Puesto
Viajes corporativos
¿Cuántas veces al mes perseguís un justificante que falta? Hay una política de viajes y normalmente es sensata, y liquidar un viaje se desmorona por documentos que alguien perdió o tiró.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuántas veces al mes perseguís documentos que faltan?
Si es en la mayoría de las liquidaciones, liquidar viajes consiste en perseguir personas y no en contar costes.
¿Qué pasa cuando un viaje se aparta de la política?
Si cada excepción exige un correo a un responsable y una espera, algunos reservan por su cuenta y piden la aprobación después.
¿A cuántas personas afecta un viaje?
El viajero, su responsable, administración, contabilidad. Con cuatro personas la liquidación lleva semanas, y el empleado espera a que le devuelvan su dinero.
¿Adónde van los datos sobre los costes de viaje?
Si van solo a contabilidad, nadie ve adónde y por qué viajáis más a menudo, y eso es material para negociar con proveedores y para decidir qué viajes hacen falta.
Nos quedamos con el papeleo, vosotros con las decisiones sobre los viajes
Las solicitudes, las reservas, recoger los documentos y liquidar se pueden quitar del escritorio. Aprobar un viaje y las decisiones sobre desviaciones de la política se quedan con una persona.
- El documento se recoge durante el viaje, no después. - Una foto del justificante en el momento del gasto resuelve la mayor parte del problema; el resto son recordatorios.
- Una desviación de la política tiene que ser rápida, no imposible. - Si la aprobación lleva tres días, la política se esquivará. Si lleva un toque, se cumplirá.
- Devolver el dinero al empleado es un plazo, no buena voluntad. - Los retrasos aquí cuestan más en ánimo que en dinero.
Alcance
Qué se puede quitar de la administración de viajes
Dieciocho tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
La solicitud y la aprobación
- Una solicitud con la finalidad, la ruta y una estimación del coste
- Comprobarla frente a la política y señalar las desviaciones (aprobación: el responsable)
- Información sobre el presupuesto de viajes del equipo
- Recordatorios sobre las solicitudes que esperan aprobación
Reservas
- Conexiones y alojamiento propuestos dentro de la política (elección: el viajero)
- Enlazar una reserva con la solicitud
- Gestión de cambios y cancelaciones
- Información sobre los documentos de viaje exigidos
Documentos durante el viaje
- El conjunto de documentos exigidos para el destino
- Recoger justificantes y facturas por foto, en el momento del gasto
- Reconocer el importe, la fecha y el tipo de gasto (aprobación: el viajero)
- Recordatorios sobre los documentos que faltan durante el viaje
- Gestión de los gastos en moneda extranjera
Liquidación y revisión
- Una señal cuando una liquidación no se presenta a tiempo
- Preparar la liquidación a partir de los documentos recogidos (aprobación: el viajero y el responsable)
- Calcular dietas y suplidos según la normativa
- Vigilar el plazo de devolución al empleado
- Costes de viaje resumidos por destino y finalidad (conclusiones: el especialista)
Un día de trabajo
Hoy
- Las solicitudes llegan por correo, en formas diversas
- Una desviación de la política exige un intercambio de varios mensajes
- Tras el viaje recogéis justificantes, preguntando varias veces
- Montáis la liquidación a mano, calculando las dietas
- El empleado espera semanas a que le devuelvan el dinero
- No sabéis adónde y por qué viaja más a menudo la empresa
Con asistencia de IA
- Las solicitudes llegan en un solo formulario, con las desviaciones señaladas
- Aprobar una desviación es un toque, no un intercambio de correos
- Los justificantes se recogen durante el viaje, no después
- La liquidación se construye a partir de los documentos y vosotros la comprobáis
- El plazo de devolución se vigila
- Los costes de viaje están resumidos por destino y finalidad
- Tiempo para liquidar un viaje
al empleado se le devuelve el dinero antes
los documentos se recogen durante el viaje en lugar de perseguirse después
- Cumplimiento de la política
menos reservas fuera del proceso
una desviación es rápida, así que no compensa esquivarla
- El coste de los viajes
se ve adónde y por qué viajáis
el gasto está resumido por destino y finalidad
- La carga del viajero
menos papeleo tras el viaje
la liquidación se construye con lo recogido por el camino
Empezamos por los documentos, porque ahí la fricción es mayor.
- Paso 1
Recoger justificantes durante el viaje
Una foto en el momento del gasto. Solo ese cambio quita la mayor parte de la persecución.
- Paso 2
La solicitud y la aprobación en un solo formulario
Con las desviaciones señaladas y aprobación rápida.
- Paso 3
La liquidación
Montada a partir de los documentos recogidos, con las dietas calculadas según la normativa.
- Paso 4
Revisión de los costes
Resúmenes por destino y finalidad. Requiere unos meses de datos.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Dejará la administración de viajes de necesitar una persona dedicada?
En muchas empresas ya no la tiene: se reparte entre asistentes y los propios viajeros, y de ahí viene el desorden en las liquidaciones. Asumir solicitudes, reservas y liquidaciones ordena ese reparto. Si sí tenéis una persona de viajes, empezará a trabajar sobre los viajes difíciles en lugar de teclear justificantes.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La administración de viajes no es un uso de alto riesgo. El punto que vigilar son los datos sobre los viajes de los empleados: son datos sobre su actividad, así que el alcance del tratamiento y del acceso debería limitarse a la liquidación.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántas semanas espera un empleado a que le devuelvan el dinero de un viaje?
Os enseñaremos cómo es la administración de viajes cuando los documentos se recogen solos durante el viaje y la liquidación se construye a partir de ellos.