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Business intelligence
Combien de fois par mois vous demande-t-on un rapport qui existe déjà ? Si c'est souvent, le problème n'est pas le nombre de tableaux de bord, c'est que personne ne sait lesquels disent vrai.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Combien de fois par mois vous demande-t-on un rapport qui existe déjà ?
Si c'est souvent, le catalogue de rapports est illisible ou les gens ne lui font pas confiance. Les deux causes appellent une autre réponse qu'un tableau de bord de plus.
Qu'est-ce que vous ne faites pas, tout en sachant qu'il le faudrait ?
En général : vous ne supprimez pas les rapports morts et vous ne mettez pas de l'ordre dans les définitions d'indicateurs. Toujours parce que les nouvelles demandes sont plus urgentes.
Qui décide de la façon dont un indicateur est calculé ?
Si personne ne décide, deux rapports afficheront deux chiffres différents et les deux seront corrects selon leur propre définition.
Combien de temps faut-il pour qu'un nouveau rapport existe ?
Si c'est des semaines, les services construisent leurs propres récapitulatifs dans des tableurs, et c'est le début d'un monde de données parallèle.
Nous prenons la construction et l'entretien, vous gardez le modèle et les définitions
Recueillir les besoins, construire les vues, tenir le catalogue et le nettoyer peuvent être retirés du bureau. Décider comment un indicateur se calcule et ce qu'il signifie reste à une personne.
- Un indicateur a une seule définition. - Consignée, avec un responsable, visible sur chaque rapport où il apparaît.
- Un rapport mort se voit. - Un tableau de bord que personne n'a ouvert depuis six mois est signalé, et le supprimer est parfois plus important que d'en construire un de plus.
- Une demande de rapport commence par vérifier s'il existe déjà. - Avant de construire une nouvelle vue, on sait ce qui existe et en quoi cela diffère.
Périmètre
Ce qui peut être retiré d'une équipe BI
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre environnement de reporting.
Recueil des besoins de reporting
- Une seule voie pour formuler un besoin de reporting
- Signalement des rapports existants qui répondent à la question
- Demander à quelle décision le rapport doit servir
- Un signal quand une demande fait doublon avec une vue existante
Le modèle et les indicateurs
- Un catalogue d'indicateurs avec définitions et responsables
- Signalement des indicateurs calculés différemment dans des rapports différents
- Lier un indicateur aux rapports où il apparaît
- Un registre des changements de définition (validation : le responsable de l'indicateur)
Construction des tableaux de bord
- Un projet de vue fondé sur le besoin formulé (appréciation : le spécialiste)
- Une nomenclature et des formats cohérents entre les rapports
- Vérification que les chiffres concordent avec les autres rapports
- Documentation des sources d'un rapport
Mise à disposition du public
- La liste des destinataires et leurs droits
- De la matière d'introduction pour le public
- Un récapitulatif des questions posées après la mise à disposition
Entretien et nettoyage
- Des statistiques d'ouverture des rapports
- Signalement des rapports non ouverts depuis longtemps
- Un signal quand un rapport repose sur une source périmée
- Une proposition de retrait d'un rapport (décision : le spécialiste)
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Les demandes de rapports arrivent par courriel et en réunion
- À chacune, vous commencez par chercher si quelque chose de similaire existe
- Les définitions d'indicateurs vivent dans la tête de quelques personnes
- Deux rapports affichent des chiffres différents et personne ne sait pourquoi
- Vous ne savez pas quels rapports quelqu'un ouvre
- Vous repoussez le nettoyage, parce que les nouvelles demandes sont plus urgentes
Avec l'assistance de l'IA
- Une demande arrive par une seule voie, avec la question sur la décision à prendre
- Les rapports existants qui répondent à la question sont signalés
- Les définitions d'indicateurs sont consignées, avec un responsable
- Un écart entre rapports est signalé
- Vous voyez quels rapports sont ouverts et lesquels sont morts
- Le nettoyage a une liste, donc il tient en quelques heures
- Des lecteurs autonomes
moins de demandes pour un rapport qui existe déjà
on sait ce qui existe et en quoi cela diffère
- Délai jusqu'à un nouveau rapport
un chemin plus court du besoin à la vue
le projet vient du modèle, pas de zéro
- Rapports morts
le catalogue est plus petit et plus crédible
les rapports que personne n'ouvre sont signalés
- Une source par indicateur
le même chiffre dans chaque rapport
la définition a un responsable et est consignée
Nous commençons par les définitions d'indicateurs, parce que la confiance dans tout le reste en dépend.
- Étape 1
Un catalogue d'indicateurs avec responsables
La définition, le responsable, les rapports où l'indicateur apparaît.
- Étape 2
Détection des écarts
Les indicateurs calculés différemment dans des rapports différents.
- Étape 3
La réception des besoins de reporting
Une demande avec la question sur la décision et les vues existantes signalées.
- Étape 4
Nettoyage du catalogue
Statistiques d'ouverture et retrait des rapports morts. En dernier, parce que cela exige quelques mois de données d'usage.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
En quoi est-ce différent d'un analyste de données et d'un ingénieur données ?
L'ingénieur répond de l'existence de la donnée. L'analyste répond aux questions avec elle. La BI répond de ce que l'organisation puisse répondre elle-même, et c'est pourquoi ce qui compte ici n'est pas l'analyse mais une définition partagée et la confiance dans les chiffres.
L'équipe BI sera-t-elle plus petite une fois que les gens se servent seuls ?
Le libre-service ne réduit pas le travail BI, il le déplace de la fabrication de rapports vers le fait de s'assurer que tout le monde compte la même chose de la même façon. Ce travail est plus difficile et plus nécessaire. Une équipe qui ne produit pas le quarantième tableau de bord sur demande travaille sur le modèle et les définitions, c'est-à-dire sur ce qui fonde la confiance dans les chiffres de toute l'entreprise.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
Le reporting n'est pas un usage à haut risque. La limite se situe aux tableaux de bord portant sur les salariés : les récapitulatifs RH et de performance demandent de la prudence et une base légale, parce qu'ils deviennent facilement un outil d'évaluation des personnes.
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Étape suivante
Combien de vos rapports quelqu'un a-t-il ouverts le mois dernier ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble le travail BI quand un indicateur a une seule définition et qu'un rapport mort se voit.