Poste
Gestionnaire immobilier
Combien de temps mettez-vous à apprendre une avarie dans un immeuble - par un système, ou au troisième appel d'un locataire ? La première heure décide s'il s'agit d'une avarie ou d'une affaire.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Combien de temps mettez-vous à apprendre une avarie ?
Et si le premier contact est un signalement ou une relance parce que le précédent n'a été consigné nulle part.
Combien de fois le même locataire signale-t-il la même chose ?
Si c'est souvent, les signalements n'ont pas de statut et personne ne sait ce qu'ils sont devenus.
Quand se décide une réparation qui dépasse le budget ?
Si chacune demande un contact avec le propriétaire, le délai de réponse dépend de son agenda.
Que ne faites-vous pas, bien que vous sachiez qu'il le faudrait ?
En général : les contrôles réglementaires et la maintenance planifiée - parce que les signalements du quotidien sont toujours plus urgents.
Nous prenons les signalements et les échéances, vous gardez les décisions sur l'immeuble
Recevoir les signalements, affecter les prestataires, suivre les échéances des baux et les décomptes peuvent être retirés du bureau. Les décisions sur l'étendue des travaux et sur le budget restent au gestionnaire et au propriétaire.
- Un signalement a un statut visible par le locataire. - Cela supprime l'essentiel des relances, parce qu'une relance est en général une question sur l'état d'avancement.
- Les échéances des baux sont suivies. - Indexation, congé, reconductions - assez tôt pour une conversation plutôt qu'une réaction.
- Un contrôle planifié a sa propre place au calendrier. - Séparé des signalements du quotidien, parce qu'autrement il perd toujours.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de la gestion d'un immeuble
Vingt et une tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons au type d'immeubles que vous gérez.
Signalements des locataires
- Une voie de signalement unique quel que soit le canal
- Une catégorie et une urgence initiales (correction : le gestionnaire)
- Affectation à un prestataire selon le type d'avarie
- Un statut visible par celui qui a signalé
- Un récapitulatif des signalements qui reviennent au même endroit
Baux et échéances
- Un registre des baux avec leurs échéances et leurs conditions
- Un signal sur une échéance de congé ou de reconduction qui approche
- Les dates d'indexation des loyers
- Signalement des baux aux conditions s'écartant du standard
Loyers et créances
- Calcul du loyer selon le bail et de l'indice d'indexation
- Un signal sur un paiement en retard avec son ancienneté
- Les créances récapitulées par locataire et par immeuble
- De la matière pour une conversation sur les arriérés (la conversation : le gestionnaire)
Contrôles et maintenance
- Un calendrier des contrôles exigés par la réglementation
- Un signal quand une date de contrôle approche
- L'historique des travaux par installation et par partie de l'immeuble
- Une confirmation de réalisation avec le document
Le budget de l'immeuble
- L'exécution du budget par ligne
- Un signal sur une ligne qui approche sa limite
- Les coûts non prévus, posés (appréciation : le gestionnaire)
- De la matière pour une conversation avec le propriétaire
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les signalements arrivent par téléphone, par courriel et par le gardiennage
- Un locataire rappelle parce qu'il ne sait pas où en est son affaire
- Vous suivez les échéances des baux dans un tableur et un agenda
- Vous repoussez les contrôles planifiés, parce que les signalements sont plus urgents
- Vous préparez les décomptes de charges à la main pour chaque locataire
- Vous voyez un dépassement de budget à la clôture de période
Avec l'assistance de l'IA
- Les signalements entrent par une voie unique, avec un statut visible par le locataire
- Les avaries qui reviennent au même endroit sont signalées
- Les échéances des baux vous rappellent à l'avance
- Un contrôle planifié a son propre calendrier et un signal sur la date
- Les décomptes de charges ont un projet, vous les validez
- Une ligne budgétaire qui approche sa limite se signale
- Délai de réponse à un signalement
moins d'affaires en attente sans affectation
un signalement va directement à un prestataire
- Des décomptes à l'heure
les décomptes de charges n'ont pas des semaines de retard
les calculs et les récapitulatifs ont un projet
- L'exécution du budget
moins de dépassements découverts après coup
les lignes qui approchent leur limite sont signalées
- Garder les locataires
moins de frustration faute d'information sur une affaire
le statut d'un signalement se voit
Nous commençons par les signalements, parce qu'ils prennent le plus de la journée et touchent le plus la relation avec les locataires.
- Étape 1
Une voie de signalement unique avec un statut
Les canaux réunis, l'affectation à un prestataire, un statut visible par celui qui a signalé.
- Étape 2
Les échéances des baux
Congé, reconductions, indexation - à l'avance.
- Étape 3
Contrôles et maintenance
Un calendrier des contrôles exigés par la réglementation, séparé des signalements du quotidien.
- Étape 4
Décomptes et budget
Calculs, décomptes pour les locataires, exécution du budget. En dernier, parce que cela exige des baux en ordre.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
En quoi est-ce différent du décompte des charges dans un immeuble ?
Là, le sujet est le rapprochement de trois chiffres : les relevés, la facture du fournisseur et ce qui est facturé aux occupants. Ici, c'est tout l'immeuble, les baux, le budget et la relation avec le propriétaire. Le décompte des charges est une des choses qu'un gestionnaire commande ou supervise plutôt que ce qu'il fait.
En quoi est-ce différent de la gestion technique d'un immeuble ?
Le facility management se concentre sur l'entretien de l'immeuble et de ses installations. Le gestionnaire répond en plus de la relation avec les locataires, des baux, des décomptes et du résultat financier du bien - ce qui veut dire un tout autre genre de décision.
Un gestionnaire immobilier sera-t-il encore nécessaire ?
Gérer un immeuble, c'est une relation avec des locataires et des décisions sur le bâtiment - les deux demandent une personne sur place. Nous prenons le traitement des signalements, les échéances des baux et les décomptes. Un gestionnaire qui ne passe pas sa journée à répondre au téléphone gère plus d'immeubles, ou les gère mieux - et c'est une conversation qui vaut la peine d'être menée avec le propriétaire.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
La gestion immobilière n'est pas un usage à haut risque. Il vaut toutefois la peine de savoir qu'évaluer la solvabilité de locataires particuliers s'approche du domaine du scoring de crédit, que la réglementation traite comme à haut risque - et c'est pourquoi nous n'incluons pas de telles évaluations dans le périmètre.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Combien de signalements de locataires n'ont aujourd'hui aucun prestataire affecté ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble la gestion d'un immeuble quand un signalement a un statut et que les échéances des baux vous rappellent à l'avance.