Stanowisko
Handlowiec
Jak długo trwa u Was, zanim ustalenia ze spotkania trafią do oferty? Jeśli dwa dni, to klient przez dwa dni stygnie - a handlowiec przez ten czas nie jest u kolejnego klienta, tylko przy biurku.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Handlowiec kosztuje najwięcej wtedy, gdy nie rozmawia. Pytania niżej mają ustalić, ile godzin tygodniowo spędza poza rozmową i co dokładnie go tam trzyma.
Jak długo trwa, zanim po spotkaniu powstaje oferta?
Każdy dzień zwłoki to dzień, w którym klient rozmawia z kimś innym albo zapomina, co go przekonało. Zwykle opóźnienie nie bierze się z trudności oferty, tylko z tego, że trzeba ją złożyć z czterech miejsc.
Co handlowiec odkłada jako pierwsze, kiedy ma zajęty tydzień?
Uzupełnienie CRM. Zawsze. To racjonalne z jego punktu widzenia i katastrofalne z punktu widzenia prognozy, bo prognoza powstaje dokładnie z tego, co odłożył.
Czego nie wiecie o szansie sprzedaży, dopóki handlowiec sam nie powie?
Jeśli odpowiedź brzmi „prawie wszystkiego", to zarządzanie lejkiem jest zarządzaniem opowieścią o lejku. Nie chodzi o kontrolę handlowca, tylko o to, że nikt inny nie może tej szansy przejąć ani wesprzeć.
Kto zauważy pierwszy, że duży klient przestał się odzywać?
Przy dobrej pamięci opiekuna - on. Przy zajętym kwartale - nikt, aż do momentu, w którym jest za późno na reakcję.
Zdejmujemy pracę biurkową, zostawiamy rozmowę
Przygotowanie do spotkania, zapis ustaleń i złożenie oferty z gotowych elementów robi maszyna. Rozmowa, negocjacja i decyzja o warunkach zostają po stronie handlowca.
- Nie wchodzimy w relację. - System nie pisze do klienta i nie prowadzi rozmowy. Przygotowuje materiał przed i porządkuje ślad po.
- Notatka jest własnością procesu, nie narzędzia. - Handlowiec dyktuje albo zapisuje po swojemu, a ustalenia trafiają na szansę w formie, którą sam zatwierdza.
- Oferta składa się z Waszych elementów. - Nie z wymyślonych zdań, tylko z cennika, opisów i warunków, które już u Was obowiązują - z zaznaczeniem, co wymaga akceptacji przełożonego.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy handlowca
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Przygotowanie do spotkania
- Skrót historii współpracy i ostatnich kontaktów przed wejściem na spotkanie
- Zestawienie tego, co klient kupował i czego nie odnowił
- Wyłapanie zmian w firmie klienta od poprzedniej rozmowy
- Lista otwartych spraw i obietnic z poprzednich spotkań
- Przygotowanie pytań pod cel tego konkretnego spotkania
Notatka i ustalenia
- Zapis notatki z dyktowania, bez przepisywania (zatwierdza: handlowiec)
- Wyciągnięcie z notatki konkretów: terminów, kwot, warunków, osób
- Aktualizacja etapu i daty zamknięcia szansy na podstawie ustaleń (akceptuje: handlowiec)
- Utworzenie zadań wynikających z obietnic złożonych na spotkaniu
- Podsumowanie dla klienta po spotkaniu (redaguje i wysyła: handlowiec)
Oferta
- Złożenie oferty z obowiązujących opisów, cen i warunków
- Oznaczenie pozycji wymagających zgody przełożonego (decyzja: przełożony)
- Dopasowanie referencji do branży i wielkości klienta
- Kontrola spójności: czy oferta odpowiada na to, co padło na spotkaniu
- Wersjonowanie oferty, gdy warunki się zmieniają w negocjacjach
Prowadzenie szansy
- Przypomnienie o szansach bez aktywności dłużej niż ustalony czas
- Sygnał, gdy termin zamknięcia mija, a etap się nie zmienia
- Wskazanie szans, w których od dłuższego czasu rozmawiamy z jedną osobą
- Zestawienie, czego brakuje do przejścia na kolejny etap
- Przygotowanie materiału na przegląd lejka (komentarz i prognoza: handlowiec)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Przed spotkaniem przeglądacie maile i CRM, żeby odtworzyć, na czym stanęło
