Rolle
Geschäftsreisen
Wie oft im Monat laufen Sie einem fehlenden Beleg hinterher? Es gibt eine Reiserichtlinie und sie ist meist vernünftig - und die Reisekostenabrechnung zerfällt an Dokumenten, die jemand verloren oder weggeworfen hat.
Erstgespräch
Vier Fragen, mit denen wir beginnen würden
Wie oft im Monat laufen Sie fehlenden Dokumenten hinterher?
Wenn bei den meisten Abrechnungen, besteht das Abrechnen einer Reise darin, Menschen hinterherzulaufen, statt Kosten zu zählen.
Was passiert, wenn eine Reise von der Richtlinie abweicht?
Wenn jede Ausnahme eine E-Mail an eine Führungskraft und ein Warten braucht, buchen manche auf eigene Faust und bitten hinterher um die Zustimmung.
Wie viele Menschen berührt eine Reise?
Der Reisende, seine Führungskraft, die Verwaltung, die Buchhaltung. Zu viert dauert die Abrechnung Wochen, und der Mitarbeitende wartet auf sein eigenes Geld.
Wohin gehen die Daten über die Reisekosten?
Wenn nur in die Buchhaltung, sieht niemand, wohin und warum Sie am häufigsten reisen - und das ist Material für Verhandlungen mit Anbietern und für die Entscheidung, welche Reisen nötig sind.
Wir übernehmen den Papierkram, Sie behalten die Entscheidungen über die Reisen
Anträge, Buchungen, das Sammeln der Dokumente und das Abrechnen lassen sich vom Schreibtisch nehmen. Eine Reise zu genehmigen und über eine Abweichung von der Richtlinie zu entscheiden bleibt bei einem Menschen.
- Das Dokument wird während der Reise gesammelt, nicht danach. - Ein Foto des Belegs im Moment der Ausgabe löst den größten Teil des Problems - der Rest sind Erinnerungen.
- Eine Abweichung von der Richtlinie muss schnell sein, nicht unmöglich. - Wenn die Zustimmung drei Tage dauert, wird die Richtlinie umgangen. Wenn sie einen Fingertipp dauert, wird sie befolgt.
- Den Mitarbeitenden zu erstatten ist eine Frist, keine Gefälligkeit. - Verzögerungen kosten hier mehr an Stimmung als an Geld.
Umfang
Was sich aus der Reiseverwaltung herausnehmen lässt
Achtzehn Aufgaben als Beispiel. Jede hat einen Punkt menschlicher Freigabe. Unten eine Auswahl; den Umfang passen wir an Ihren Prozess an.
Antrag und Genehmigung
- Ein Antrag mit Zweck, Route und Kostenschätzung
- Sein Abgleich mit der Richtlinie und der Hinweis auf Abweichungen (Genehmigung: die Führungskraft)
- Die Information über das Reisebudget des Teams
- Erinnerungen an Anträge, die auf Genehmigung warten
Buchungen
- Vorgeschlagene Verbindungen und Unterkünfte im Rahmen der Richtlinie (Wahl: der Reisende)
- Verknüpfung einer Buchung mit dem Antrag
- Behandlung von Änderungen und Stornierungen
- Die Information über die erforderlichen Reisedokumente
Die Dokumente während der Reise
- Der Satz der für das Ziel erforderlichen Dokumente
- Sammeln von Belegen und Rechnungen per Foto, im Moment der Ausgabe
- Erkennung von Betrag, Datum und Ausgabenart (Freigabe: der Reisende)
- Erinnerungen an fehlende Dokumente während der Reise
- Behandlung von Ausgaben in Fremdwährung
Abrechnung und Auswertung
- Ein Signal, wenn eine Abrechnung nicht fristgerecht eingereicht wird
- Vorbereitung der Abrechnung aus den gesammelten Dokumenten (Freigabe: der Reisende und die Führungskraft)
- Berechnung der Tagegelder und Zuschüsse nach den Vorschriften
- Überwachung der Frist zur Erstattung an den Mitarbeitenden
- Die Reisekosten zusammengefasst nach Ziel und Zweck (Schlussfolgerungen: der Spezialist)
Ein Arbeitstag
Heute
- Die Anträge kommen per E-Mail, in verschiedenen Formen
- Eine Abweichung von der Richtlinie braucht einen Austausch mehrerer Nachrichten
- Nach der Reise sammeln Sie Belege und fragen mehrfach nach
- Sie bauen die Abrechnung von Hand und rechnen die Tagegelder
- Der Mitarbeitende wartet Wochen auf seine Erstattung
- Sie wissen nicht, wohin und warum das Unternehmen am häufigsten reist
Mit AI-Unterstützung
- Die Anträge kommen in einer Form, mit gemeldeten Abweichungen
- Eine Abweichung zu genehmigen ist ein Fingertipp, kein E-Mail-Austausch
- Die Belege werden während der Reise gesammelt, nicht danach
- Die Abrechnung entsteht aus den Dokumenten, Sie prüfen sie
- Die Erstattungsfrist wird überwacht
- Die Reisekosten sind nach Ziel und Zweck zusammengefasst
- Dauer der Reiseabrechnung
der Mitarbeitende wird früher erstattet
die Dokumente werden während der Reise gesammelt, statt hinterher eingefordert
- Einhaltung der Richtlinie
weniger Buchungen außerhalb des Prozesses
eine Abweichung ist schnell, also lohnt es sich nicht, sie zu umgehen
- Die Kosten der Reisen
es ist sichtbar, wohin und warum Sie reisen
die Ausgaben sind nach Ziel und Zweck zusammengefasst
- Die Last für den Reisenden
weniger Papierkram nach der Reise
die Abrechnung entsteht aus dem, was unterwegs gesammelt wurde
Wir beginnen mit den Dokumenten, weil dort die Reibung am größten ist.
- Schritt 1
Belege während der Reise sammeln
Ein Foto im Moment der Ausgabe. Diese eine Veränderung nimmt den größten Teil des Hinterherlaufens weg.
- Schritt 2
Antrag und Genehmigung in einer Form
Mit gemeldeten Abweichungen und schneller Genehmigung.
- Schritt 3
Die Abrechnung
Zusammengesetzt aus den gesammelten Dokumenten, mit nach den Vorschriften gerechneten Tagegeldern.
- Schritt 4
Auswertung der Kosten
Übersichten nach Ziel und Zweck. Es braucht einige Monate Daten.
Häufige Fragen
Fragen, die beim ersten Treffen aufkommen
Braucht die Reiseverwaltung keine eigene Person mehr?
In vielen Unternehmen hat sie schon keine - sie verteilt sich auf Assistenzen und die Reisenden selbst, und daher kommt das Durcheinander in den Abrechnungen. Anträge, Buchungen und Abrechnungen zu übernehmen bringt Ordnung in diese Verteilung. Wenn Sie doch eine Reiseperson haben, beginnt sie an den schwierigen Reisen zu arbeiten, statt Belege abzutippen.
Fällt das unter die KI-Verordnung?
Reiseverwaltung ist keine Hochrisiko-Anwendung. Zu beachten sind die Daten über die Reisen der Mitarbeitenden: Das sind Daten über ihre Aktivität, also sollten sich Verarbeitungsumfang und Zugriff auf die Abrechnung beschränken.
Ihre Frage steht nicht dabei? Gespräch vereinbaren
Nächster Schritt
Wie viele Wochen wartet ein Mitarbeitender auf die Erstattung einer Reise?
Wir zeigen Ihnen, wie Reiseverwaltung aussieht, wenn sich die Dokumente unterwegs selbst sammeln und die Abrechnung daraus entsteht.