Poste
Commercial
Combien de temps faut-il pour que ce qui a été convenu en réunion arrive dans un devis ? Si c'est deux jours, le client refroidit pendant deux jours, et pendant ce temps le commercial n'est pas chez le client suivant, il est à un bureau.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Un commercial vous coûte le plus cher quand il ne parle pas. Les questions ci-dessous servent à établir combien d'heures par semaine il passe loin des entretiens et ce qui l'y retient exactement.
Combien de temps après une réunion un devis existe-t-il ?
Chaque jour de retard est un jour où le client parle à quelqu'un d'autre ou oublie ce qui l'avait convaincu. Le retard vient en général non de la difficulté du devis mais du fait qu'il faut l'assembler depuis quatre endroits.
Qu'est-ce qu'un commercial repousse en premier dans une semaine chargée ?
La mise à jour du CRM. Toujours. C'est rationnel de son point de vue et catastrophique du point de vue de la prévision, parce que la prévision se construit précisément sur ce qu'il repousse.
Que ne savez-vous pas d'une affaire tant que le commercial ne vous le dit pas ?
Si la réponse est « presque tout », piloter le pipeline, c'est piloter un récit sur le pipeline. L'enjeu n'est pas de contrôler le commercial, c'est que personne d'autre ne peut reprendre cette affaire ni l'appuyer.
Qui remarque le premier qu'un gros client s'est tu ?
Avec un responsable de compte attentif, lui. Dans un trimestre chargé, personne, jusqu'au moment où il est trop tard pour réagir.
Nous prenons le travail de bureau, vous gardez l'entretien
Préparer la réunion, consigner ce qui a été convenu et assembler le devis à partir d'éléments prêts, c'est la machine qui le fait. L'entretien, la négociation et la décision sur les conditions restent au commercial.
- Nous n'entrons pas dans la relation. - Le système n'écrit pas au client et ne mène pas l'entretien. Il prépare la matière avant et met la trace en ordre après.
- La note appartient au processus, pas à l'outil. - Le commercial la dicte ou l'écrit à sa façon, et ce qui a été convenu atterrit sur l'affaire sous une forme qu'il valide lui-même.
- Le devis s'assemble à partir de vos propres éléments. - Non à partir de phrases inventées, mais du tarif, des descriptions et des conditions déjà en vigueur chez vous, avec ce qui exige la validation d'un responsable signalé.
Périmètre
Ce qui peut être retiré du bureau d'un commercial
Vingt tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Préparation d'une réunion
- Un récapitulatif de la relation et des derniers contacts avant d'entrer
- Ce que le client a acheté et ce qu'il n'a pas reconduit
- Détection des changements chez le client depuis le dernier entretien
- La liste des sujets ouverts et des promesses des réunions précédentes
- Des questions préparées pour cette réunion précise
La note et ce qui a été convenu
- Une note rédigée depuis une dictée, sans ressaisie (validation : le commercial)
- Extraction des éléments concrets de la note : dates, montants, conditions, personnes
- Mise à jour de l'étape et de la date de clôture de l'affaire d'après ce qui a été convenu (acceptation : le commercial)
- Création des tâches issues des promesses faites en réunion
- Un récapitulatif pour le client après la réunion (édition et envoi : le commercial)
Le devis
- Assemblage du devis depuis les descriptions, prix et conditions en vigueur
- Marquage des postes qui exigent la validation d'un responsable (décision : le responsable)
- Ajustement des références au secteur et à la taille du client
- Un contrôle de cohérence : si le devis répond à ce qui a été dit en réunion
- Versionnement du devis à mesure que les conditions évoluent en négociation
Conduite de l'affaire
- Un rappel sur les affaires sans activité depuis plus longtemps que convenu
- Un signal quand la date de clôture passe et que l'étape ne change pas
- Signalement des affaires où nous parlons depuis longtemps à une seule personne
- Ce qui manque pour passer à l'étape suivante
- Préparation de la matière de la revue de pipeline (commentaire et prévision : le commercial)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Avant une réunion, vous parcourez courriels et CRM pour reconstituer où en étaient les choses
