Stanowisko
Ocena dostawców
Kto u Was wypełnia ankietę oceny dostawcy? Jeśli sam dostawca, to oceniacie deklarację, nie rzeczywistość - a różnicę między nimi poznajecie przy pierwszej niezgodności.
Rozmowa wstępna
Cztery pytania, od których byśmy zaczęli
Kto u Was dostarcza dane do oceny dostawcy?
Jeśli oceniany, to ocena mówi o tym, jak dostawca sam siebie widzi. Dane twarde - terminowość, reklamacje, zgodność dostaw - macie u siebie i to one powinny ważyć najwięcej.
Skąd wiecie, że certyfikaty dostawcy są nadal ważne?
Certyfikat przysłany przy kwalifikacji wygasa w ciszy. Jeśli nikt nie pilnuje terminów, to część Waszych dostawców pracuje na dokumentach nieaktualnych od lat.
Jak długo trwa u Was kwalifikacja nowego dostawcy?
Jeśli kilka tygodni, to przy pilnej potrzebie zostaje obejście - zakup u niekwalifikowanego dostawcy z obietnicą uzupełnienia dokumentów później, która rzadko się spełnia.
Gdzie trafia informacja o reklamacji jakościowej?
Jeśli do działu jakości i tam zostaje, to przy ocenie okresowej dostawca wypada dobrze, bo nikt nie zestawił jego dostaw z reklamacjami, które wywołały.
Zdejmujemy zbieranie, zostawiamy ocenę
Gromadzenie danych o dostawcy z Waszych systemów, pilnowanie ważności dokumentów i przygotowanie oceny okresowej dają się odciążyć. Sama ocena, decyzja o współpracy i rozmowa z dostawcą zostają po stronie człowieka.
- Ocena opiera się najpierw na Waszych danych. - Terminowość, zgodność dostaw, reklamacje - to są fakty z Waszych systemów. Deklaracje dostawcy są uzupełnieniem, nie podstawą.
- Decyzja o dostawcy zawsze przez człowieka. - Zawieszenie albo wykreślenie ma konsekwencje operacyjne i handlowe. System pokazuje obraz, decyduje osoba.
- Dokument ma termin, a termin ma przypomnienie. - To zdejmuje całą klasę problemów, które dziś wychodzą przy audycie.
Zakres
Co da się odciążyć w ocenie dostawców
Dziewiętnaście przykładowych zadań. Każde ma punkt zatwierdzenia po stronie człowieka. Poniżej wybrane, a zakres dopasowujemy do Waszego procesu.
Kwalifikacja nowego dostawcy
- Lista wymaganych dokumentów i ich status
- Przyjęcie i odczyt dokumentów przysłanych przez dostawcę
- Weryfikacja danych rejestrowych firmy
- Lista kroków kwalifikacji z terminami (decyzja o dopuszczeniu: specjalista)
- Sygnał o dostawcach używanych mimo niezakończonej kwalifikacji
Dokumenty i certyfikaty
- Rejestr dokumentów z terminami ważności
- Przypomnienia przed wygaśnięciem, do Was i do dostawcy
- Wykrycie dokumentów nieaktualnych przy aktywnej współpracy
- Zestawienie zakresu certyfikacji wobec tego, co faktycznie kupujecie
Ocena okresowa
- Zebranie danych twardych: terminowość, zgodność, reklamacje
- Zestawienie wyników wobec przyjętych kryteriów (ocena końcowa: specjalista)
- Porównanie dostawców o podobnym zakresie
- Wskazanie dostawców z pogarszającym się trendem
- Materiał na rozmowę roczną z dostawcą
Reklamacje i decyzje
- Powiązanie reklamacji jakościowej z konkretną dostawą i dostawcą
- Rejestr działań korygujących z terminami (ocena skuteczności: specjalista)
- Wskazanie problemów powtarzających się mimo działań korygujących
- Historia współpracy jako materiał do decyzji o zawieszeniu (decyzja: specjalista)
- Zestawienie, ile kosztowały niezgodności danego dostawcy
Dzień pracy
Dzisiaj
- Ocenę okresową składacie z ankiet i tego, co pamiętają zakupy
- Terminy ważności certyfikatów pilnujecie w arkuszu albo wcale
- Reklamacje jakościowe żyją osobno od oceny dostawcy
- Kwalifikacja nowego dostawcy to wymiana maili przez kilka tygodni
- Nie wiecie, ile kosztowały Was niezgodności konkretnego dostawcy
- Przy audycie szukacie dokumentów po katalogach
Z asystą AI
- Ocena składa się z Waszych danych twardych, ankieta tylko je uzupełnia
- Wygasające dokumenty przypominają się same, także dostawcy
- Reklamacja jest powiązana z dostawą i widoczna w ocenie
- Kwalifikacja ma listę kroków i statusy, więc da się ją przyspieszyć
- Koszt niezgodności jest policzony przy dostawcy
- Komplet dokumentów na audyt jest gotowy
- Obiektywność oceny
ocena opiera się na faktach z Waszych systemów
dane twarde ważą więcej niż deklaracja ocenianego
- Aktualność dokumentów
nie pracujecie z dostawcami na wygasłych certyfikatach
terminy mają przypomnienia, nie pamięć
- Czas kwalifikacji
mniej zakupów u dostawców niekwalifikowanych
kwalifikacja przestaje być tak wolna, że się ją obchodzi
- Ślad decyzji o dostawcy
wiadomo, na jakiej podstawie zawieszono współpracę
historia i uzasadnienie są zapisane razem z decyzją
Zaczynamy od dokumentów, bo to najprostszy i najpilniejszy obszar.
- Krok 1
Rejestr dokumentów z terminami
Co macie, co wygasło, czego brakuje. Pierwszy przegląd zwykle ujawnia kilku dostawców pracujących na dokumentach sprzed lat.
- Krok 2
Dane twarde do oceny
Terminowość i zgodność dostaw z Waszych systemów. Zmienia charakter oceny, zanim ktokolwiek wypełni ankietę.
- Krok 3
Powiązanie reklamacji z dostawcą
Reklamacje jakościowe wchodzą do obrazu dostawcy. To zwykle najbardziej zmienia ranking.
- Krok 4
Kwalifikacja i decyzje
Proces kwalifikacji z krokami i terminami oraz rejestr decyzji. Na końcu, bo wymaga ustalonych kryteriów z kroków wcześniejszych.
Częste pytania
Pytania, które padają na pierwszym spotkaniu
Czy do oceny dostawców wystarczy teraz mniej osób?
W większości firm ocena dostawców nie jest robiona przez zbyt wiele osób - jest robiona raz w roku, bo na częściej nie ma rąk. Odciążenie zbierania danych zmienia nie obsadę, tylko częstotliwość: ocena przestaje być wydarzeniem, a staje się obrazem, do którego można zajrzeć przed rozmową o warunkach.
Czy to podlega AI Act?
Ocena dostawców nie jest zastosowaniem wysokiego ryzyka i AI Act jej nie kwalifikuje - także wtedy, gdy dostawcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność. Przy takich dostawcach obowiązuje natomiast art. 22 RODO: ocena wpływająca na ich sytuację gospodarczą nie może zapadać wyłącznie automatycznie, a kryteria mają być znane. To dlatego decyzja o wykluczeniu zostaje przy człowieku.
Zostało pytanie, którego tu nie ma? Umów rozmowę
Następny krok
Ilu Waszych aktywnych dostawców ma dziś nieaktualne dokumenty?
Pokażemy Wam, jak wygląda ocena dostawcy, kiedy opiera się na danych z Waszych systemów, a terminy dokumentów pilnują się same.