Rolle
Immobilienverwalter
Wie schnell erfahren Sie von einem Schaden in einem Gebäude - aus einem System oder beim dritten Anruf eines Mieters? Die erste Stunde entscheidet, ob es ein Schaden ist oder ein Fall.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wie schnell erfahren Sie von einem Schaden?
Und ob der erste Kontakt eine Meldung ist oder eine Nachfrage, weil die vorige nirgends festgehalten wurde.
Wie oft meldet derselbe Mieter dieselbe Sache?
Wenn oft, haben die Meldungen keinen Stand und niemand weiß, was aus ihnen geworden ist.
Wann wird eine Reparatur entschieden, die das Budget übersteigt?
Wenn jede einen Kontakt mit dem Eigentümer braucht, hängt die Reaktionszeit an seinem Kalender.
Was tun Sie nicht, obwohl Sie wissen, dass Sie es sollten?
Meist: Prüfungen und geplante Wartung - weil die Meldungen des Alltags immer dringender sind.
Wir übernehmen Meldungen und Termine, Sie behalten die Entscheidungen über die Immobilie
Meldungen anzunehmen, Dienstleister zuzuweisen, die Termine aus den Mietverträgen und die Abrechnungen zu überwachen, lässt sich vom Schreibtisch nehmen. Entscheidungen über den Arbeitsumfang und über das Budget bleiben beim Verwalter und beim Eigentümer.
- Eine Meldung hat einen für den Mieter sichtbaren Stand. - Das nimmt den größten Teil der Nachfragen weg, denn eine Nachfrage ist meist eine Frage nach dem Stand.
- Die Termine aus den Mietverträgen werden überwacht. - Indexierung, Kündigung, Verlängerungen - früh genug für ein Gespräch statt für eine Reaktion.
- Eine geplante Prüfung hat ihren eigenen Platz im Kalender. - Getrennt von den Meldungen des Alltags, denn sonst verliert sie immer.
Umfang
Was sich aus der Verwaltung einer Immobilie herausnehmen lässt
Einundzwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an die Art Ihrer Gebäude an.
Meldungen der Mieter
- Ein Meldeweg, gleich über welchen Kanal
- Eine erste Kategorie und Dringlichkeit (Korrektur: der Verwalter)
- Zuweisung an einen Dienstleister nach Schadensart
- Ein für den Melder sichtbarer Stand
- Eine Übersicht der Meldungen, die an derselben Stelle wiederkehren
Mietverträge und Termine
- Ein Register der Mietverträge mit ihren Terminen und Konditionen
- Ein Signal über einen näher rückenden Kündigungs- oder Verlängerungstermin
- Die Termine der Mietindexierung
- Hinweis auf Mietverträge mit vom Standard abweichenden Konditionen
Mieten und Forderungen
- Berechnung der Miete nach dem Mietvertrag und dem Indexierungswert
- Ein Signal über eine verspätete Zahlung mit ihrer Altersstruktur
- Die Forderungen zusammengefasst nach Mieter und Gebäude
- Material für ein Gespräch über Rückstände (das Gespräch: der Verwalter)
Prüfungen und Wartung
- Ein Kalender der durch Vorschriften geforderten Prüfungen
- Ein Signal, wenn ein Prüftermin näher rückt
- Die Historie der Arbeiten nach Installation und Gebäudeteil
- Eine Bestätigung der Durchführung mit dem Dokument
Das Budget der Immobilie
- Die Budgeterfüllung nach Position
- Ein Signal über eine Position, die ihrer Grenze nahekommt
- Die ungeplanten Kosten, aufgefächert (Einschätzung: der Verwalter)
- Material für ein Gespräch mit dem Eigentümer
Ein Arbeitstag
Heute
- Meldungen kommen per Telefon, per E-Mail und über den Werkschutz
- Ein Mieter ruft erneut an, weil er nicht weiß, wie es um sein Anliegen steht
- Die Termine aus den Mietverträgen überwachen Sie in einer Tabelle und einem Kalender
- Sie schieben geplante Prüfungen auf, weil die Meldungen dringender sind
- Die Nebenkostenabrechnungen erstellen Sie von Hand für jeden Mieter
