Stanowisko
Koordynator floty
Kto zauważa u Was pierwszy, że z pojazdem jest coś nie tak - kierowca, warsztat czy przegląd? Odpowiedź mówi, czy usterki naprawiacie, czy dowiadujecie się o nich z faktury.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Kto zauważy pierwszy usterkę w pojeździe?
Jeśli warsztat przy przeglądzie, to pomiędzy zgłoszeniem a naprawą minęły tygodnie - i zwykle kilka razy większy koszt.
Kiedy zapada decyzja o wymianie pojazdu?
Jeśli po trzeciej dużej naprawie, to decyzja opiera się na zmęczeniu, a nie na koszcie eksploatacji.
Ile razy w roku pojazd stoi, bo przeoczono termin?
Przegląd, badanie techniczne, ubezpieczenie, uprawnienia kierowcy - każdy z tych terminów potrafi unieruchomić auto.
Czego nie robicie, choć wiecie, że trzeba - przy flocie?
Zwykle: nie porównujecie kosztu eksploatacji między pojazdami, bo dane są w fakturach, a nie w zestawieniu.
Zdejmujemy ewidencję i pilnowanie terminów, zostawiamy decyzje o flocie
Prowadzenie ewidencji, pilnowanie terminów, zbieranie zgłoszeń i zestawianie kosztów dają się odciążyć. Decyzje o naprawach, wymianie i strukturze floty zostają przy koordynatorze.
- Termin przypomina się wcześniej niż tydzień przed. - Przegląd, badanie, polisa i uprawnienia kierowcy mają jeden kalendarz z wyprzedzeniem.
- Usterka ma drogę zgłoszenia z pojazdu. - Kierowca zgłasza ją wtedy, kiedy ją zauważy, a nie przy najbliższym przeglądzie.
- Koszt wraca do pojazdu. - Paliwo, naprawy i przeglądy złożone razem pokazują, który pojazd jest drogi - zanim stanie się bardzo drogi.
Zakres
Co da się odciążyć w koordynacji floty
Dwadzieścia przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszej floty.
Ewidencja pojazdów
- Rejestr pojazdów z przypisaniem do kierowcy i lokalizacji
- Dokumenty pojazdu w jednym miejscu
- Historia pojazdu z naprawami i przeglądami
- Sygnał o pojeździe bez przypisanego użytkownika
Przeglądy i terminy
- Kalendarz przeglądów, badań technicznych i polis
- Sygnał o terminie zbliżającym się do upływu
- Uzgodnienie okna serwisowego wobec harmonogramu dostaw
- Potwierdzenie wykonania przeglądu z dokumentem
Naprawy i awarie
- Zgłoszenie usterki przez kierowcę jedną drogą
- Przydział zgłoszenia do warsztatu (decyzja: koordynator)
- Status naprawy i przewidywany termin odbioru
- Zestawienie napraw powtarzających się w tym samym pojeździe
- Sygnał o pojeździe niedostępnym dłużej niż zakładano
Paliwo i koszty eksploatacji
- Zestawienie tankowań wedle pojazdu
- Sygnał o zużyciu odbiegającym od typowego dla pojazdu
- Koszt eksploatacji na kilometr wedle pojazdu
- Materiał do decyzji o wymianie pojazdu (decyzja: koordynator)
Kierowcy i uprawnienia
- Rejestr uprawnień i terminów ich ważności
- Sygnał o uprawnieniu wygasającym
- Przypisanie pojazdu wymagającego szczególnych uprawnień
Dzień pracy
Dzisiaj
- Terminy przeglądów pilnujecie w arkuszu i w przypomnieniach telefonu
- O usterce dowiadujecie się, kiedy pojazd już stoi
- Naprawy zlecacie telefonicznie, status sprawdzacie dzwoniąc
- Koszty pojazdu są rozproszone po fakturach
- Decyzję o wymianie podejmujecie, kiedy naprawa przekroczy wartość auta
- Wygasające uprawnienie kierowcy wychodzi przy kontroli
Z asystą AI
- Terminy przypominają się z wyprzedzeniem, w jednym kalendarzu
- Kierowca zgłasza usterkę jedną drogą, od razu
- Status naprawy widzicie bez telefonu do warsztatu
- Koszt eksploatacji jest przypisany do pojazdu
- Pojazd drogi w utrzymaniu jest widoczny, zanim stanie na dłużej
- Wygasające uprawnienie zgłasza się przed terminem
- Dostępność floty
mniej pojazdów unieruchomionych bez planu
terminy i usterki są znane wcześniej
- Pilnowanie terminów pojazdu
mniej aut stojących z powodu przeoczonego terminu
kalendarz terminów ostrzega z wyprzedzeniem
- Koszt na kilometr
widać, który pojazd jest naprawdę drogi
koszty są przypisane do pojazdu, nie do faktury
- Widoczność uprawnień kierowców
mniej przypadków jazdy bez ważnego uprawnienia
terminy uprawnień są w tym samym rejestrze
Zaczynamy od terminów, bo to one najczęściej unieruchamiają pojazdy.
- Krok 1
Jeden kalendarz terminów
Przeglądy, badania, polisy, uprawnienia - z sygnałem z wyprzedzeniem.
- Krok 2
Zgłoszenia usterek z pojazdu
Jedna droga zgłoszenia dla kierowcy i widoczny status naprawy.
- Krok 3
Koszty przypisane do pojazdu
Paliwo, naprawy, przeglądy razem, z kosztem na kilometr.
- Krok 4
Materiał do decyzji o flocie
Porównanie pojazdów i powtarzalność napraw. Na końcu, bo wymaga kilku miesięcy danych.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czym to różni się od utrzymania ruchu w zakładzie?
Tam maszyna stoi w jednym miejscu i widzi ją technik. Tu pojazd jest w trasie, a jedynym obserwatorem jest kierowca - więc wszystko zależy od tego, czy zgłoszenie z drogi jest łatwe. Reszta mechaniki jest podobna, punkt wejścia zupełnie inny.
Czy do floty potrzeba będzie mniej osób?
Koordynacja floty to w dużej części pilnowanie terminów, których nikt nie lubi pilnować - i to właśnie odciążamy. Osoba od floty zostaje przy decyzjach: co naprawiać, co wymieniać, z kim rozmawiać o warunkach serwisu. Jeśli coś się zmienia w obsadzie, to raczej tak, że flotą przestaje zajmować się ktoś przy okazji innej pracy.
Czy to podlega AI Act?
Zarządzanie flotą nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka, ale to obszar najbliższy granicy w całej logistyce. Dane o kierowcach - lokalizacja, styl jazdy, czas pracy - przy użyciu do oceny pracownika wchodzą w obszar monitorowania pracowników i wymagają osobnej podstawy. Nasza rekomendacja: zakres ograniczony do pojazdu i jego kosztów, a dane o kierowcach tylko w zakresie uprawnień i przepisów o czasie pracy.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Który z Waszych pojazdów kosztował najwięcej na kilometr w zeszłym roku?
Pokażemy Wam, jak wygląda prowadzenie floty, w którym terminy przypominają się same, a koszt eksploatacji jest przypisany do pojazdu.