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Facility management
Qui remarque le premier que quelque chose dans le bâtiment a cessé de fonctionner ? En général la personne que cela dérange, c'est-à-dire après coup. Tout le travail de prévention repose sur le fait que quelqu'un décide de le signaler.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Qui remarque le premier une panne dans le bâtiment ?
Si c'est un occupant, vous réagissez toujours après coup. Certaines pannes se voient plus tôt : dans la consommation des fluides, dans l'historique des réparations, dans les dates de contrôle.
Quelle est la longueur du chemin entre un signalement et une réparation ?
Si le signalement part par courriel à une seule personne, son absence allonge ce chemin de plusieurs jours, et entre-temps la panne dérange tout le monde.
Qu'est-ce que vous ne faites pas, tout en sachant qu'il le faudrait ?
En général les contrôles qui ne sont pas obligatoires, et le plan de travaux. Les pannes chassent la prévention, et ensuite la prévention se chasse elle-même du budget.
Quand se prend la décision de faire des travaux ?
Si c'est après une panne, c'est toujours urgent et toujours plus cher. Un plan fondé sur l'historique des réparations permet d'anticiper cette décision.
Nous prenons le suivi, vous gardez les décisions sur le bâtiment
Gérer les signalements, les dates de contrôle, le registre des contrats de maintenance et la surveillance des consommations peuvent être retirés du bureau. Les décisions sur l'étendue des travaux, le choix du prestataire et les priorités restent à une personne.
- Signaler doit être simple. - Une photo et une localisation. Plus c'est simple, plus de pannes vous parviennent avant de devenir des défaillances.
- Un contrôle obligatoire est surveillé sans exception. - Les dates fixées par la réglementation ne sont pas une affaire de rangement, c'est une affaire d'aptitude du bâtiment à l'usage.
- L'historique des réparations construit le plan. - Ce qui est tombé en panne trois fois dans l'année est candidat au remplacement et non à une quatrième réparation.
Périmètre
Ce qui peut être retiré du facility management
Dix-huit tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Signalements de pannes
- Un signalement simple avec photo et localisation
- Fixer une priorité selon l'effet sur le travail (vérification : le spécialiste)
- Acheminement vers le bon prestataire ou fournisseur de service
- Statut visible pour celui qui a signalé
- Détection des pannes qui se répètent au même endroit
Contrôles obligatoires
- Un calendrier des contrôles exigés par la réglementation
- Des rappels assez tôt pour réserver un prestataire
- Un registre des rapports et des recommandations
- Suivi de la mise en œuvre des recommandations après contrôle
Contrats de maintenance et prestataires
- Un registre des contrats avec leur étendue et leurs dates
- Vérification des factures au regard du contrat
- Historique des réparations par prestataire (appréciation : le spécialiste)
- Un registre des arrangements avec les prestataires
Fluides et plan de travaux
- Consommation des fluides par bâtiment et par période
- Surveillance de la consommation avec un signal en cas d'anomalie (appréciation : le spécialiste)
- Coûts d'entretien par bâtiment
- L'historique des réparations comme matière pour le plan de travaux
- Préparation du plan annuel (décision : le spécialiste et la direction)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les pannes se signalent par courriel, par téléphone et dans le couloir
- Celui qui a signalé demande où cela en est, parce qu'il ne sait pas si quelqu'un l'a reçu
- Vous surveillez les dates de contrôle dans un tableur
- Vous vous rappelez les pannes qui se répètent, mais vous ne les avez pas récapitulées
- Les anomalies de consommation apparaissent avec la facture
- Le plan de travaux apparaît quand quelque chose casse pour de bon
Avec l'assistance de l'IA
- Une panne se signale avec photo et localisation, en une dizaine de secondes
- Le statut se voit sans que personne vous le demande
- Les contrôles obligatoires vous rappellent à l'avance
- Les pannes qui se répètent forment une liste de candidats au remplacement
- Une consommation inhabituelle s'annonce avant la facture
- Le plan de travaux repose sur l'historique et non sur la dernière défaillance
- Délai de réparation d'une panne
une réparation n'attend pas une seule personne
un signalement part directement au bon prestataire
- Contrôles à temps
un bâtiment ne perd pas son aptitude à l'usage pour une date manquée
le calendrier est dans un système, pas dans un tableur
- Le coût de l'entretien
moins de réparations urgentes
les pannes récurrentes apparaissent comme un motif
- Des travaux prévisibles
le plan vient de l'historique et non d'après une défaillance
les réparations sont consignées et récapitulées
Nous commençons par les signalements et les dates.
- Étape 1
Un signalement de panne simple
Une photo et une localisation. Nous mesurons si le nombre de signalements augmente ; s'il n'augmente pas, signaler est trop difficile.
- Étape 2
Un calendrier des contrôles obligatoires
Dates et rappels. Le plus grand risque supprimé au moindre coût.
- Étape 3
Contrats et prestataires
Un registre des contrats, des arrangements et des vérifications de factures.
- Étape 4
Fluides et plan de travaux
Surveillance de la consommation et historique des réparations comme base du plan annuel.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Le facility management exigera-t-il moins de monde ?
Gérer un bâtiment, c'est en bonne partie du travail sur place et personne ne le retire. Nous prenons la gestion des signalements, la surveillance des contrôles obligatoires et le solde avec les prestataires, c'est-à-dire ce qui retient le coordinateur à un bureau. Moins de temps au bureau veut en général dire plus de rondes et moins de pannes trouvées par les occupants.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Le facility management n'est pas un usage à haut risque. Le point de vigilance, c'est la vidéosurveillance : les systèmes qui observent l'espace où les gens travaillent ont des exigences distinctes, et c'est pourquoi nous tenons la surveillance des consommations bien à l'écart de l'observation des personnes.
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Étape suivante
Quelle panne revient le plus souvent malgré des réparations répétées ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble la gestion d'un bâtiment quand signaler prend une dizaine de secondes et que le plan de travaux repose sur l'historique des réparations.