Stanowisko
Business Intelligence
Ile razy w miesiącu ktoś prosi Was o raport, który już istnieje? Jeśli często, to problem nie leży w liczbie dashboardów, tylko w tym, że nikt nie wie, które z nich są prawdziwe.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Ile razy w miesiącu prosi się Was o raport, który już istnieje?
Jeśli często, to katalog raportów jest nieczytelny albo ludzie mu nie ufają. Obie przyczyny wymagają innej odpowiedzi niż kolejny dashboard.
Czego nie robicie, choć wiecie, że trzeba?
Zwykle: nie usuwacie raportów martwych i nie porządkujecie definicji wskaźników. Zawsze dlatego, że nowe prośby są pilniejsze.
Kto u Was decyduje, jak liczony jest wskaźnik?
Jeśli nikt, to dwa raporty pokażą dwie różne liczby i obie będą poprawne wedle własnej definicji.
Jak długo trwa, zanim powstaje nowy raport?
Jeśli tygodnie, to działy robią swoje zestawienia w arkuszach - i to jest początek równoległego świata danych.
Zdejmujemy budowę i utrzymanie, zostawiamy model i definicje
Zbieranie wymagań, budowa widoków, utrzymanie katalogu i porządki dają się odciążyć. Decyzja, jak liczony jest wskaźnik i co znaczy, zostaje przy człowieku.
- Wskaźnik ma jedną definicję. - Zapisaną, z właścicielem, widoczną przy każdym raporcie, w którym występuje.
- Raport martwy jest widoczny. - Dashboard, którego nikt nie otworzył od pół roku, jest wskazany - a usunięcie go bywa ważniejsze niż zbudowanie kolejnego.
- Prośba o raport zaczyna się od sprawdzenia, czy już istnieje. - Zanim powstanie nowy widok, wiadomo, co już jest i czym się różni.
Zakres
Co da się odciążyć w pracy zespołu BI
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego środowiska raportowego.
Zbieranie wymagań raportowych
- Jedna droga zgłoszenia potrzeby raportowej
- Wskazanie istniejących raportów odpowiadających na pytanie
- Dopytanie o decyzję, której raport ma służyć
- Sygnał o zgłoszeniu dublującym istniejący widok
Model i wskaźniki
- Katalog wskaźników z definicją i właścicielem
- Wskazanie wskaźników liczonych różnie w różnych raportach
- Powiązanie wskaźnika z raportami, w których występuje
- Rejestr zmian definicji (zatwierdzenie: właściciel wskaźnika)
Budowa dashboardów
- Szkic widoku na podstawie zgłoszonej potrzeby (ocena: specjalista)
- Spójność nazewnictwa i formatów między raportami
- Sprawdzenie zgodności liczb z innymi raportami
- Dokumentacja źródeł raportu
Wdrożenie wśród odbiorców
- Lista odbiorców i ich uprawnień
- Materiał wprowadzający dla odbiorców
- Zestawienie pytań zadawanych po wdrożeniu
Utrzymanie i porządki
- Statystyka otwarć raportów
- Wskazanie raportów nieotwieranych od dłuższego czasu
- Sygnał o raporcie opartym na nieaktualnym źródle
- Propozycja wycofania raportu (decyzja: specjalista)
Dzień pracy
Dzisiaj
- Prośby o raporty przychodzą mailem i na spotkaniach
- Przy każdej zaczynacie od ustalania, czy coś podobnego już jest
- Definicje wskaźników istnieją w głowach kilku osób
- Dwa raporty pokazują różne liczby i nikt nie wie dlaczego
- Nie wiecie, które raporty ktokolwiek otwiera
- Porządki odkładacie, bo nowe prośby są pilniejsze
Z asystą AI
- Zgłoszenie wchodzi jedną drogą, z pytaniem o decyzję do podjęcia
- Istniejące raporty odpowiadające na pytanie są wskazane
- Definicje wskaźników są zapisane, z właścicielem
- Rozbieżność między raportami jest sygnalizowana
- Widzicie, które raporty są otwierane, a które martwe
- Porządki mają listę, więc dają się zrobić w kilka godzin
- Samodzielność odbiorców raportów
mniej próśb o raport, który już istnieje
wiadomo, co jest i czym się różni
- Czas powstania raportu
krótsza droga od potrzeby do widoku
szkic powstaje z modelu, nie od zera
- Liczba raportów martwych
katalog jest mniejszy i bardziej wiarygodny
nieotwierane raporty są wskazywane
- Jedno źródło wskaźnika
ta sama liczba w każdym raporcie
definicja ma właściciela i jest zapisana
Zaczynamy od definicji wskaźników, bo od nich zależy zaufanie do wszystkiego pozostałego.
- Krok 1
Katalog wskaźników z właścicielami
Definicja, właściciel, raporty, w których wskaźnik występuje.
- Krok 2
Wykrywanie rozbieżności
Wskaźniki liczone różnie w różnych raportach.
- Krok 3
Wejście potrzeb raportowych
Zgłoszenie z pytaniem o decyzję i wskazaniem istniejących widoków.
- Krok 4
Porządki w katalogu
Statystyka otwarć i wycofywanie raportów martwych. Na końcu, bo wymaga kilku miesięcy danych o użyciu.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czym to się różni od pracy analityka danych i inżyniera danych?
Inżynier odpowiada za to, żeby dane były. Analityk odpowiada na pytania przy ich pomocy. BI odpowiada za to, żeby organizacja mogła odpowiadać sobie sama - i dlatego kluczowa jest tu nie analiza, tylko wspólna definicja i zaufanie do liczb.
Czy zespół BI będzie mniejszy, skoro ludzie obsłużą się sami?
Samoobsługa nie zmniejsza pracy BI - przenosi ją z robienia raportów na pilnowanie, żeby wszyscy liczyli to samo tak samo. To jest praca trudniejsza i bardziej potrzebna. Zespół, który nie produkuje czterdziestego dashboardu na życzenie, zajmuje się modelem i definicjami, czyli tym, od czego zależy zaufanie do liczb w całej firmie.
Czy to podlega AI Act?
Raportowanie nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka. Granica przebiega przy dashboardach dotyczących pracowników: zestawienia kadrowe i wydajnościowe wymagają ostrożności i podstawy, bo łatwo stają się narzędziem oceny osób.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ile Waszych raportów ktokolwiek otworzył w zeszłym miesiącu?
Pokażemy Wam, jak wygląda praca BI, w której wskaźnik ma jedną definicję, a raport martwy jest widoczny.