- Eine Budgetüberschreitung sehen Sie beim Periodenabschluss
Mit AI-Unterstützung
- Meldungen kommen über einen Weg herein, mit einem für den Mieter sichtbaren Stand
- An derselben Stelle wiederkehrende Schäden werden aufgezeigt
- Die Termine aus den Mietverträgen erinnern Sie im Voraus
- Eine geplante Prüfung hat ihren eigenen Kalender und ein Signal über den Termin
- Die Nebenkostenabrechnungen haben einen Entwurf, Sie geben sie frei
- Eine Budgetposition nahe ihrer Grenze meldet sich selbst
- Reaktionszeit auf eine Meldung
weniger Anliegen warten ohne Zuweisung
eine Meldung geht direkt an einen Dienstleister
- Pünktliche Abrechnungen
die Nebenkostenabrechnungen haben keine Wochen Verzug
die Berechnungen und Übersichten haben einen Entwurf
- Die Budgeterfüllung
weniger im Nachhinein entdeckte Überschreitungen
Positionen nahe ihrer Grenze werden gemeldet
- Mieter halten
weniger Frust aus fehlender Information über ein Anliegen
der Stand einer Meldung ist sichtbar
Wir beginnen mit den Meldungen, weil sie den größten Teil des Tages nehmen und die Beziehung zu den Mietern am stärksten berühren.
- Schritt 1
Ein Meldeweg mit einem Stand
Die Kanäle zusammengeführt, die Zuweisung an einen Dienstleister, ein für den Melder sichtbarer Stand.
- Schritt 2
Die Termine aus den Mietverträgen
Kündigung, Verlängerungen, Indexierung - im Voraus.
- Schritt 3
Prüfungen und Wartung
Ein Kalender der durch Vorschriften geforderten Prüfungen, getrennt von den Meldungen des Alltags.
- Schritt 4
Abrechnungen und Budget
Berechnungen, Abrechnungen für die Mieter, Budgeterfüllung. Zuletzt, weil es geordnete Mietverträge voraussetzt.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Worin unterscheidet sich das von der Nebenkostenabrechnung in einem Gebäude?
Dort ist der Gegenstand der Abgleich dreier Zahlen: die Ablesungen, die Rechnung des Versorgers und das, was den Nutzern berechnet wird. Hier ist es das ganze Gebäude, die Mietverträge, das Budget und die Beziehung zum Eigentümer. Die Nebenkostenabrechnung ist eine der Sachen, die ein Verwalter beauftragt oder beaufsichtigt, und nicht das, was er tut.
Worin unterscheidet sich das von der technischen Gebäudebetreuung?
Das Facility Management konzentriert sich auf den Erhalt des Gebäudes und seiner Installationen. Der Verwalter verantwortet zusätzlich die Beziehung zu den Mietern, die Mietverträge, die Abrechnungen und das finanzielle Ergebnis des Objekts - was eine völlig andere Art von Entscheidung bedeutet.
Wird ein Immobilienverwalter weiterhin gebraucht?
Eine Immobilie zu verwalten ist eine Beziehung zu Mietern und Entscheidungen über das Gebäude - beides braucht einen Menschen vor Ort. Wir übernehmen die Bearbeitung der Meldungen, die Termine aus den Mietverträgen und die Abrechnungen. Ein Verwalter, der den Tag nicht am Telefon verbringt, führt mehr Gebäude oder führt sie besser - und das ist ein Gespräch, das sich mit dem Eigentümer zu führen lohnt.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Immobilienverwaltung ist keine Hochrisiko-Anwendung. Es lohnt sich allerdings zu wissen, dass die Bewertung der Zahlungsfähigkeit von Mietern, die Privatpersonen sind, dem Bereich des Kredit-Scorings nahekommt, den die Vorschriften als hohes Risiko behandeln - und deshalb nehmen wir solche Bewertungen nicht in den Umfang auf.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Mietermeldungen haben heute keinen zugewiesenen Dienstleister?
Wir zeigen Ihnen, wie die Verwaltung einer Immobilie aussieht, wenn eine Meldung einen Stand hat und die Termine aus den Mietverträgen Sie im Voraus erinnern.