Rolle
Account Executive
Wie lange dauert es, bis das in einem Termin Vereinbarte ein Angebot erreicht? Wenn zwei Tage, kühlt der Kunde zwei Tage lang ab - und in dieser Zeit ist der Vertriebler nicht beim nächsten Kunden, sondern am Schreibtisch.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Ein Vertriebler kostet Sie am meisten, wenn er nicht spricht. Die Fragen unten sollen klären, wie viele Stunden pro Woche er fern von Gesprächen verbringt und was ihn genau dort hält.
Wie lange dauert es nach einem Termin, bis ein Angebot existiert?
Jeder Tag Verzug ist ein Tag, an dem der Kunde mit jemand anderem spricht oder vergisst, was ihn überzeugt hat. Der Verzug kommt meist nicht aus der Schwierigkeit des Angebots, sondern daraus, dass es aus vier Stellen zusammenzutragen ist.
Was schiebt ein Vertriebler in einer vollen Woche als Erstes auf?
Die Pflege des CRM. Immer. Aus seiner Sicht ist das rational und aus Sicht der Prognose katastrophal, denn die Prognose entsteht genau aus dem, was er aufschiebt.
Was wissen Sie über eine Opportunity nicht, bis der Vertriebler es Ihnen sagt?
Wenn die Antwort "fast alles" lautet, ist die Steuerung der Pipeline die Steuerung einer Erzählung über die Pipeline. Es geht nicht um Kontrolle des Vertrieblers, sondern darum, dass niemand sonst diese Opportunity übernehmen oder unterstützen kann.
Wer bemerkt zuerst, dass ein großer Kunde still geworden ist?
Bei einem aufmerksamen Kundenverantwortlichen - er selbst. In einem vollen Quartal - niemand, bis zu dem Moment, in dem es für eine Reaktion zu spät ist.
Wir übernehmen die Schreibtischarbeit, Sie behalten das Gespräch
Die Vorbereitung des Termins, das Festhalten des Vereinbarten und das Zusammensetzen des Angebots aus fertigen Bausteinen macht die Maschine. Das Gespräch, die Verhandlung und die Entscheidung über die Konditionen bleiben beim Vertriebler.
- Wir treten nicht in die Beziehung ein. - Das System schreibt dem Kunden nicht und führt das Gespräch nicht. Es bereitet das Material davor vor und bringt die Spur danach in Ordnung.
- Die Notiz gehört zum Prozess, nicht zum Werkzeug. - Der Vertriebler diktiert sie oder schreibt sie auf seine Weise, und das Vereinbarte landet in einer Form auf der Opportunity, die er selbst freigibt.
- Das Angebot entsteht aus Ihren eigenen Bausteinen. - Nicht aus erfundenen Sätzen, sondern aus der Preisliste, den Beschreibungen und den Konditionen, die bei Ihnen bereits gelten - mit Markierung dessen, was eine Freigabe durch die Führungskraft braucht.
Umfang
Was sich vom Schreibtisch eines Vertrieblers nehmen lässt
Zwanzig Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Vorbereitung eines Termins
- Eine Übersicht der Beziehung und der jüngsten Kontakte, bevor Sie hineingehen
- Was der Kunde gekauft und was er nicht verlängert hat
- Erfassen von Veränderungen beim Kunden seit dem letzten Gespräch
- Die Liste der offenen Punkte und Zusagen aus früheren Terminen
- Fragen, vorbereitet für den Zweck genau dieses Termins
Die Notiz und das Vereinbarte
- Eine aus Diktat verfasste Notiz, ohne Abtippen (Freigabe: der Vertriebler)
- Herausziehen der Einzelheiten aus der Notiz: Termine, Beträge, Konditionen, Personen
- Aktualisierung von Phase und Abschlussdatum der Opportunity aus dem Vereinbarten (Annahme: der Vertriebler)
- Anlegen der Aufgaben aus den im Termin gemachten Zusagen
- Eine Zusammenfassung für den Kunden nach dem Termin (Bearbeitung und Versand: der Vertriebler)
Das Angebot
- Zusammensetzen des Angebots aus den geltenden Beschreibungen, Preisen und Konditionen
- Markierung der Positionen, die eine Freigabe durch die Führungskraft brauchen (Entscheidung: die Führungskraft)
- Anpassung der Referenzen an Branche und Größe des Kunden
- Eine Konsistenzprüfung: ob das Angebot auf das antwortet, was im Termin gesagt wurde
- Versionierung des Angebots, während sich die Konditionen in der Verhandlung ändern
Die Opportunity führen
- Eine Erinnerung an Opportunities ohne Aktivität länger als vereinbart
- Ein Signal, wenn das Abschlussdatum verstreicht und die Phase sich nicht ändert
- Hinweis auf Opportunities, bei denen wir seit Langem nur mit einer Person sprechen
- Was fehlt, um in die nächste Phase zu gehen
- Vorbereitung des Materials für das Pipeline-Review (Kommentar und Prognose: der Vertriebler)
