Poste
PMO
Comment savez-vous que l'image du portefeuille que vous montrez à la direction correspond à ce qui se passe dans les projets ? Vous l'assemblez depuis des rapports dont la fiabilité dépend de qui les a écrits.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Comment savez-vous qu'un état de projet correspond à la réalité ?
Si la seule source est le rapport du chef de projet, le portefeuille reflète de l'optimisme et non l'état des choses.
Combien de fois par mois recueillez-vous les mêmes données auprès des mêmes personnes ?
Chaque tour de collecte, c'est une semaine du cycle et une douzaine de relances.
Que faites-vous quand un rapport de projet et les données du système disent des choses différentes ?
Si l'écart s'explique, ou si c'est la source qui est sous la main avant le comité de pilotage qui l'emporte.
Qui remarque le premier que deux projets ont besoin de la même personne le même mois ?
Si personne ne le remarque avant le conflit, la planification des ressources se fait après coup.
Nous prenons le recueil et l'assemblage, vous gardez le jugement sur le portefeuille
Recueillir les états, surveiller les standards, détecter les conflits de ressources et préparer les rapports peuvent être retirés du bureau. Lire la situation du portefeuille et les recommandations pour la direction restent à une personne.
- L'état vient du travail, pas d'une demande de rapport. - Là où les projets se mènent dans des outils, l'image se construit sans tour de collecte.
- Un écart entre sources est signalé. - Un état au vert à côté de tâches sans avancement depuis trois semaines est un signal pour une conversation, pas pour accepter.
- Un conflit de ressources se voit avant le conflit. - Deux projets qui planifient la même personne sur la même période s'annoncent à la planification, pas lors d'une escalade.
Périmètre
Ce qui peut être retiré d'un PMO
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre portefeuille.
Le registre des projets
- Un registre des projets avec phase, budget et sponsor
- Lier un projet à un objectif de l'organisation
- Un signal quand un projet n'a pas été mis à jour depuis plus longtemps que convenu
- Projets récapitulés par phase et par valeur
Recueil des états
- L'état assemblé depuis les outils qu'utilisent les projets
- Un rappel sur un état attendu d'un chef de projet
- Signalement des écarts entre l'état et les données
- Un récapitulatif des changements depuis la période précédente
Standards et modèles
- Les modèles de documents de projet en un seul endroit
- Signalement des projets menés hors du standard (appréciation : le PMO)
- Une liste de contrôle pour démarrer et pour clôturer un projet
- Un registre des écarts au standard avec leurs motifs
Ressources du portefeuille
- Besoin en ressources par projet et par période
- Un signal quand une personne est planifiée sur plusieurs projets à la fois
- Charge au regard de la disponibilité (décision : le comité de pilotage)
- L'effet du déplacement d'un projet sur les ressources
Le rapport pour la direction
- Un projet de rapport de portefeuille (contenu et conclusions : le PMO)
- Projets à risque, avec la cause
- Plan face à l'exécution par projet
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous recueillez les états par courriel, en relançant plusieurs fois
- Vous assemblez l'image du portefeuille dans un tableur avant chaque comité
- Un écart entre un rapport et la réalité apparaît par hasard
- Un conflit de ressources apparaît quand deux chefs de projet demandent la même personne
- Les écarts au standard apparaissent à la clôture d'un projet
- Vous assemblez le rapport de direction pendant plusieurs jours
Avec l'assistance de l'IA
- L'état vient des outils, là où les projets y vivent
- L'image du portefeuille est à jour au lieu d'être reconstituée avant le comité
- Un écart entre l'état et les données est signalé
- Un conflit de ressources se voit à la planification, pas lors d'une escalade
- Un projet hors standard est signalé tôt
- Le rapport a un projet et vous apportez les conclusions
- Une image de portefeuille fiable
la direction regarde l'état des choses et non une somme d'optimisme
les écarts entre sources sont signalés
- Temps d'assemblage d'un rapport
le PMO analyse le portefeuille au lieu de le recueillir
l'état vient des outils et non de demandes
- Conflits de ressources visibles
moins de projets qui démarrent sans personnes disponibles
la charge au regard de la disponibilité se voit
- Des projets menés de façon cohérente
moins de projets menés entièrement à leur façon
les écarts au standard sont signalés
Nous commençons par les états, parce que les recueillir prend le plus de temps et donne le moins de certitude.
- Étape 1
L'état depuis les outils de projet
Là où les projets vivent dans des systèmes, l'image se construit sans tour de collecte.
- Étape 2
Détection des écarts
Un état au vert à côté d'une absence d'avancement, et d'autres signaux d'incohérence.
- Étape 3
Ressources du portefeuille
Besoin au regard de la disponibilité et conflits entre projets.
- Étape 4
Le rapport de portefeuille
Un projet de rapport avec les risques récapitulés. En dernier, parce que cela exige des données fiables.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
En quoi est-ce différent d'un chef de projet ?
Le chef de projet répond d'un projet et de sa livraison. Le PMO répond de l'image de l'ensemble, du standard et de ce que les projets ne se disputent pas les mêmes ressources sans que personne ne le sache. Ce sont deux points de vue différents et deux types de pression différents.
Un PMO peut-il être tenu par moins de monde ?
Un PMO, c'est en général une ou deux personnes qui servent une douzaine de projets : le problème n'est pas les effectifs, c'est que le cycle de recueil des états mange tout le mois. Reprendre cela ne réduit pas l'équipe : cela lui donne du temps pour ce pour quoi elle a été créée, c'est-à-dire regarder le portefeuille au lieu de le noter.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Mener un portefeuille de projets n'est pas un usage à haut risque. La limite se situe aux données sur la charge des personnes : nous planifions les ressources au niveau des rôles et de la disponibilité, sans construire d'évaluations de productivité de personnes.
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Étape suivante
Combien de jours prend la préparation de l'image du portefeuille avant un comité ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble le travail d'un PMO quand l'état vient des outils et qu'un conflit de ressources se voit avant l'escalade.