Stanowisko
Zarządca nieruchomości
Jak szybko dowiadujecie się o usterce w budynku - z systemu czy z trzeciego telefonu od najemcy? Pierwsza godzina decyduje o tym, czy to usterka, czy sprawa.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Jak szybko dowiadujecie się o usterce?
I czy pierwszy kontakt jest zgłoszeniem, czy ponagleniem po tym, jak poprzednie nie zostało nigdzie zapisane.
Ile razy ten sam najemca zgłasza tę samą sprawę?
Jeśli często, to zgłoszenia nie mają statusu i nikt nie wie, co się z nimi stało.
Kiedy zapada decyzja o naprawie wykraczającej poza budżet?
Jeśli każda wymaga kontaktu z właścicielem, to czas reakcji zależy od jego kalendarza.
Czego nie robicie, choć wiecie, że trzeba?
Zwykle: przeglądów i konserwacji planowych - bo zgłoszenia bieżące zawsze są pilniejsze.
Zdejmujemy obsługę zgłoszeń i terminów, zostawiamy decyzje o nieruchomości
Przyjmowanie zgłoszeń, przydział wykonawcom, pilnowanie terminów umownych i rozliczenia dają się odciążyć. Decyzje o zakresie prac i o budżecie zostają przy zarządcy i właścicielu.
- Zgłoszenie ma status widoczny dla najemcy. - To usuwa większość ponagleń, bo ponaglenie jest zwykle pytaniem o status.
- Terminy z umów najmu są pilnowane. - Indeksacje, wypowiedzenia, przedłużenia - z wyprzedzeniem pozwalającym na rozmowę, a nie na reakcję.
- Przegląd planowy ma swoje miejsce w kalendarzu. - Osobne od zgłoszeń bieżących, bo inaczej zawsze przegra.
Zakres
Co da się odciążyć w zarządzaniu nieruchomością
Dwadzieścia jeden przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do rodzaju Waszych obiektów.
Zgłoszenia najemców
- Jedna droga zgłoszenia niezależnie od kanału
- Kategoria i pilność wstępna (korekta: zarządca)
- Przydział do wykonawcy wedle rodzaju usterki
- Status widoczny dla zgłaszającego
- Zestawienie zgłoszeń powtarzających się w tym samym miejscu
Umowy najmu i terminy
- Rejestr umów z terminami i warunkami
- Sygnał o zbliżającym się terminie wypowiedzenia albo przedłużenia
- Terminy indeksacji czynszu
- Wskazanie umów o warunkach odbiegających od standardu
Czynsz i należności
- Naliczenie czynszu wedle umowy i wskaźnika indeksacji
- Sygnał o opóźnieniu płatności z wiekowaniem
- Zestawienie należności wedle najemców i obiektów
- Materiał do rozmowy o zaległości (rozmowa: zarządca)
Przeglądy i konserwacja
- Kalendarz przeglądów wymaganych przepisami
- Sygnał o przeglądzie zbliżającym się do terminu
- Historia prac wedle instalacji i części budynku
- Potwierdzenie wykonania z dokumentem
Budżet nieruchomości
- Wykonanie budżetu wedle pozycji
- Sygnał o pozycji zbliżającej się do limitu
- Zestawienie kosztów nieplanowanych (ocena: zarządca)
- Materiał do rozmowy z właścicielem
Dzień pracy
Dzisiaj
- Zgłoszenia przychodzą telefonem, mailem i przez ochronę
- Najemca dzwoni ponownie, bo nie wie, co się dzieje ze sprawą
- Terminy z umów pilnujecie w arkuszu i w kalendarzu
- Przeglądy planowe przesuwacie, bo zgłoszenia są pilniejsze
- Rozliczenia opłat przygotowujecie ręcznie dla każdego najemcy
- Przekroczenie budżetu widzicie przy zamknięciu okresu
Z asystą AI
- Zgłoszenia wchodzą jedną drogą, ze statusem widocznym dla najemcy
- Powtarzające się usterki w tym samym miejscu są wskazane
- Terminy z umów przypominają się z wyprzedzeniem
- Przegląd planowy ma własny kalendarz i sygnał o terminie
- Rozliczenia opłat mają projekt, Wy je zatwierdzacie
- Pozycja budżetu zbliżająca się do limitu zgłasza się sama
- Czas reakcji na zgłoszenie
mniej spraw czekających bez przydziału
zgłoszenie od razu trafia do wykonawcy
- Terminowość rozliczeń
rozliczenia opłat nie opóźniają się o tygodnie
naliczenia i zestawienia mają projekt
- Wykonanie budżetu
mniej przekroczeń odkrywanych po fakcie
pozycje zbliżające się do limitu są sygnalizowane
- Utrzymanie najemców
mniej frustracji z braku informacji o sprawie
status zgłoszenia jest widoczny
Zaczynamy od zgłoszeń, bo one zajmują najwięcej dnia i najbardziej wpływają na relację z najemcą.
- Krok 1
Jedna droga zgłoszenia ze statusem
Kanały zebrane w jedno, przydział wykonawcy, status widoczny dla zgłaszającego.
- Krok 2
Terminy z umów najmu
Wypowiedzenia, przedłużenia, indeksacje - z wyprzedzeniem.
- Krok 3
Przeglądy i konserwacja
Kalendarz przeglądów wymaganych przepisami, osobny od zgłoszeń bieżących.
- Krok 4
Rozliczenia i budżet
Naliczenia, zestawienia dla najemców, wykonanie budżetu. Na końcu, bo wymaga uporządkowanych umów.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czym to się różni od rozliczania mediów w budynku?
Tam przedmiotem jest uzgodnienie trzech liczb: odczytów, faktury dostawcy i obciążenia odbiorców. Tu - cały budynek, umowy najmu, budżet i relacja z właścicielem. Rozliczenie mediów jest jedną z rzeczy, które zarządca zleca albo nadzoruje, a nie tym, czym się zajmuje.
Czym to się różni od zarządzania obiektem od strony technicznej?
Facility koncentruje się na utrzymaniu budynku i jego instalacji. Zarządca odpowiada dodatkowo za relację z najemcami, umowy, rozliczenia i wynik finansowy nieruchomości - a to oznacza zupełnie inny rodzaj decyzji.
Czy zarządca będzie jeszcze potrzebny?
Zarządzanie nieruchomością to relacja z najemcami i decyzje o budynku - jedno i drugie wymaga człowieka na miejscu. Odciążamy obsługę zgłoszeń, terminy z umów i rozliczenia. Zarządca, który nie spędza dnia na przyjmowaniu telefonów, obsługuje więcej obiektów albo obsługuje je lepiej - i to jest rozmowa, którą warto odbyć z właścicielem.
Czy to podlega AI Act?
Zarządzanie nieruchomościami nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Warto natomiast wiedzieć, że ocena wiarygodności najemców będących osobami fizycznymi zbliża się do obszaru oceny zdolności kredytowej, który przepisy traktują jako wysokie ryzyko - dlatego takich ocen nie włączamy do zakresu.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile zgłoszeń od najemców jest u Was dziś bez przydzielonego wykonawcy?
Pokażemy Wam, jak wygląda zarządzanie nieruchomością, w którym zgłoszenie ma status, a terminy z umów przypominają się z wyprzedzeniem.