Poste
Évaluation des fournisseurs
Qui remplit votre questionnaire d'évaluation des fournisseurs ? Si c'est le fournisseur lui-même, vous évaluez une déclaration et non la réalité, et vous apprenez la différence à la première non-conformité.
Entretien préalable
Quatre questions par lesquelles nous commencerions
Qui fournit les données pour une évaluation de fournisseur ?
Si c'est le fournisseur évalué, l'évaluation dit comment il se voit lui-même. Les données dures (ponctualité des livraisons, réclamations, conformité des approvisionnements) sont chez vous, et elles devraient peser le plus.
Comment savez-vous que les certificats d'un fournisseur sont encore valides ?
Un certificat envoyé à la qualification expire en silence. Si personne ne surveille les dates, une partie de vos fournisseurs travaille sur des documents périmés depuis des années.
Combien de temps prend la qualification d'un nouveau fournisseur ?
Si c'est plusieurs semaines, devant un besoin urgent il y a un contournement : acheter à un fournisseur non qualifié en promettant de compléter les documents plus tard, ce qui arrive rarement.
Où va l'information sur une réclamation qualité ?
Si elle va au service qualité et y reste, lors de l'évaluation périodique le fournisseur ressort bien, parce que personne n'a confronté ses livraisons aux réclamations qu'il a causées.
Nous prenons le recueil, vous gardez l'évaluation
Réunir les données fournisseurs depuis vos systèmes, surveiller la validité des documents et préparer l'évaluation périodique peuvent être retirés du bureau. L'évaluation elle-même, la décision sur la relation et la conversation avec le fournisseur restent à une personne.
- L'évaluation repose d'abord sur vos propres données. - Ponctualité, conformité des livraisons, réclamations : ce sont des faits issus de vos systèmes. Les déclarations du fournisseur sont un complément, pas la base.
- Une décision sur un fournisseur passe toujours par une personne. - Une suspension ou une exclusion a des conséquences opérationnelles et commerciales. Le système montre l'image, une personne décide.
- Un document a une date, et la date a un rappel. - Cela supprime toute une classe de problèmes qui apparaissent aujourd'hui lors d'un audit.
Périmètre
Ce qui peut être retiré de l'évaluation des fournisseurs
Dix-neuf tâches à titre d'exemple. Chacune a un point de validation humaine. Ci-dessous une sélection ; le périmètre, nous l'ajustons à votre processus.
Qualification d'un nouveau fournisseur
- La liste des documents exigés et leur statut
- Réception et lecture des documents envoyés par le fournisseur
- Vérification des données d'immatriculation de la société
- La liste des étapes de qualification avec dates (décision d'approuver : le spécialiste)
- Un signal quand des fournisseurs sont utilisés malgré une qualification inachevée
Documents et certificats
- Un registre des documents avec leurs dates d'expiration
- Des rappels avant expiration, à vous et au fournisseur
- Détection des documents périmés dans une relation active
- L'étendue de la certification au regard de ce que vous achetez réellement
Évaluation périodique
- Réunir les données dures : ponctualité, conformité, réclamations
- Les résultats au regard des critères convenus (évaluation finale : le spécialiste)
- Comparer des fournisseurs de périmètre similaire
- Signalement des fournisseurs dont la tendance se dégrade
- Matière pour l'entretien annuel avec un fournisseur
Réclamations et décisions
- Lier une réclamation qualité à une livraison et à un fournisseur précis
- Un registre des actions correctives avec dates (jugement de l'efficacité : le spécialiste)
- Signalement des problèmes qui se répètent malgré les actions correctives
- L'historique de la relation comme matière pour une décision de suspension (décision : le spécialiste)
- Un récapitulatif de ce que coûtent les non-conformités d'un fournisseur
Une journée de travail
Aujourd'hui
- Vous assemblez l'évaluation périodique depuis des questionnaires et ce dont les achats se souviennent
- Vous surveillez les dates d'expiration des certificats dans un tableur, ou pas du tout
- Les réclamations qualité vivent à part de l'évaluation des fournisseurs
- Qualifier un nouveau fournisseur, c'est un échange de courriels sur plusieurs semaines
- Vous ne savez pas ce que vous coûtent les non-conformités d'un fournisseur
- Lors d'un audit, vous cherchez des documents dans des dossiers
Avec l'assistance de l'IA
- L'évaluation se construit à partir de vos données dures et le questionnaire ne fait que la compléter
- Les documents qui expirent se rappellent d'eux-mêmes, au fournisseur aussi
- Une réclamation est liée à une livraison et se voit dans l'évaluation
- La qualification a une liste d'étapes et de statuts, donc elle peut s'accélérer
- Le coût des non-conformités se calcule au regard du fournisseur
- Le jeu complet de documents pour un audit est prêt
- Une évaluation objective
l'évaluation repose sur des faits issus de vos systèmes
les données dures pèsent plus que la déclaration de la partie évaluée
- Des documents à jour
vous ne travaillez pas avec des fournisseurs aux certificats expirés
les dates ont des rappels plutôt que de la mémoire
- Délai de qualification
moins d'achats auprès de fournisseurs non qualifiés
la qualification cesse d'être assez lente pour qu'on la contourne
- Une trace des décisions sur les fournisseurs
on sait sur quelle base une relation a été suspendue
l'historique et la motivation sont consignés avec la décision
Nous commençons par les documents, parce que c'est le domaine le plus simple et le plus urgent.
- Étape 1
Un registre des documents avec dates
Ce que vous avez, ce qui a expiré, ce qui manque. La première revue révèle en général quelques fournisseurs travaillant sur des documents d'il y a des années.
- Étape 2
Des données dures pour l'évaluation
Ponctualité et conformité des livraisons depuis vos systèmes. Cela change le caractère de l'évaluation avant que quiconque ne remplisse un questionnaire.
- Étape 3
Lier les réclamations au fournisseur
Les réclamations qualité entrent dans l'image du fournisseur. C'est en général ce qui change le plus le classement.
- Étape 4
Qualification et décisions
Le processus de qualification avec étapes et dates, et un registre des décisions. En dernier, parce que cela exige les critères tranchés aux étapes précédentes.
Questions fréquentes
Les questions qui reviennent à la première réunion
Moins de monde suffit-il désormais pour l'évaluation des fournisseurs ?
Dans la plupart des entreprises, l'évaluation des fournisseurs n'est pas faite par trop de monde : elle se fait une fois par an, parce qu'il n'y a pas de bras pour plus souvent. Reprendre le recueil des données ne change pas les effectifs mais la fréquence : l'évaluation cesse d'être un événement et devient une image que l'on peut regarder avant une conversation sur les conditions.
Cela relève-t-il du règlement sur l'IA ?
L'évaluation des fournisseurs n'est pas un usage à haut risque et le règlement sur l'IA ne la classe pas comme telle, y compris quand le fournisseur est un travailleur indépendant. Avec ces fournisseurs, en revanche, l'article 22 du RGPD s'applique : une évaluation affectant leur situation économique ne peut pas se faire uniquement par des moyens automatisés, et les critères doivent être connus. C'est pourquoi la décision d'exclure reste à une personne.
Une question qui ne figure pas ici ? Réservez un appel
Étape suivante
Combien de vos fournisseurs actifs ont aujourd'hui des documents périmés ?
Nous vous montrerons à quoi ressemble une évaluation de fournisseurs quand elle repose sur les données de vos systèmes et que les dates des documents se surveillent seules.