Puesto
Business Intelligence
¿Cuántas veces al mes os piden un informe que ya existe? Si es a menudo, el problema no es el número de cuadros de mando, sino que nadie sabe cuáles de ellos son verdad.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Cuántas veces al mes os piden un informe que ya existe?
Si es a menudo, el catálogo de informes es ilegible o la gente no confía en él. Ambas causas piden una respuesta distinta a otro cuadro de mando.
¿Qué no hacéis aunque sabéis que hay que hacerlo?
Normalmente: no retiráis los informes muertos y no ordenáis las definiciones de los indicadores. Siempre porque las peticiones nuevas son más urgentes.
¿Quién decide cómo se calcula un indicador?
Si no lo decide nadie, dos informes mostrarán dos cifras distintas y ambas serán correctas según su propia definición.
¿Cuánto tarda en existir un informe nuevo?
Si son semanas, los departamentos se montan sus propios resúmenes en hojas de cálculo, y ahí empieza un mundo paralelo de datos.
Nos quedamos con construir y mantener, vosotros con el modelo y las definiciones
Recoger necesidades, construir vistas, mantener el catálogo y limpiarlo se pueden quitar del escritorio. Decidir cómo se calcula un indicador y qué significa se queda con una persona.
- Un indicador tiene una sola definición. - Registrada, con un responsable, visible en cada informe en el que aparece.
- Un informe muerto es visible. - Un cuadro de mando que nadie ha abierto en medio año queda señalado, y retirarlo es a veces más importante que construir otro.
- Una petición de informe empieza por comprobar si ya existe. - Antes de construir una vista nueva está claro qué hay ya y en qué se diferencia.
Alcance
Qué se puede quitar de un equipo de BI
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro entorno de reporte.
Recogida de necesidades de reporte
- Una sola vía para plantear una necesidad de reporte
- Señalar los informes existentes que responden a la pregunta
- Preguntar a qué decisión va a servir el informe
- Un aviso cuando una petición duplica una vista existente
El modelo y los indicadores
- Un catálogo de indicadores con definición y responsable
- Señalar indicadores calculados de distinta forma en distintos informes
- Enlazar un indicador con los informes en los que aparece
- Un registro de cambios de definición (aprobación: el responsable del indicador)
Construcción de cuadros de mando
- Un borrador de vista a partir de la necesidad planteada (valoración: el especialista)
- Nomenclatura y formatos coherentes entre informes
- Comprobar que las cifras cuadran con otros informes
- Documentación de las fuentes de un informe
Despliegue entre los destinatarios
- La lista de destinatarios y sus permisos
- Material introductorio para los destinatarios
- Un resumen de las preguntas planteadas tras el despliegue
Mantenimiento y limpieza
- Estadística de aperturas de informes
- Señalar los informes que nadie abre desde hace tiempo
- Un aviso cuando un informe se apoya en una fuente desactualizada
- Una propuesta de retirada de un informe (decisión: el especialista)
Un día de trabajo
Hoy
- Las peticiones de informes llegan por correo y en reuniones
- Con cada una empezáis averiguando si existe algo parecido
- Las definiciones de los indicadores viven en la cabeza de unas pocas personas
- Dos informes muestran cifras distintas y nadie sabe por qué
- No sabéis qué informes abre alguien
- Aplazáis la limpieza, porque las peticiones nuevas son más urgentes
Con asistencia de IA
- Una petición entra por una sola vía, con la pregunta sobre la decisión a tomar
- Los informes existentes que responden a la pregunta quedan señalados
- Las definiciones de los indicadores están registradas, con responsable
- Una divergencia entre informes queda señalada
- Veis qué informes se abren y cuáles están muertos
- La limpieza tiene una lista, así que se puede hacer en unas horas
- Destinatarios que se apañan solos
menos peticiones de un informe que ya existe
está claro qué hay y en qué se diferencia
- Tiempo hasta un informe nuevo
un camino más corto de la necesidad a la vista
el borrador sale del modelo, no de cero
- Informes muertos
el catálogo es más pequeño y más creíble
los informes que nadie abre quedan señalados
- Una sola fuente por indicador
la misma cifra en cada informe
la definición tiene responsable y está registrada
Empezamos por las definiciones de los indicadores, porque de ellas depende la confianza en todo lo demás.
- Paso 1
Un catálogo de indicadores con responsables
La definición, el responsable, los informes en los que aparece el indicador.
- Paso 2
Detección de divergencias
Indicadores calculados de distinta forma en distintos informes.
- Paso 3
La entrada de necesidades de reporte
Una petición con la pregunta sobre la decisión y las vistas existentes señaladas.
- Paso 4
Limpieza del catálogo
Estadística de aperturas y retirada de informes muertos. Al final, porque requiere unos meses de datos de uso.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿En qué se diferencia esto de un analista de datos y de un ingeniero de datos?
El ingeniero responde de que los datos existan. El analista responde preguntas con ellos. BI responde de que la organización pueda responderse a sí misma, y por eso aquí lo que importa no es el análisis sino una definición compartida y la confianza en las cifras.
¿Será más pequeño el equipo de BI cuando la gente se apañe sola?
El autoservicio no reduce el trabajo de BI, lo desplaza de hacer informes a procurar que todos cuenten lo mismo de la misma manera. Ese trabajo es más difícil y más necesario. Un equipo que no produce el cuadro de mando número cuarenta bajo petición trabaja en el modelo y en las definiciones, que es de lo que depende la confianza en las cifras de toda la empresa.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
El reporte no es un uso de alto riesgo. La línea pasa por los cuadros de mando sobre empleados: los resúmenes de personal y de desempeño exigen cuidado y una base jurídica, porque se convierten con facilidad en una herramienta para evaluar a personas.
¿Os queda alguna pregunta que no esté aquí? Reservad una llamada
Siguiente paso
¿Cuántos de vuestros informes abrió alguien el mes pasado?
Os enseñaremos cómo es el trabajo de BI cuando un indicador tiene una sola definición y un informe muerto es visible.