Puesto
Analista de datos
¿Quién responde cuando la dirección pide una cifra que no está en ningún informe? Normalmente una sola persona, y normalmente tiene que reunirla antes desde cinco sistemas, cada uno de los cuales llama a lo mismo de otra manera.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Quién responde a las preguntas sobre datos en vuestra empresa?
Si es una sola persona, es el cuello de botella de toda la organización, y cada vacación suya es una semana sin respuestas a preguntas que parecen sencillas.
¿Cuántas veces al mes respondéis a la misma pregunta?
Si es a menudo, significa que las respuestas son de un solo uso. Se producen, van a un correo y desaparecen, y la vez siguiente las reunís otra vez desde las mismas fuentes.
¿Cuánto tarda una pregunta nueva en recibir respuesta?
A tres días, la decisión o se toma sin datos o espera. Las dos cosas salen caras, y las dos parecen un problema del analista aunque son un problema de acceso a los datos.
¿Qué es lo que no hacéis aunque sabéis que hay que hacerlo?
Normalmente: describir los términos, la documentación, ordenar el glosario. Las tareas que nadie encarga y sin las cuales cada respuesta siguiente cuesta lo mismo que la primera.
Nos quedamos con reunir, vosotros con las preguntas difíciles
Extraer los datos de las fuentes, vigilar su calidad y atender las preguntas repetidas se pueden quitar del escritorio. Las preguntas sin respuesta preparada se quedan con el analista, y de eso se trata.
- Un término tiene un significado. - Margen, cliente, pedido: cada uno con una definición registrada y visible junto a la cifra. Dos departamentos dejan entonces de discutir sobre quién calcula bien.
- Una pregunta repetida deja de ser una pregunta a una persona. - Recibe un resumen preparado al que quien pregunta llega por sí mismo. El analista vuelve a las preguntas que de verdad exigen pensar.
- Un dato que falta se muestra como ausente. - No como un cero ni como una aproximación. Es la única respuesta honesta y, en decisiones financieras, también la más segura.
Alcance
Qué se puede quitar del escritorio de un analista
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Obtención de los datos de las fuentes
- Extraer periódicamente los datos de los sistemas a un solo sitio
- Una comprobación de integridad: detectar periodos y fuentes que faltan
- Una alerta cuando los datos dejan de llegar o cambia la estructura de una fuente
- Un historial de los cambios en la configuración de los sistemas de origen
- Marcar los periodos alterados por una migración o una implantación
El glosario de términos
- Un registro de definiciones con el responsable de cada término
- Señalar los lugares donde el mismo término se calcula de otra manera (resolución: el analista)
- Documentar cómo cambió una definición con el tiempo
- Un resumen de qué informes y decisiones descansan sobre qué definición
- Detectar los informes que usan una definición retirada
Reporting de autoservicio
- Resúmenes disponibles para quienes antes preguntaban al analista
- Un informe recurrente con forma fija (conclusiones: el analista)
- Una comparación de los cambios frente al periodo anterior
- Una descripción de qué muestra un informe y qué no
- Monitorizar qué informes se abren de verdad
Preguntas puntuales y calidad de los datos
- Un registro de las preguntas planteadas y las respuestas dadas
- Señalar las preguntas recurrentes, candidatas a un resumen permanente
- Detectar valores atípicos y errores probables en los datos
- Una lista de registros que incumplen las reglas de calidad (decisión de corregir: el responsable del dato)
- Una lista de las preguntas que no hubo forma de responder, como material sobre qué empezar a medir
Un día de trabajo
Hoy
- El día se rompe con preguntas puntuales que llegan por correo y chat
- Cada una empieza por extraer datos de varios sistemas
- Cuando las cifras no cuadran deducís otra vez cuál es la fuente correcta
- Reunís los informes recurrentes a mano, siempre los mismos días del mes
- Os enteráis de que una fuente está rota al analizar un resultado extraño
- La documentación existe en vuestra cabeza y ahí se queda
Con asistencia de IA
- Las preguntas repetidas tienen resúmenes preparados a los que la gente llega sola
- Los datos están extraídos antes de que nadie pregunte
- La definición está junto a la cifra, así que la discusión sobre ella no empieza
- El informe recurrente espera, listo, y vosotros añadís las conclusiones
- Un dato que deja de llegar se anuncia antes de estropear la decisión de alguien
- El glosario es un documento y no vuestra memoria
- Cifras cuando hacen falta
las decisiones se toman sobre datos y no sobre una corazonada
una respuesta deja de exigir una cola ante una sola persona
- Lectores independientes
menos preguntas al analista, más respuestas encontradas directamente
los resúmenes repetidos están disponibles sin él
- Un significado por término
dos departamentos hablan de lo mismo de la misma manera
la definición está registrada y tiene responsable
- Resistencia a los cambios de las fuentes
una implantación en un sistema deja de romper informes en silencio
un cambio en la estructura de una fuente se detecta en lugar de descubrirse
Empezamos por las preguntas y no por construir un almacén.
- Paso 1
Recogemos las preguntas durante un mes
Quién pregunta, sobre qué y con qué frecuencia. Esa lista es toda la justificación del proyecto, y suele mostrar que una docena larga de preguntas explica la mayor parte de las interrupciones.
- Paso 2
Un glosario para los términos de esas preguntas
Solo los que salen de verdad. Un glosario concebido completo desde el primer día no se termina nunca.
- Paso 3
Los primeros resúmenes de autoservicio
Para las preguntas más frecuentes. Medimos si la gente los usa; si no lo hace, significa que preguntaban por algo distinto de lo que pensábamos.
- Paso 4
Calidad de los datos y monitorización de fuentes
Al final, porque requiere saber qué datos se usan de verdad. Vigilar la calidad de todo no se sostiene.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿El analista no sobra en cuanto el dato cae solo en el informe?
Preparar los datos no es análisis, es la condición para empezarlo, y hoy se come la mayor parte de la semana. Cuando deja de hacerlo, el analista empieza a responder preguntas en lugar de prepararse para responderlas. La experiencia dice que el número de preguntas que le llegan crece entonces, porque la gente deja de temer que la respuesta llegue en dos semanas.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
El reporting interno no es un uso de alto riesgo. La línea aparece donde los datos se refieren a empleados y sirven para evaluar su trabajo: rigen entonces reglas aparte, y esa es una conversación que hay que tener antes de construir un resumen así, no después.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas decisiones se toman en vuestra empresa sin datos porque la respuesta llegaría demasiado tarde?
Os enseñaremos cómo es el trabajo de un analista cuando las preguntas repetidas tienen su propia respuesta y los términos tienen un solo significado.