- Notatka powstaje wieczorem albo nie powstaje wcale
- Oferta składa się z poprzedniej oferty do innego klienta, poprawianej ręcznie
- Przed przeglądem lejka nadrabiacie wpisy za dwa tygodnie wstecz
- O szansie, która stanęła, przypominacie sobie przy okazji innej sprawy
- Przekazanie klienta na urlopie to długi telefon do kolegi i tak nie wszystko
Z asystą AI
- Skrót sprawy czeka na telefonie, zanim wejdziecie do klienta
- Notatkę dyktujecie w aucie, ustalenia same siadają na szansie
- Oferta składa się z aktualnego cennika i opisów; Wy decydujecie o warunkach
- Przed przeglądem lejka nie ma czego nadrabiać, bo wpisy powstawały po drodze
- Szansa bez ruchu zgłasza się sama, zanim zrobi się za późno
- Przekazanie klienta to otwarcie jednej karty, nie rekonstrukcja z pamięci
- Czas u klienta
większa część tygodnia handlowca to rozmowy
praca biurkowa przestaje konkurować ze spotkaniami o te same godziny
- Jakość prognozy
prognoza opiera się na zapisanych ustaleniach, nie na pamięci
dane powstają przy okazji pracy, a nie w nocy przed przeglądem
- Spójność obietnic
to, co pada na spotkaniu, zgadza się z tym, co stoi w ofercie
oferta składa się z obowiązujących warunków, nie z poprzedniego dokumentu
- Przekazywalność szansy
następca wchodzi w relację bez odtwarzania historii
historia współpracy jest zapisana tam, gdzie szuka jej następca
Zaczynamy od jednego zespołu i jednej czynności, nie od wdrożenia nowego CRM.
- Krok 1
Liczymy tydzień handlowca
Rozkładamy tydzień dwóch, trzech osób na godziny: ile rozmów, ile przygotowania, ile administracji. Ta rozmowa zwykle kończy się zaskoczeniem po stronie zarządu, nie po stronie handlowców.
- Krok 2
Bierzemy jedną czynność
Najczęściej notatkę po spotkaniu, bo od niej zależy wszystko dalsze. Wąsko, na jednym zespole, z możliwością odwrotu.
- Krok 3
Dokładamy ofertę
Dopiero kiedy ustalenia są zapisywane rzetelnie, składanie oferty ma z czego korzystać. Odwrotna kolejność daje szybkie demo i zero trwałego efektu.
- Krok 4
Prowadzenie lejka
Sygnały o szansach bez ruchu, materiał na przegląd, przekazywanie klientów. Ten etap działa tylko na danych z kroków wcześniejszych.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Notatka z rozmowy to moja praca i moja relacja. Dlaczego ma trafiać do systemu?
Bo klient jest klientem firmy, a nie jednej osoby - i to działa w obie strony. Handlowiec, który wraca z urlopu, też nie chce zastawać klienta obsłużonego po omacku. Zakres tego, co trafia na szansę, ustalamy wspólnie i nie obejmuje on prywatnych uwag.
Czy po takim wdrożeniu potrzebujemy mniej handlowców?
To jest pytanie o to, czy handlowiec jest potrzebny do wypełniania CRM-u, czy do rozmowy z klientem. Odciążenie dotyczy wyłącznie pierwszej części. Handlowiec, który odzyskuje popołudnia, spędza je u klientów, a nie w systemie - i to zwykle widać szybciej na liczbie spotkań niż na czymkolwiek innym. Obsadę ustalacie Wy, wedle tego, ilu klientów chcecie obsłużyć.
Czy to podlega AI Act?
Wsparcie pracy handlowej nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka - nie ocenia się tu osób ani nie podejmuje decyzji wobec nich. Obowiązki dotyczą przejrzystości i nadzoru. Osobno trzeba zadbać o to, żeby nagrania czy notatki z rozmów miały podstawę i były znane obu stronom.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile godzin tygodniowo Wasz handlowiec spędza poza rozmową z klientem?
Pokażemy Wam, jak wygląda tydzień zespołu, kiedy notatka, oferta i raport przestają konkurować ze spotkaniami.