Ein Arbeitstag
Heute
- Vor einem Termin gehen Sie E-Mails und CRM durch, um zu rekonstruieren, wo es stand
- Die Notiz entsteht abends, oder gar nicht
- Das Angebot wird aus einem früheren Angebot an einen anderen Kunden zusammengesetzt und von Hand korrigiert
- Vor dem Pipeline-Review holen Sie zwei Wochen Einträge nach
- An eine stehen gebliebene Opportunity erinnern Sie sich, während Sie etwas anderes tun
- Einen Kunden vor dem Urlaub zu übergeben ist ein langes Telefonat mit einer Kollegin, und selbst dann nicht alles
Mit AI-Unterstützung
- Die Zusammenfassung des Falls wartet auf Ihrem Telefon, bevor Sie hineingehen
- Sie diktieren die Notiz im Auto und das Vereinbarte landet auf der Opportunity
- Das Angebot entsteht aus der aktuellen Preisliste und den Beschreibungen; über die Konditionen entscheiden Sie
- Vor dem Pipeline-Review gibt es nichts nachzuholen, weil die Einträge unterwegs entstanden sind
- Eine stehen gebliebene Opportunity meldet sich, bevor es zu spät wird
- Einen Kunden zu übergeben heißt, eine Seite zu öffnen, und nicht aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren
- Zeit beim Kunden
mehr von der Woche des Vertrieblers sind Gespräche
Schreibtischarbeit konkurriert nicht mehr mit Terminen um dieselben Stunden
- Qualität der Prognose
die Prognose beruht auf festgehaltenen Fakten, nicht auf Gedächtnis
die Daten entstehen neben der Arbeit, nicht in der Nacht vor dem Review
- Zusagen, die zusammenpassen
was im Termin gesagt wird, passt zu dem, was im Angebot steht
das Angebot entsteht aus den geltenden Konditionen, nicht aus einem früheren Dokument
- Eine übergebbare Opportunity
ein Nachfolger tritt in die Beziehung ein, ohne ihre Geschichte zu rekonstruieren
die Historie ist dort festgehalten, wo der Nachfolger sie sucht
Wir beginnen mit einem Team und einer Tätigkeit, nicht mit dem Rollout eines neuen CRM.
- Schritt 1
Wir zählen die Woche eines Vertrieblers
Wir zerlegen die Woche von zwei oder drei Menschen in Stunden: wie viel davon Gespräche sind, wie viel Vorbereitung, wie viel Verwaltung. Dieses Gespräch endet meist mit Überraschung auf der Führungsseite, nicht auf der Vertriebsseite.
- Schritt 2
Wir nehmen eine Tätigkeit
Meistens die Notiz nach einem Termin, weil alles Weitere davon abhängt. Eng, in einem Team, mit einem Rückweg.
- Schritt 3
Wir ergänzen das Angebot
Erst wenn das Vereinbarte verlässlich festgehalten wird, hat das Zusammensetzen eines Angebots eine Grundlage. Die umgekehrte Reihenfolge liefert eine schnelle Demo und keine dauerhafte Wirkung.
- Schritt 4
Die Pipeline führen
Signale über stehen gebliebene Opportunities, Material für das Review, Übergabe von Kunden. Diese Stufe funktioniert nur auf den Daten der früheren Schritte.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Die Notiz aus einem Gespräch ist meine Arbeit und meine Beziehung. Warum soll sie in ein System?
Weil der Kunde der Kunde des Unternehmens ist und nicht einer Person - und das wirkt in beide Richtungen. Ein Vertriebler, der aus dem Urlaub zurückkommt, will auch keinen Kunden vorfinden, der blind betreut wurde. Was auf die Opportunity kommt, vereinbaren wir gemeinsam, und private Bemerkungen gehören nicht dazu.
Brauchen wir nach einem solchen Rollout weniger Vertriebler?
Das ist die Frage, ob ein Vertriebler gebraucht wird, um das CRM zu füllen, oder um mit Kunden zu sprechen. Vom Schreibtisch genommen wird nur das Erste. Ein Vertriebler, der seine Nachmittage zurückbekommt, verbringt sie bei Kunden statt in einem System - und das zeigt sich meist in der Zahl der Termine schneller als in allem anderen. Die Besetzung legen Sie fest, je nachdem, wie viele Kunden Sie betreuen wollen.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Vertriebsarbeit zu unterstützen ist keine Hochrisiko-Anwendung - hier wird niemand bewertet und es werden keine Entscheidungen über Menschen getroffen. Die Pflichten betreffen Transparenz und Aufsicht. Davon getrennt brauchen Aufzeichnungen oder Notizen aus Gesprächen eine Rechtsgrundlage und beide Seiten müssen davon wissen.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Vertriebler fern von Kundengesprächen?
Wir zeigen Ihnen, wie die Woche eines Teams aussieht, wenn Notiz, Angebot und Bericht nicht mehr mit Terminen konkurrieren.