Puesto
Comercial
¿Cuánto tarda en llegar a una oferta lo acordado en una reunión? Si son dos días, el cliente se enfría durante dos días, y en ese tiempo el comercial no está con el siguiente cliente, está en un escritorio.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
Un comercial os cuesta más cuando no está hablando. Las preguntas de abajo sirven para establecer cuántas horas a la semana pasa fuera de las conversaciones y qué lo retiene exactamente ahí.
¿Cuánto tarda en existir una oferta después de una reunión?
Cada día de retraso es un día en el que el cliente habla con otro o se olvida de lo que le convenció. El retraso no suele venir de la dificultad de la oferta, sino de tener que componerla desde cuatro sitios.
¿Qué aplaza primero un comercial en una semana cargada?
Actualizar el CRM. Siempre. Es razonable desde su punto de vista y catastrófico desde el de la previsión, porque la previsión se construye justo con lo que ha aplazado.
¿Qué no sabéis de una oportunidad hasta que el comercial os lo cuenta?
Si la respuesta es «casi todo», gestionar el embudo es gestionar un relato sobre el embudo. No se trata de controlar al comercial, se trata de que nadie más puede asumir esa oportunidad ni apoyarla.
¿Quién se da cuenta primero de que un cliente grande ha dejado de responder?
Con un responsable atento, él mismo. En un trimestre cargado, nadie, hasta el momento en que ya es tarde para reaccionar.
Nos quedamos con el trabajo de escritorio, vosotros con la conversación
Preparar la reunión, registrar lo acordado y componer la oferta con elementos ya listos lo hace la máquina. La conversación, la negociación y la decisión sobre las condiciones se quedan con el comercial.
- No entramos en la relación. - El sistema no escribe al cliente y no mantiene la conversación. Prepara el material antes y ordena el registro después.
- La nota pertenece al proceso, no a la herramienta. - El comercial la dicta o la escribe a su manera, y lo acordado aterriza en la oportunidad en una forma que él mismo aprueba.
- La oferta se compone con vuestros propios elementos. - No con frases inventadas, sino con la lista de precios, las descripciones y las condiciones ya vigentes en vuestra empresa, señalando lo que necesita la aprobación de un responsable.
Alcance
Qué se puede quitar del escritorio de un comercial
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Preparar una reunión
- Un resumen de la relación y de los últimos contactos antes de entrar
- Qué ha comprado el cliente y qué no ha renovado
- Detectar cambios en la empresa del cliente desde la última conversación
- La lista de asuntos abiertos y promesas de reuniones anteriores
- Preguntas preparadas para el objetivo de esta reunión concreta
La nota y lo acordado
- Una nota redactada a partir del dictado, sin volver a teclear (aprueba: el comercial)
- Extraer de la nota los datos concretos: fechas, importes, condiciones, personas
- Actualizar la etapa y la fecha de cierre de la oportunidad según lo acordado (acepta: el comercial)
- Crear las tareas que nacen de las promesas hechas en la reunión
- Un resumen para el cliente después de la reunión (redacta y envía: el comercial)
La oferta
- Componer la oferta con las descripciones, los precios y las condiciones vigentes
- Marcar las posiciones que requieren la aprobación de un responsable (decisión: el responsable)
- Ajustar las referencias al sector y al tamaño del cliente
- Un control de coherencia: si la oferta responde a lo que se dijo en la reunión
- Versionar la oferta a medida que cambian las condiciones en la negociación
Llevar la oportunidad
- Un recordatorio sobre oportunidades sin actividad durante más tiempo del acordado
- Un aviso cuando pasa la fecha de cierre y la etapa no cambia
- Señalar las oportunidades en las que llevamos tiempo hablando con una sola persona
- Qué falta para pasar a la siguiente etapa
- Preparar el material para la revisión del embudo (comentario y previsión: el comercial)
Un día de trabajo
Hoy
- Antes de una reunión repasáis el correo y el CRM para reconstruir en qué punto quedó todo
- La nota se escribe por la tarde, o no se escribe
- La oferta se compone a partir de una oferta anterior a otro cliente, corregida a mano
- Antes de la revisión del embudo recuperáis dos semanas de registros
- Os acordáis de una oportunidad parada mientras tratáis otro asunto
- Pasar un cliente antes de unas vacaciones es una llamada larga a un compañero, y aun así no todo
Con asistencia de IA
- El resumen del caso os espera en el teléfono antes de entrar
- Dictáis la nota en el coche y lo acordado aterriza en la oportunidad
- La oferta se compone con la lista de precios y las descripciones vigentes; vosotros decidís las condiciones
- No hay nada que recuperar antes de la revisión del embudo, porque los registros nacieron por el camino
- Una oportunidad parada se anuncia sola, antes de que sea tarde
- Pasar un cliente es abrir una ficha, no reconstruirlo de memoria
- Tiempo con el cliente
más parte de la semana del comercial son conversaciones
el trabajo de escritorio deja de competir con las reuniones por las mismas horas
- Calidad de la previsión
la previsión descansa en hechos registrados, no en la memoria
los datos nacen junto al trabajo, no la noche anterior a la revisión
- Promesas que encajan
lo que se dice en la reunión coincide con lo que figura en la oferta
la oferta se compone con las condiciones vigentes, no con un documento anterior
- Una oportunidad que se puede traspasar
quien la asume entra en la relación sin reconstruir su historia
la historia está registrada allí donde la busca quien asume el cliente
Empezamos por un equipo y una tarea, no por implantar un CRM nuevo.
- Paso 1
Contamos la semana de un comercial
Repartimos en horas la semana de dos o tres personas: cuánto son conversaciones, cuánto preparación, cuánto administración. Esa conversación suele acabar en sorpresa por parte de la dirección, no por parte de los comerciales.
- Paso 2
Tomamos una sola tarea
Lo más habitual es la nota posterior a la reunión, porque de ella depende todo lo demás. Estrecho, en un equipo, con marcha atrás.
- Paso 3
Añadimos la oferta
Solo cuando lo acordado se registra con rigor tiene la composición de la oferta algo de donde partir. El orden inverso da una demostración rápida y ningún efecto duradero.
- Paso 4
Llevar el embudo
Avisos sobre oportunidades paradas, material para la revisión, traspaso de clientes. Esta etapa solo funciona con los datos de los pasos anteriores.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
La nota de una conversación es mi trabajo y mi relación. ¿Por qué tiene que ir a un sistema?
Porque el cliente es de la empresa, no de una persona, y eso funciona en ambos sentidos. Un comercial que vuelve de vacaciones tampoco quiere encontrarse un cliente atendido a ciegas. Qué va a la oportunidad lo acordamos juntos, y no incluye observaciones privadas.
¿Necesitamos menos comerciales después de una implantación así?
Esa es una pregunta sobre si un comercial hace falta para rellenar el CRM o para hablar con clientes. Lo que se quita del escritorio es solo la primera parte. Un comercial que recupera sus tardes las pasa con clientes y no en un sistema, y eso suele verse antes en el número de reuniones que en ninguna otra cosa. La plantilla la fijáis vosotros, según a cuántos clientes queráis atender.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Apoyar el trabajo comercial no es un uso de alto riesgo: aquí no se evalúa a personas ni se toman decisiones sobre ellas. Las obligaciones se refieren a la transparencia y a la supervisión. Aparte, las grabaciones o las notas de las conversaciones necesitan una base jurídica y ambas partes tienen que conocerlas.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas horas a la semana pasa vuestro comercial fuera de las conversaciones con clientes?
Os enseñaremos cómo es la semana de un equipo cuando la nota, la oferta y el informe dejan de competir con las reuniones.