Stanowisko
Podróże służbowe
Ile razy w miesiącu dopytujecie o brakujący paragon? Polityka podróży jest jedna i zwykle rozsądna - a rozliczenie wyjazdu rozbija się o dokumenty, które ktoś zgubił albo wyrzucił.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Ile razy w miesiącu dopytujecie o brakujące dokumenty?
Jeśli przy większości rozliczeń, to rozliczenie delegacji polega na ściganiu ludzi, a nie na liczeniu kosztów.
Co się dzieje, kiedy wyjazd odbiega od polityki?
Jeśli każdy wyjątek wymaga maila do przełożonego i czekania, to część osób rezerwuje po swojemu i prosi o zgodę po fakcie.
Ilu ludzi dotyka jednej delegacji?
Wnioskujący, przełożony, administracja, księgowość. Przy czterech osobach rozliczenie trwa tygodniami, a pracownik czeka na zwrot własnych pieniędzy.
Gdzie trafiają dane o kosztach podróży?
Jeśli tylko do księgowości, to nikt nie widzi, dokąd i po co jeździcie najczęściej - a to jest materiał do negocjacji z dostawcami i do decyzji o tym, które wyjazdy są potrzebne.
Zdejmujemy papier, zostawiamy decyzje o wyjazdach
Wnioski, rezerwacje, zbieranie dokumentów i rozliczenie dają się odciążyć. Zgoda na wyjazd i decyzje o odstępstwach od polityki zostają po stronie człowieka.
- Dokument zbiera się w trakcie, nie po powrocie. - Zdjęcie paragonu w momencie wydatku rozwiązuje większość problemu - reszta to przypomnienia.
- Odstępstwo od polityki ma być szybkie, nie niemożliwe. - Jeśli zgoda wymaga trzech dni, polityka będzie obchodzona. Jeśli wymaga kliknięcia, będzie stosowana.
- Zwrot pieniędzy pracownikowi jest terminem, nie dobrą wolą. - Opóźnienia tutaj kosztują więcej w nastrojach niż w pieniądzach.
Zakres
Co da się odciążyć w obsłudze podróży
Osiemnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Wniosek i akceptacja
- Wniosek z celem, trasą i szacunkiem kosztów
- Kontrola zgodności z polityką i wskazanie odstępstw (zgoda: przełożony)
- Informacja o budżecie podróży zespołu
- Przypomnienia o wnioskach czekających na akceptację
Rezerwacje
- Propozycje połączeń i noclegów w ramach polityki (wybór: podróżujący)
- Powiązanie rezerwacji z wnioskiem
- Obsługa zmian i odwołań
- Informacja o wymaganych dokumentach podróżnych
Dokumenty w trakcie
- Komplet dokumentów wymaganych dla kierunku wyjazdu
- Zbieranie paragonów i faktur zdjęciem, w momencie wydatku
- Rozpoznanie kwoty, daty i rodzaju wydatku (zatwierdza: podróżujący)
- Przypomnienia o brakujących dokumentach w trakcie wyjazdu
- Obsługa wydatków w walucie obcej
Rozliczenie i przegląd
- Sygnał o rozliczeniu niezłożonym w terminie
- Przygotowanie rozliczenia z zebranych dokumentów (zatwierdza: podróżujący i przełożony)
- Naliczenie diet i ryczałtów wedle przepisów
- Kontrola terminu zwrotu kosztów pracownikowi
- Zestawienie kosztów podróży wedle kierunków i celów (wnioski: specjalista)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Wnioski przychodzą mailem, w różnych formach
- Odstępstwo od polityki wymaga wymiany kilku wiadomości
- Po powrocie zbieracie paragony, dopytując po kilka razy
- Rozliczenie składacie ręcznie, przeliczając diety
- Pracownik czeka na zwrot kosztów tygodniami
- Nie wiecie, dokąd i po co firma jeździ najczęściej
Z asystą AI
- Wnioski wchodzą w jednej formie, z oznaczonymi odstępstwami
- Zgoda na odstępstwo to kliknięcie, nie wymiana maili
- Paragony są zbierane w trakcie wyjazdu, nie po
- Rozliczenie powstaje z dokumentów, Wy je sprawdzacie
- Termin zwrotu kosztów jest pilnowany
- Koszty podróży są zestawione wedle kierunków i celów
- Czas rozliczenia delegacji
pracownik dostaje zwrot szybciej
dokumenty są zebrane w trakcie, nie ścigane po powrocie
- Zgodność z polityką
mniej rezerwacji poza procesem
odstępstwo jest szybkie, więc nie opłaca się go obchodzić
- Koszt podróży
widać, dokąd i po co jeździcie
wydatki są zestawiane wedle kierunku i celu
- Obciążenie podróżującego
mniej pracy papierowej po powrocie
rozliczenie powstaje z tego, co zebrano po drodze
Zaczynamy od dokumentów, bo tam jest największe tarcie.
- Krok 1
Zbieranie paragonów w trakcie
Zdjęcie w momencie wydatku. Sama ta zmiana usuwa większość dopytywania.
- Krok 2
Wniosek i akceptacja w jednej formie
Z oznaczeniem odstępstw i szybką zgodą.
- Krok 3
Rozliczenie
Składane z zebranych dokumentów, z naliczeniem diet wedle przepisów.
- Krok 4
Przegląd kosztów
Zestawienia wedle kierunków i celów. Wymaga kilku miesięcy danych.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy obsługa podróży przestanie wymagać osobnej osoby?
W wielu firmach już jej nie wymaga - rozlewa się po asystentkach i po samych podróżujących, i stąd bierze się bałagan w rozliczeniach. Odciążenie wniosków, rezerwacji i rozliczeń porządkuje ten rozlew. Jeśli macie osobę od podróży, zacznie zajmować się wyjazdami trudnymi zamiast przepisywaniem paragonów.
Czy to podlega AI Act?
Obsługa podróży nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Uwaga dotyczy danych o wyjazdach pracowników: są to dane o ich aktywności, więc zakres przetwarzania i dostępu powinien być ograniczony do rozliczenia.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile tygodni czeka u Was pracownik na zwrot kosztów delegacji?
Pokażemy Wam, jak wygląda obsługa podróży, kiedy dokumenty zbierają się w trakcie wyjazdu, a rozliczenie powstaje z nich samo.