Stanowisko
Analityk danych
Kto u Was odpowiada, kiedy zarząd pyta o liczbę, której nie ma w żadnym raporcie? Zwykle jedna osoba - i zwykle musi najpierw złożyć ją z pięciu systemów, z których każdy nazywa tę samą rzecz inaczej.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Kto u Was odpowiada na pytania o dane?
Jeśli jedna osoba, to jest ona wąskim gardłem całej organizacji - i każdy jej urlop jest tygodniem bez odpowiedzi na pytania, które wyglądają na proste.
Ile razy w miesiącu odpowiadacie na to samo pytanie?
Jeśli często, to znaczy, że odpowiedzi są jednorazowe. Powstają, trafiają do maila i znikają, a następnym razem składacie je od nowa z tych samych źródeł.
Jak długo trwa, zanim nowe pytanie dostaje odpowiedź?
Przy trzech dniach decyzja zapada bez danych albo czeka. Oba warianty są kosztowne i oba wyglądają jak problem z analitykiem, choć są problemem z dostępem do danych.
Czego nie robicie, choć wiecie, że trzeba?
Zwykle: opisu pojęć, dokumentacji, uporządkowania słownika. Zadania, których nikt nie zamawia i bez których każda kolejna odpowiedź kosztuje tyle samo, co pierwsza.
Zdejmujemy składanie, zostawiamy pytania trudne
Pobieranie danych ze źródeł, pilnowanie ich jakości i obsługa pytań powtarzalnych dają się odciążyć. Pytania, na które nie ma gotowej odpowiedzi, zostają po stronie analityka - i o to w tym chodzi.
- Jedno pojęcie ma jedno znaczenie. - Marża, klient, zamówienie - każde z zapisaną definicją widoczną obok liczby. Dwa działy przestają wtedy spierać się o to, kto liczy poprawnie.
- Powtarzalne pytanie przestaje być pytaniem do człowieka. - Dostaje gotowe zestawienie, do którego pytający sięga sam. Analityk wraca do pytań, które naprawdę wymagają myślenia.
- Brak danych jest pokazany jako brak. - Nie jako zero i nie jako wartość przybliżona. To jedyna uczciwa odpowiedź, a przy decyzjach finansowych także najbezpieczniejsza.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy analityka
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Pozyskanie danych ze źródeł
- Regularne pobranie danych z systemów do jednego miejsca
- Kontrola kompletności - wykrycie brakujących okresów i źródeł
- Alert przy zaniku danych albo zmianie struktury źródła
- Historia zmian w konfiguracji systemów źródłowych
- Oznaczenie okresów zaburzonych migracją albo wdrożeniem
Słownik pojęć
- Rejestr definicji z informacją, kto jest właścicielem pojęcia
- Wskazanie miejsc, w których to samo pojęcie liczone jest inaczej (rozstrzyga: analityk)
- Dokumentacja zmian w definicji w czasie
- Zestawienie, które raporty i decyzje opierają się na której definicji
- Wykrycie raportów używających definicji wycofanej
Raport samoobsługowy
- Zestawienia dostępne dla osób, które dotąd pytały analityka
- Raport cykliczny w stałej formie (wnioski: analityk)
- Zestawienie zmian wobec poprzedniego okresu
- Opis, co dany raport pokazuje i czego nie pokazuje
- Monitoring, które raporty są naprawdę otwierane
Pytania jednorazowe i jakość danych
- Rejestr pytań zadanych i odpowiedzi udzielonych
- Wskazanie pytań powtarzających się - kandydatów do stałego zestawienia
- Wykrycie wartości odstających i prawdopodobnych błędów w danych
- Zestawienie rekordów niespełniających reguł jakości (decyzja o poprawie: właściciel danych)
- Lista pytań, na które nie było jak odpowiedzieć - materiał na to, co zacząć mierzyć
Dzień pracy
Dzisiaj
- Dzień rozbijają pytania ad hoc przychodzące mailem i komunikatorem
- Każde zaczyna się od pobrania danych z kilku systemów
- Przy rozbieżności ustalacie od nowa, które źródło jest właściwe
- Raporty cykliczne składacie ręcznie, zawsze w tych samych dniach miesiąca
- O zepsutym źródle dowiadujecie się, analizując dziwny wynik
- Dokumentacja istnieje w Waszej głowie i tam zostaje
Z asystą AI
- Powtarzalne pytania mają gotowe zestawienia, do których ludzie sięgają sami
- Dane są pobrane, zanim ktokolwiek zapyta
- Definicja stoi obok liczby, więc spór o nią się nie zaczyna
- Raport cykliczny czeka gotowy, Wy dopisujecie wnioski
- Zanik danych zgłasza się sam, zanim zepsuje czyjąś decyzję
- Słownik pojęć jest dokumentem, nie Waszą pamięcią
- Dostępność liczby
decyzje zapadają na danych, nie na przeczuciu
odpowiedź przestaje wymagać kolejki do jednej osoby
- Samodzielność odbiorców
mniej pytań do analityka, więcej własnych odpowiedzi
powtarzalne zestawienia są dostępne poza nim
- Jedno znaczenie pojęcia
dwa działy mówią o tym samym tak samo
definicja jest zapisana i ma właściciela
- Odporność na zmianę źródła
wdrożenie w jednym systemie nie psuje raportów po cichu
zmiana struktury źródła jest wykrywana, nie odkrywana
Zaczynamy od pytań, nie od budowy hurtowni.
- Krok 1
Zbieramy pytania przez miesiąc
Kto pyta, o co i jak często. Ta lista jest całym uzasadnieniem projektu - i zwykle pokazuje, że kilkanaście pytań odpowiada za większość przerwań.
- Krok 2
Słownik dla pojęć z tych pytań
Tylko te, które realnie padają. Słownik budowany kompletnie od razu nigdy nie zostaje skończony.
- Krok 3
Pierwsze zestawienia samoobsługowe
Dla najczęstszych pytań. Mierzymy, czy ludzie z nich korzystają - jeśli nie, to znaczy, że pytali o co innego, niż nam się wydawało.
- Krok 4
Jakość danych i monitoring źródeł
Na końcu, bo wymaga wiedzy o tym, które dane są naprawdę używane. Pilnowanie jakości wszystkiego jest nie do utrzymania.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy analityk nie staje się zbędny, kiedy dane same wpadają do raportu?
Przygotowanie danych to nie jest analiza, tylko warunek jej rozpoczęcia - i dziś zjada większość tygodnia. Kiedy przestaje, analityk zaczyna odpowiadać na pytania zamiast przygotowywać się do odpowiadania. Doświadczenie mówi, że wtedy liczba pytań do niego rośnie, bo ludzie przestają się bać, że odpowiedź przyjdzie za dwa tygodnie.
Czy to podlega AI Act?
Raportowanie wewnętrzne nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Granica pojawia się tam, gdzie dane dotyczą pracowników i służą ocenie ich pracy - wtedy obowiązują osobne zasady i to jest rozmowa, którą trzeba odbyć zanim takie zestawienie powstanie, a nie po.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile decyzji zapada u Was bez danych, bo odpowiedź przyszłaby za późno?
Pokażemy Wam, jak wygląda praca analityka, kiedy powtarzalne pytania mają własne odpowiedzi, a pojęcia jedno znaczenie.