Puesto
PMO
¿Cómo sabéis que la imagen de la cartera que enseñáis a la dirección coincide con lo que pasa en los proyectos? La montáis a partir de informes cuya fiabilidad depende de quién los escribió.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cómo sabéis que el estado de un proyecto coincide con la realidad?
Si la única fuente es el informe del jefe de proyecto, la cartera refleja optimismo y no el estado de las cosas.
¿Cuántas veces al mes recogéis los mismos datos de las mismas personas?
Cada ronda de recogida es una semana del ciclo y una docena larga de recordatorios.
¿Qué hacéis cuando un informe de proyecto y los datos del sistema dicen cosas distintas?
Si la discrepancia se explica, o si gana la fuente que esté a mano antes del comité de seguimiento.
¿Quién se da cuenta primero de que dos proyectos necesitan a la misma persona el mismo mes?
Si no se da cuenta nadie hasta el choque, la planificación de recursos ocurre a posteriori.
Nos quedamos con recoger y montar, vosotros con el juicio sobre la cartera
Recoger estados, vigilar los estándares, detectar choques de recursos y preparar informes se pueden quitar del escritorio. Leer la situación de la cartera y las recomendaciones para la dirección se quedan con una persona.
- El estado sale del trabajo, no de una petición de informe. - Donde los proyectos se llevan en herramientas, la imagen se construye sin ronda de recogida.
- Una divergencia entre fuentes se señala. - Un estado en verde junto a tareas sin avance durante tres semanas es una señal para una conversación, no para aceptar.
- Un choque de recursos se ve antes del choque. - Dos proyectos que planifican a la misma persona en el mismo periodo se anuncian en la planificación, no en un escalado.
Alcance
Qué se puede quitar de una PMO
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestra cartera.
El registro de proyectos
- Un registro de proyectos con fase, presupuesto y patrocinador
- Enlazar un proyecto con un objetivo de la organización
- Una señal cuando un proyecto lleva sin actualizarse más de lo acordado
- Proyectos resumidos por fase y valor
Recogida de estados
- El estado montado a partir de las herramientas que usan los proyectos
- Un recordatorio sobre un estado que se espera de un jefe de proyecto
- Señalar las divergencias entre el estado y los datos
- Un resumen de los cambios desde el periodo anterior
Estándares y plantillas
- Las plantillas de documentos de proyecto en un solo sitio
- Señalar los proyectos llevados fuera del estándar (valoración: la PMO)
- Una lista de comprobación para arrancar y para cerrar un proyecto
- Un registro de desviaciones del estándar con sus motivos
Recursos en la cartera
- Demanda de recursos por proyecto y periodo
- Una señal cuando una persona está planificada en varios proyectos a la vez
- Carga frente a disponibilidad (decisión: el comité de seguimiento)
- El efecto de mover un proyecto sobre los recursos
El informe para la dirección
- Un borrador de informe de cartera (contenido y conclusiones: la PMO)
- Proyectos en riesgo, con la causa
- Plan frente a cumplimiento por proyecto
Un día de trabajo
Hoy
- Recogéis los estados por correo, recordándolo varias veces
- Montáis la imagen de la cartera en una hoja de cálculo antes de cada comité
- Una divergencia entre un informe y la realidad sale a la luz por casualidad
- Un choque de recursos aparece cuando dos jefes de proyecto piden a la misma persona
- Las desviaciones del estándar salen a la luz al cerrar un proyecto
- Montáis el informe de dirección durante varios días
Con asistencia de IA
- El estado sale de las herramientas, allí donde los proyectos viven en ellas
- La imagen de la cartera está vigente en lugar de reconstruirse antes del comité
- Una divergencia entre el estado y los datos se señala
- Un choque de recursos se ve en la planificación, no en un escalado
- Un proyecto fuera del estándar se señala pronto
- El informe tiene borrador y vosotros aportáis las conclusiones
- Una imagen de cartera fiable
la dirección mira el estado de las cosas y no una suma de optimismo
las divergencias entre fuentes se señalan
- Tiempo para montar un informe
la PMO analiza la cartera en lugar de recogerla
el estado sale de las herramientas y no de peticiones
- Choques de recursos visibles
menos proyectos que arrancan sin personas disponibles
la carga frente a la disponibilidad se ve
- Proyectos llevados de forma coherente
menos proyectos llevados enteramente a su manera
las desviaciones del estándar se señalan
Empezamos por los estados, porque recogerlos lleva más tiempo y da menos certeza.
- Paso 1
Estado desde las herramientas de proyecto
Donde los proyectos viven en sistemas, la imagen se construye sin ronda de recogida.
- Paso 2
Detección de divergencias
Un estado en verde junto a la ausencia de avance, y otras señales de incoherencia.
- Paso 3
Recursos en la cartera
Demanda frente a disponibilidad y choques entre proyectos.
- Paso 4
El informe de cartera
Un borrador de informe con los riesgos resumidos. Al final, porque requiere datos fiables.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto de un jefe de proyecto?
El jefe responde de un proyecto y de entregarlo. La PMO responde de la imagen del conjunto, del estándar y de que los proyectos no compitan por los mismos recursos sin que nadie lo sepa. Son dos puntos de vista distintos y dos tipos de presión distintos.
¿Puede llevar una PMO menos gente?
Una PMO suele ser una o dos personas atendiendo a una docena larga de proyectos; el problema no es la plantilla, es que el ciclo de recogida de estados se come el mes entero. Asumir eso no reduce el equipo: le da tiempo para aquello para lo que se creó, que es mirar la cartera en lugar de anotarla.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
Llevar una cartera de proyectos no es un uso de alto riesgo. La línea está en los datos sobre la carga de las personas: planificamos recursos al nivel de roles y disponibilidad, sin construir evaluaciones de productividad de personas.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántos días lleva preparar la imagen de la cartera antes de un comité?
Os enseñaremos cómo es el trabajo de una PMO cuando el estado sale de las herramientas y un choque de recursos se ve antes del escalado.