Puesto
Coordinador de flota
¿Quién se da cuenta primero de que algo va mal en un vehículo: el conductor, el taller o la inspección? La respuesta dice si reparáis averías o os enteráis de ellas por una factura.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Quién nota primero una avería en un vehículo?
Si es el taller en una revisión, entre la avería y la reparación pasaron semanas, y normalmente un coste varias veces mayor.
¿Cuándo se toma la decisión de sustituir un vehículo?
Si es tras la tercera reparación grande, la decisión descansa sobre el cansancio y no sobre el coste de explotación.
¿Cuántas veces al año un vehículo está parado porque se pasó una fecha?
Una revisión, la inspección técnica, el seguro, el carné del conductor: cualquiera de esas fechas puede sacar un vehículo de la carretera.
¿Qué no hacéis con la flota aunque sabéis que deberíais?
Normalmente: no comparáis los costes de explotación entre vehículos, porque los datos están en facturas y no en un resumen.
Nos quedamos con el registro y las fechas, vosotros con las decisiones sobre la flota
Llevar el registro, vigilar las fechas, recoger los avisos y resumir los costes se pueden quitar del escritorio. Las decisiones sobre reparaciones, sustitución y forma de la flota se quedan con el coordinador.
- Una fecha avisa antes de la semana previa. - Revisiones, inspecciones, pólizas y carnés de los conductores comparten un calendario con aviso anticipado.
- Una avería tiene una vía de aviso desde el vehículo. - El conductor avisa cuando la nota, no en la revisión siguiente.
- El coste vuelve al vehículo. - Combustible, reparaciones y mantenimiento reunidos muestran qué vehículo es caro, antes de que se vuelva muy caro.
Alcance
Qué se puede quitar de la coordinación de flota
Veinte tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestra flota.
Registro de vehículos
- Un registro de vehículos con el conductor y la ubicación asignados
- Los documentos del vehículo en un solo sitio
- El historial del vehículo con reparaciones y revisiones
- Una señal cuando un vehículo no tiene usuario asignado
Revisiones y fechas
- Un calendario de revisiones, inspecciones técnicas y pólizas
- Una señal cuando se acerca una fecha
- Acordar una ventana de taller frente al calendario de entregas
- Confirmación de que se hizo una revisión, con el documento
Reparaciones y averías
- Una avería comunicada por el conductor por una sola vía
- Asignar el aviso a un taller (decisión: el coordinador)
- El estado de la reparación y la fecha prevista de recogida
- Un resumen de las reparaciones que se repiten en el mismo vehículo
- Una señal cuando un vehículo está no disponible más de lo previsto
Combustible y costes de explotación
- Repostajes resumidos por vehículo
- Una señal cuando el consumo se aparta de lo típico del vehículo
- Coste de explotación por kilómetro y vehículo
- Material para una decisión de sustituir un vehículo (decisión: el coordinador)
Conductores y carnés
- Un registro de carnés y sus fechas de caducidad
- Una señal cuando un carné caduca
- Asignar un vehículo que exige habilitaciones concretas
Un día de trabajo
Hoy
- Vigiláis las fechas de revisión en una hoja de cálculo y con recordatorios del móvil
- Os enteráis de una avería cuando el vehículo ya está parado
- Encargáis reparaciones por teléfono y comprobáis el estado llamando
- Los costes del vehículo están dispersos por las facturas
- Decidís sustituir un vehículo cuando una reparación supera su valor
- Un carné que caduca sale a la luz en un control
Con asistencia de IA
- Las fechas avisan con antelación, en un solo calendario
- El conductor comunica una avería por una sola vía, enseguida
- Veis el estado de la reparación sin llamar al taller
- El coste de explotación está asignado al vehículo
- Un vehículo caro de mantener se ve antes de quedarse parado más tiempo
- Un carné que caduca se anuncia antes de la fecha
- Disponibilidad de la flota
menos vehículos parados sin plan
las fechas y las averías se conocen antes
- Vigilancia de las fechas de los vehículos
menos vehículos parados porque se pasó una fecha
el calendario avisa con antelación
- Coste por kilómetro
se ve qué vehículo es de verdad caro
los costes se asignan al vehículo y no a una factura
- Visibilidad de los carnés de los conductores
menos casos de conducir sin habilitación en vigor
las fechas de los carnés están en el mismo registro
Empezamos por las fechas, porque son lo que más a menudo saca vehículos de la carretera.
- Paso 1
Un solo calendario de fechas
Revisiones, inspecciones, pólizas, carnés, con una señal anticipada.
- Paso 2
Avisos de avería desde el vehículo
Una sola vía de aviso para el conductor y un estado de reparación visible.
- Paso 3
Costes asignados al vehículo
Combustible, reparaciones y revisiones juntos, con un coste por kilómetro.
- Paso 4
Material para decisiones sobre la flota
Comparar vehículos y reparaciones repetidas. Al final, porque requiere varios meses de datos.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto del mantenimiento en una planta?
Allí la máquina está en un sitio y un técnico la ve. Aquí el vehículo está en la carretera y el único observador es el conductor, así que todo depende de si avisar desde la carretera es fácil. El resto de la mecánica es parecido, el punto de entrada completamente distinto.
¿Hará falta menos gente en la flota?
La coordinación de flota consiste en buena parte en vigilar fechas que a nadie le gusta vigilar, y eso es justo lo que asumimos. La persona de flota se queda con las decisiones: qué reparar, qué sustituir, con quién hablar de las condiciones de taller. Si algo cambia en la plantilla, es más bien que la flota deja de llevarla alguien de pasada.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La gestión de flota no es un uso de alto riesgo, pero es el área más cercana a la línea en toda la logística. Los datos del conductor (ubicación, estilo de conducción, jornada) usados para evaluar a un empleado entran en el terreno de la vigilancia de la plantilla y exigen una base legal aparte. Nuestra recomendación: un alcance limitado al vehículo y sus costes, con datos del conductor solo en la medida de los carnés y de las normas de jornada.
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Siguiente paso
¿Cuál de vuestros vehículos costó más por kilómetro el año pasado?
Os enseñaremos cómo es llevar una flota cuando las fechas avisan solas y el coste de explotación está asignado al vehículo.