- La note s'écrit le soir, ou pas du tout
- Le devis s'assemble depuis un devis précédent fait à un autre client, corrigé à la main
- Avant la revue de pipeline, vous rattrapez deux semaines de saisies
- Vous repensez à une affaire à l'arrêt en vous occupant d'autre chose
- Confier un client avant des congés, c'est un long appel à un collègue, et encore pas tout
Avec l'assistance de l'IA
- Le récapitulatif du dossier attend sur votre téléphone avant d'entrer
- Vous dictez la note en voiture et ce qui a été convenu atterrit sur l'affaire
- Le devis s'assemble depuis le tarif et les descriptions à jour ; vous décidez des conditions
- Il n'y a rien à rattraper avant la revue de pipeline, parce que les saisies se sont créées en chemin
- Une affaire à l'arrêt s'annonce, avant qu'il ne soit trop tard
- Confier un client, c'est ouvrir une page, pas reconstituer de mémoire
- Temps chez le client
une plus grande part de la semaine du commercial est faite d'entretiens
le travail de bureau cesse de disputer les mêmes heures aux réunions
- Qualité de la prévision
la prévision repose sur des faits consignés, pas sur la mémoire
la donnée se crée à côté du travail, pas la veille de la revue
- Des promesses qui correspondent
ce qui se dit en réunion correspond à ce qui figure au devis
le devis s'assemble depuis les conditions en vigueur, pas depuis un document précédent
- Une affaire transmissible
un successeur entre dans la relation sans en reconstituer l'historique
l'historique est consigné là où le successeur le cherche
Nous commençons par une équipe et une activité, pas par le déploiement d'un nouveau CRM.
- Étape 1
Nous comptons la semaine d'un commercial
Nous décomposons la semaine de deux ou trois personnes en heures : combien d'entretiens, combien de préparation, combien d'administration. Cette conversation finit en général par une surprise côté direction, pas côté commercial.
- Étape 2
Nous prenons une activité
Le plus souvent la note après une réunion, parce que tout le reste en dépend. Étroit, sur une équipe, avec un chemin de retour.
- Étape 3
Nous ajoutons le devis
Ce n'est qu'une fois ce qui a été convenu consigné de façon fiable qu'assembler un devis a de quoi puiser. L'ordre inverse donne une démonstration rapide et aucun effet durable.
- Étape 4
Conduite du pipeline
Signaux sur les affaires à l'arrêt, matière pour la revue, transmission des clients. Cette phase ne fonctionne que sur les données des étapes précédentes.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
La note d'un entretien, c'est mon travail et ma relation. Pourquoi irait-elle dans un système ?
Parce que le client est le client de l'entreprise et non d'une personne, et cela vaut dans les deux sens. Un commercial qui rentre de congés ne veut pas non plus retrouver un client suivi à l'aveugle. Ce qui atterrit sur l'affaire, nous en convenons ensemble, et cela n'inclut pas les remarques privées.
Faut-il moins de commerciaux après un tel déploiement ?
C'est une question sur le fait de savoir si un commercial est nécessaire pour remplir le CRM ou pour parler aux clients. Ce qu'on retire du bureau, c'est seulement la première partie. Un commercial qui récupère ses après-midis les passe chez des clients plutôt que dans un système, et cela se voit en général dans le nombre de réunions plus vite que dans quoi que ce soit d'autre. Les effectifs, c'est à vous de les fixer, selon le nombre de clients que vous voulez servir.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Soutenir le travail commercial n'est pas un usage à haut risque : personne n'est ici évalué et aucune décision n'est prise sur des personnes. Les obligations portent sur la transparence et la supervision. Par ailleurs, les enregistrements ou les notes d'entretien exigent une base légale et les deux parties doivent en être informées.
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Étape suivante
Combien d'heures par semaine votre commercial passe-t-il loin des entretiens clients ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble la semaine d'une équipe quand la note, le devis et le rapport cessent de disputer les heures aux réunions.