt nach dem Stand, weil er nicht weiß, ob es jemand bekommen hat
- Prüftermine überwachen Sie in einer Tabelle
- Sie erinnern sich an die wiederkehrenden Störungen, haben sie aber nicht zusammengefasst
- Auffälligkeiten im Verbrauch tauchen mit der Rechnung auf
- Der Instandsetzungsplan entsteht, wenn etwas endgültig kaputtgeht
Mit AI-Unterstützung
- Eine Störung wird mit Foto und Ort gemeldet, in ein paar Sekunden
- Der Stand ist sichtbar, ohne dass jemand Sie fragt
- Vorgeschriebene Prüfungen erinnern Sie im Voraus
- Wiederkehrende Störungen ergeben eine Liste von Austauschkandidaten
- Ungewöhnlicher Verbrauch meldet sich vor der Rechnung
- Der Instandsetzungsplan beruht auf Historie, nicht auf dem letzten Ausfall
- Zeit bis zur Behebung einer Störung
eine Reparatur wartet nicht auf eine Person
eine Meldung geht direkt an den richtigen Dienstleister
- Prüfungen termingerecht
ein Gebäude verliert seine Nutzungstauglichkeit nicht durch einen versäumten Termin
der Kalender ist in einem System, nicht in einer Tabelle
- Unterhaltskosten
weniger dringende Reparaturen
wiederkehrende Störungen tauchen als Muster auf
- Planbare Instandsetzung
der Plan kommt aus der Historie, nicht nach einem Ausfall
Reparaturen sind festgehalten und zusammengefasst
Wir beginnen mit Meldungen und Terminen.
- Schritt 1
Einfaches Melden von Störungen
Ein Foto und ein Ort. Wir messen, ob die Zahl der Meldungen wächst - wenn nicht, ist das Melden zu schwer.
- Schritt 2
Ein Kalender der vorgeschriebenen Prüfungen
Termine und Erinnerungen. Das größte Risiko zu den kleinsten Kosten beseitigt.
- Schritt 3
Verträge und Dienstleister
Ein Register der Verträge, der Absprachen und der Rechnungsprüfungen.
- Schritt 4
Verbrauch und Instandsetzungsplan
Verbrauchsüberwachung und die Reparaturhistorie als Grundlage des Jahresplans.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Braucht das Facility Management weniger Menschen?
Ein Gebäude zu betreiben ist großenteils Arbeit vor Ort und die nimmt niemand weg. Wir übernehmen die Bearbeitung der Meldungen, das Überwachen der vorgeschriebenen Prüfungen und das Abrechnen mit Dienstleistern - also das, was den Koordinator am Schreibtisch hält. Weniger Zeit am Schreibtisch heißt meist mehr Begehungen und weniger von Nutzern gefundene Störungen.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Facility Management ist keine Hochrisiko-Anwendung. Zu beachten ist die Überwachung: Systeme, die den Raum beobachten, in dem Menschen arbeiten, haben eigene Anforderungen - deshalb halten wir die Verbrauchsüberwachung weit entfernt von der Beobachtung von Menschen.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Welche Störung kehrt trotz wiederholter Reparaturen am häufigsten wieder?
Wir zeigen Ihnen, wie der Betrieb eines Gebäudes aussieht, wenn eine Meldung ein paar Sekunden kostet und der Instandsetzungsplan auf der Reparaturhistorie beruht.