Puesto
Administración de fincas
¿Con cuánta rapidez os enteráis de una avería en un edificio: por un sistema o por la tercera llamada de un inquilino? La primera hora decide si es una avería o un asunto.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Con cuánta rapidez os enteráis de una avería?
Y si el primer contacto es un aviso o una reclamación después de que el anterior no quedara registrado en ninguna parte.
¿Cuántas veces comunica el mismo inquilino el mismo asunto?
Si es a menudo, los avisos no tienen estado y nadie sabe qué pasó con ellos.
¿Cuándo se decide una reparación que supera el presupuesto?
Si cada una exige contacto con la propiedad, el tiempo de respuesta depende de su agenda.
¿Qué es lo que no hacéis aunque sabéis que deberíais?
Normalmente: las inspecciones y el mantenimiento previsto, porque los avisos del día a día siempre son más urgentes.
Nos quedamos con los avisos y las fechas, vosotros con las decisiones sobre el inmueble
Recibir avisos, asignar contratistas, vigilar las fechas de los contratos de arrendamiento y las liquidaciones se pueden quitar del escritorio. Las decisiones sobre el alcance de las obras y sobre el presupuesto se quedan con el administrador y la propiedad.
- Un aviso tiene un estado visible para el inquilino. - Eso quita la mayor parte de las reclamaciones, porque una reclamación suele ser una pregunta por el estado.
- Las fechas de los arrendamientos se vigilan. - Indexación, preaviso, prórrogas, con antelación suficiente para una conversación y no para una reacción.
- Una inspección prevista tiene su propio sitio en el calendario. - Separado de los avisos del día a día, porque de otro modo siempre pierde.
Alcance
Qué se puede quitar de la administración de un inmueble
Veintiuna tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos al tipo de edificios que llevéis.
Avisos de los inquilinos
- Una sola vía de aviso sea cual sea el canal
- Una categoría y una urgencia iniciales (corrección: el administrador)
- Asignación a un contratista por tipo de avería
- Estado visible para quien avisó
- Un resumen de los avisos que se repiten en el mismo sitio
Arrendamientos y fechas
- Un registro de arrendamientos con sus fechas y condiciones
- Una señal sobre una fecha de preaviso o de prórroga que se acerca
- Fechas de indexación de la renta
- Señalar los arrendamientos con condiciones que se apartan del estándar
Renta y cobros
- Calcular la renta según el contrato y el índice de indexación
- Una señal sobre un pago tardío con su antigüedad
- Cobros resumidos por inquilino y edificio
- Material para una conversación sobre impagos (la conversación: el administrador)
Inspecciones y mantenimiento
- Un calendario de las inspecciones exigidas por la normativa
- Una señal cuando se acerca una fecha de inspección
- El historial de obras por instalación y parte del edificio
- Confirmación de ejecución con el documento
El presupuesto del inmueble
- Cumplimiento del presupuesto por partida
- Una señal sobre una partida que se acerca a su límite
- Costes no previstos, expuestos (valoración: el administrador)
- Material para una conversación con la propiedad
Un día de trabajo
Hoy
- Los avisos llegan por teléfono, por correo y por seguridad
- Un inquilino vuelve a llamar porque no sabe qué pasa con su asunto
- Vigiláis las fechas de los arrendamientos en una hoja de cálculo y un calendario
- Aplazáis las inspecciones previstas, porque los avisos son más urgentes
- Preparáis a mano las liquidaciones de gastos comunes de cada inquilino
- Veis una desviación de presupuesto en el cierre del periodo
Con asistencia de IA
- Los avisos entran por una sola vía, con un estado visible para el inquilino
- Las averías que se repiten en el mismo sitio están señaladas
- Las fechas de los arrendamientos avisan con antelación
- Una inspección prevista tiene su propio calendario y una señal sobre la fecha
- Las liquidaciones de gastos comunes tienen borrador y vosotros las aprobáis
- Una partida presupuestaria que se acerca a su límite se anuncia sola
- Tiempo de respuesta a un aviso
menos asuntos esperando sin asignación
un aviso va directo a un contratista
- Liquidaciones a tiempo
las liquidaciones de gastos comunes no llegan semanas tarde
los cálculos y los resúmenes tienen borrador
- Cumplimiento del presupuesto
menos desviaciones descubiertas a posteriori
las partidas que se acercan a su límite se señalan
- Retención de inquilinos
menos frustración por no tener información sobre un asunto
el estado de un aviso se ve
Empezamos por los avisos, porque se llevan la mayor parte del día y son lo que más afecta a la relación con el inquilino.
- Paso 1
Una sola vía de aviso con estado
Los canales reunidos, asignación de contratista, estado visible para quien avisó.
- Paso 2
Las fechas de los arrendamientos
Preaviso, prórrogas, indexación, con antelación.
- Paso 3
Inspecciones y mantenimiento
Un calendario de las inspecciones exigidas por la normativa, separado de los avisos del día a día.
- Paso 4
Liquidaciones y presupuesto
Cálculos, estados para los inquilinos, cumplimiento del presupuesto. Al final, porque requiere los arrendamientos ordenados.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto de liquidar los suministros de un edificio?
Allí el asunto es conciliar tres cifras: las lecturas, la factura del proveedor y lo que se repercute a los ocupantes. Aquí es el edificio entero, los arrendamientos, el presupuesto y la relación con la propiedad. Liquidar suministros es una de las cosas que un administrador encarga o supervisa más que algo que hace.
¿En qué se diferencia esto de llevar un edificio técnicamente?
El facility management se concentra en mantener el edificio y sus instalaciones. El administrador responde además de la relación con los inquilinos, de los arrendamientos, de las liquidaciones y del resultado financiero del inmueble, lo que significa un tipo de decisión completamente distinto.
¿Seguirá haciendo falta un administrador de fincas?
Administrar un inmueble es una relación con los inquilinos y decisiones sobre el edificio, y las dos cosas necesitan a una persona in situ. Nos quedamos con gestionar los avisos, las fechas de los arrendamientos y las liquidaciones. Un administrador que no pasa el día contestando llamadas lleva más edificios, o los lleva mejor, y esa es una conversación que merece tener con la propiedad.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La administración de fincas no es un uso de alto riesgo. Conviene saber, eso sí, que evaluar la solvencia de inquilinos que son personas físicas se acerca al área de la calificación crediticia, que la normativa trata como de alto riesgo, y por eso no incluimos esas evaluaciones en el alcance.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántos avisos de inquilinos no tienen hoy contratista asignado?
Os enseñaremos cómo es administrar un inmueble cuando un aviso tiene estado y las fechas de los arrendamientos avisan con antelación.