Puesto
Evaluación de proveedores
¿Quién rellena vuestro cuestionario de evaluación de proveedores? Si es el propio proveedor, estáis evaluando una declaración y no la realidad, y conocéis la diferencia en la primera no conformidad.
Conversación inicial
Cuatro preguntas por las que empezaríamos
¿Quién aporta los datos para una evaluación de proveedor?
Si es el proveedor evaluado, la evaluación dice cómo se ve a sí mismo. Los datos duros (puntualidad de entregas, reclamaciones, conformidad de los suministros) están en vuestra casa, y deberían pesar más.
¿Cómo sabéis que los certificados de un proveedor siguen en vigor?
Un certificado enviado en la homologación caduca en silencio. Si nadie vigila las fechas, parte de vuestros proveedores trabaja con documentos que vencieron hace años.
¿Cuánto dura homologar a un proveedor nuevo?
Si son varias semanas, ante una necesidad urgente hay un atajo: comprar a un proveedor no homologado con la promesa de completar los documentos después, cosa que rara vez ocurre.
¿Adónde va la información sobre una reclamación de calidad?
Si va al departamento de calidad y ahí se queda, en la evaluación periódica el proveedor sale bien, porque nadie contrastó sus entregas con las reclamaciones que causó.
Nos quedamos con la recogida, vosotros con la evaluación
Reunir los datos de proveedores de vuestros sistemas, vigilar la validez de los documentos y preparar la evaluación periódica se pueden quitar del escritorio. La evaluación en sí, la decisión sobre la relación y la conversación con el proveedor se quedan con una persona.
- La evaluación descansa primero sobre vuestros propios datos. - Puntualidad, conformidad de las entregas, reclamaciones: esos son hechos de vuestros sistemas. Las declaraciones del proveedor son un complemento, no la base.
- Una decisión sobre un proveedor pasa siempre por una persona. - Suspender o excluir tiene consecuencias operativas y comerciales. El sistema muestra la imagen, una persona decide.
- Un documento tiene fecha, y la fecha tiene recordatorio. - Eso elimina toda una clase de problemas que hoy salen a la luz en una auditoría.
Alcance
Qué se puede quitar de la evaluación de proveedores
Diecinueve tareas de ejemplo. Cada una tiene un punto de aprobación humana. Abajo una selección, y el alcance lo ajustamos a vuestro proceso.
Homologación de un proveedor nuevo
- La lista de documentos exigidos y su estado
- Recibir y leer los documentos enviados por el proveedor
- Verificar los datos registrales de la empresa
- La lista de pasos de homologación con fechas (decisión de aprobar: el especialista)
- Una señal cuando se usan proveedores pese a una homologación sin terminar
Documentos y certificados
- Un registro de documentos con sus fechas de caducidad
- Recordatorios antes de la caducidad, a vosotros y al proveedor
- Detectar documentos caducados en una relación activa
- El alcance de la certificación frente a lo que compráis de verdad
Evaluación periódica
- Reunir los datos duros: puntualidad, conformidad, reclamaciones
- Los resultados frente a los criterios acordados (evaluación final: el especialista)
- Comparar proveedores de alcance parecido
- Señalar los proveedores con tendencia a peor
- Material para la conversación anual con un proveedor
Reclamaciones y decisiones
- Enlazar una reclamación de calidad con una entrega y un proveedor concretos
- Un registro de acciones correctivas con fechas (juicio sobre su eficacia: el especialista)
- Señalar los problemas que se repiten pese a las acciones correctivas
- El historial de la relación como material para una decisión de suspensión (decisión: el especialista)
- Un resumen de cuánto cuestan las no conformidades de un proveedor
Un día de trabajo
Hoy
- Montáis la evaluación periódica a partir de cuestionarios y de lo que recuerda compras
- Vigiláis las fechas de caducidad de los certificados en una hoja de cálculo, o no las vigiláis
- Las reclamaciones de calidad viven aparte de la evaluación de proveedores
- Homologar a un proveedor nuevo es un intercambio de correos de varias semanas
- No sabéis cuánto os cuestan las no conformidades de un proveedor
- En una auditoría buscáis documentos por carpetas
Con asistencia de IA
- La evaluación se construye a partir de vuestros datos duros y el cuestionario solo la complementa
- Los documentos que caducan avisan solos, también al proveedor
- Una reclamación se enlaza con una entrega y se ve en la evaluación
- La homologación tiene una lista de pasos y estados, así que se puede acelerar
- El coste de las no conformidades se calcula frente al proveedor
- El conjunto completo de documentos para una auditoría está listo
- Evaluación objetiva
la evaluación descansa sobre hechos de vuestros sistemas
los datos duros pesan más que la declaración de la parte evaluada
- Documentos vigentes
no trabajáis con proveedores con certificados caducados
las fechas tienen recordatorios y no memoria
- Tiempo de homologación
menos compras a proveedores no homologados
la homologación deja de ser tan lenta como para que se la esquive
- Constancia de las decisiones sobre proveedores
se sabe con qué base se suspendió una relación
el historial y la motivación se registran con la decisión
Empezamos por los documentos, porque es el área más sencilla y más urgente.
- Paso 1
Un registro de documentos con fechas
Qué tenéis, qué ha caducado, qué falta. La primera revisión suele revelar unos cuantos proveedores trabajando con documentos de hace años.
- Paso 2
Datos duros para la evaluación
Puntualidad y conformidad de las entregas desde vuestros sistemas. Cambia el carácter de la evaluación antes de que nadie rellene un cuestionario.
- Paso 3
Enlazar las reclamaciones con el proveedor
Las reclamaciones de calidad entran en la imagen del proveedor. Eso suele cambiar más el ranking.
- Paso 4
Homologación y decisiones
El proceso de homologación con pasos y fechas, y un registro de decisiones. Al final, porque requiere los criterios resueltos en los pasos anteriores.
Preguntas frecuentes
Preguntas que surgen en la primera reunión
¿Basta ahora con menos gente para la evaluación de proveedores?
En la mayoría de las empresas la evaluación de proveedores no la hace demasiada gente: se hace una vez al año, porque no hay manos para más a menudo. Asumir la recogida de datos no cambia la plantilla sino la frecuencia: la evaluación deja de ser un acontecimiento y se convierte en una imagen que se puede mirar antes de una conversación sobre condiciones.
¿Esto entra en el ámbito del Reglamento de IA?
La evaluación de proveedores no es un uso de alto riesgo y el Reglamento de IA no la clasifica como tal, incluido cuando el proveedor es un autónomo. Con esos proveedores, en cambio, se aplica el artículo 22 del RGPD: una evaluación que afecte a su situación económica no puede hacerse únicamente por medios automatizados, y los criterios tienen que ser conocidos. Por eso la decisión de excluir se queda con una persona.
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Siguiente paso
¿Cuántos de vuestros proveedores activos tienen hoy documentos caducados?
Os enseñaremos cómo es una evaluación de proveedores cuando descansa sobre datos de vuestros sistemas y las fechas de los documentos se vigilan solas.